ztrácí vaše firma peníze a produktivitu neefektivním a zastaralým procesem schvalování faktur? Možná vás překvapí, že i ve věku technologického pokroku, jako je automatizace pracovních postupů, umělá inteligence a analýza dat, se mnoho společností nadále spoléhá na ruční schválení faktur jako součást svého výchozího procesu procure-to-pay (P2P). A jako výsledek, ztrácejí peníze na zpracování neefektivnosti, promarněný čas, a zmeškané příležitosti pro slevy na včasné platby zvyšující hodnotu.
zefektivnění a optimalizace zpracování faktur může mít významné výhody pro vaše týmy pro zadávání zakázek a závazky, jakož i pro zdraví, ziskovost a konkurenční sílu vaší společnosti. Udělejte si čas na výzkum a implementujte několik uživatelsky přívětivých změn, které vám pomohou přestat ztrácet hodnotu při zpracování neoptimální faktury a zajistit, že za své peníze získáte maximum, když je čas platit účty.
proč potřebujete formalizovaný proces schvalování faktur
v dokonalém světě je proces schvalování faktur poměrně jednoduchý a přímočarý: kupující obdrží fakturu od dodavatele, ověří, že je správná,a poté ji směruje příslušnému zúčastněnému subjektu ke schválení. Jakmile je schválen, účty splatné (AP) vydá platbu a odpovídajícím způsobem aktualizuje finanční záznamy společnosti.
v praxi však možnost přerušení schvalovacího řetězce, lidské chyby, podvodů s fakturami a dalších problémů vyžaduje vytvoření formalizovaného schvalovacího procesu faktury. Pracovní postupy schvalování faktur se budou lišit od společnosti k společnosti, ale obecně řečeno, plně vyvinutý pracovní postup schvalování faktur bude vypadat takto:
- zachycení faktury
když je faktura přijata od dodavatele, všechny informace týkající se transakce (včetně čísla původní objednávky (číslo PO) číslo faktury, částka faktury, množství a kvalita objednaného zboží, podmínky atd.) by měly být převedeny do nákupního systému příjemce.
- ověření faktury/shoda po
po zachycení je faktura roztříděna a propojena s dalšími dokumenty souvisejícími s transakcí, včetně původního PO, dodacích dokladů, potvrzení o nákupu a korespondence s prodejcem o jakýchkoli změnách objednávky. To se běžně označuje jako „třícestná shoda“, “ ale může zahrnovat dokumenty mimo trojici PO, faktura, a přepravní manifest.
- výjimky a opravy
pokud má faktura neúplné nebo nesprávné informace, je směrována na zaměstnance, kteří vystopují správné nebo chybějící informace a poté je znovu ověřena a porovnána. Faktury, které nelze spolehlivě vysledovat k existující transakci, mohou vyvolat vyšetřování podvodu.
- směrování schválení faktury
po dokončení ověření a párování je faktura směrována ke správnému schvalovateli na základě kritérií stanovených obchodními procesy společnosti. Například fakturu může být nutné schválit jak vedoucí oddělení zadávajícího objednávku, tak Vedoucí Manažer, pokud je částka mimo konkrétní limity výdajů nebo souvisí s konkrétním rozpočtem projektu.
- zpracování plateb
schválené faktury jsou předávány oddělení pro zpracování a platbu. Zpracované faktury jsou uzavřeny a účetní záznamy aktualizovány.
s formálním procesem správy faktur je mnohem snazší minimalizovat potenciální chyby a narušení. I ten nejhladší ruční proces je však náchylný k problémům, kterým lze zabránit automatizací faktur.
„kromě vývoje formálního procesu schvalování faktur je nejlepší volbou pro zlepšení efektivity, přesnosti a úspor zpracování faktur vaší společnosti automatizace.“
problémy způsobené manuálními procesy schvalování faktur
ruční zpracování faktur a schvalovací pracovní postupy dodržování obchodních pravidel mohou jistě poskytnout dostatečný (ne-li optimální) výkon pro malé podniky s minimálními dodavatelskými řetězci. Větší podniky a ti, kteří sledují strategický růst, však brzy zjistí, že rostoucí dodavatelský řetězec s sebou přináší větší poptávku po čase, talentu a zdrojích zaměstnanců—a manuální procesy jednoduše nemohou tuto poptávku účinně a efektivně uspokojit.
některé z nejčastějších problémů, které mohou mor ruční zpracování faktur patří:
- špatná transparentnost výdajů a zvýšené riziko. Díky manuálním procesům je pro škodlivé strany lákavé předložit falešnou fakturu k platbě a zvýšit riziko, že takové faktury budou zaplaceny a neobjeveny, dokud nebude příliš pozdě. Kromě toho mohou ruční pracovní postupy umožnit objednávkám „proklouznout trhlinami“, jak utratí maverick, zejména pokud uživatelé obepínají schválené nákupní zásady, aby kupovali zboží a dostávali faktury a další dokumenty bez závazků ve smyčce. To může vést k neúplným a nepřesným údajům o výdajích, což může mít zničující dopad na finanční výkaznictví, auditní stopy, peněžní toky a strategické rozhodování.
- ztracené faktury. Jednou z výzev, které vytváří Správa dokumentů na papíře, je frekvence, s jakou mohou být faktury ztraceny nebo zničeny. Sledování chybně vyplněných faktur v obrovském moři papíru je časově náročné a může poškodit vztahy s dodavateli zbytečnými zpožděními.
- lidská chyba. Když se prsty setkají s klávesnicí, riziko chyb a přehlédnutí se znásobí. Ruční zadávání dat může vést k nesprávným nebo neúplným platbám a ztěžuje ověření faktur.
- duplicitní platby. Dalším příznakem ručního zpracování faktur mohou být duplicitní platby z mnoha důvodů, včetně zpoždění z neefektivního zadávání dat a schvalovacích pracovních postupů nebo chyb směrování, které vedou ke zpracování stejné platby dvakrát. Bez automatického ověření je příliš snadné—a drahé-platit více než jednou za zboží a služby, které potřebujete.
- Zpoždění Schvalovacího Workflow. Ruční pracovní postupy zpomalují každý proces. A pokud neexistuje žádný systém, který by poskytoval zálohování a připomenutí schvalovatelům, kteří jsou mimo kancelář nebo jsou prostě příliš zaplaveni, aby věnovali velkou pozornost své doručené poště, schválení faktur může být zpožděno, což vede k opožděným platbám, ztrátě potenciálních slev včasných plateb a dobré vůli s dodavateli.
- Vysoká Režie Zaměstnanců. Pracovní postupy faktur založené na peru, papíru a lidech jsou pomalé, náročné na práci a drahé. Nadměrné náklady na pracovní sílu mohou tlačit průměrné náklady na zpracování jedné faktury do stratosféry.
Transformujte proces schvalování faktur automatizací
kromě vývoje formálního schvalovacího procesu faktur je nejlepší volbou pro zlepšení efektivity, přesnosti a úspor zpracování faktur vaší společnosti automatizace. Software pro schvalování faktur nebo software pro automatizaci AP jako součást celkového softwaru Procure-to-Pay, jako je PLANERGY, může tohoto cíle dosáhnout. Zpráva z roku 2018 od výzkumné firmy Levvel (dříve Paystream Advisors) zjistila, že první tři obavy týkající se zpracování faktur pro podnikové organizace byly vynechány slevy (44%), opožděné platby (39%) a duplicitní platby (29%)—tři potenciální problémy, které jsou snadno řešeny prostřednictvím automatizace.
ale tím to nekončí. Cloudový software pro automatizaci AP-včetně zpracování faktur-poskytuje vašim nákupním týmům a týmům AP několik okamžitých a výkonných vylepšení, včetně:
- optimální odpovědnost; automatizované pracovní postupy sledují každou transakci v reálném čase, takže vždy budete vědět, kde je vaše faktura ve schvalovacím řetězci. Můžete nastavit pracovní postupy s nepředvídanými událostmi a připomenutími, abyste minimalizovali zátarasy, a mobilní přístup pro co nejrychlejší schválení.
- celková viditelnost výdajů.
- přesné a efektivní fakturační cykly s automatickým 3-way matching.
- Snadná integrace se stávajícími účetními a podnikovými systémy plánování zdrojů (ERP) pro propojení všech zúčastněných stran napříč obchodními jednotkami a odděleními.
- vyšší produktivita díky hands-free automatizovaným pracovním postupům, které osvobozují zaměstnance od nízké hodnoty a časově náročné dřiny, aby se mohli soustředit na strategičtější úkoly.
- masivní úspory nákladů a času díky optimalizaci procesů a eliminaci správy dokumentů na papíře.
- snížení nebo odstranění lidských chyb a podvodů na fakturách.
- rychlejší a přesnější finanční výkaznictví, prognózování a audit stezky.
- více slev včasných plateb a málo nebo žádné poplatky za pozdní platbu.
Automatizujte a optimalizujte pracovní postupy faktur pomocí softwaru pro schvalování faktur
získání maximální hodnoty z pracovních postupů pro schvalování faktur může být náročné, ale nemusí ovládat váš plán nebo stresovat zaměstnance zbytečnou složitostí. Díky dobře vyvinutému procesu schvalování faktur a správnému řešení automatizace AP můžete snížit riziko při zpracování faktur, zvýšit produktivitu a efektivitu a dosáhnout značných úspor ze sníženého odpadu, nižších nákladů na pracovní sílu a nižší spotřeby zdrojů.
Zbavte se stresu ze schvalování faktur a vylepšete všechny své pracovní postupy pomocí PLANERGY
zjistěte, jak
