nedostatky vnitřní kontroly: „Znám někoho, kdo…“
mnoho církevních vůdců možná nechce připustit-a už vůbec ne pod jejich bdělými očima—, že by na jejich ministerstvech mohly být slabiny nebo zranitelnosti. Jako kariérní auditor a konzultant slyším mnoho příběhů, které začínají „hypoteticky řečeno… „nebo“ Znám někoho, kdo… “ mnoho ministerstev má otázky týkající se vnitřních kontrol a jak účinně řešit nebo předcházet zranitelnostem. Ochota zvážit tyto otázky je důležitým prvním krokem při řešení jakýchkoli slabých stránek.
některé církve pracují se zranitelností, aniž by si uvědomily, jaké důsledky by mohly být. Jsou překvapeni, když se něco pokazí, ale pravděpodobně měli znát riziko po celou dobu. Podívejme se na některé specifické nedostatky vnitřní kontroly, které mohou v církvi existovat, a proč jsou znepokojeny:
slabost: jednotlivci mají přístup k nezaplaceným prostředkům v trezoru sami.
riziko: i když to není standardní postup pro jednu osobu, která má přístup k trezoru sama, pokud to někdo dokáže, existuje problém. Zvažte všechny lidi s klíči nebo kombinacemi do svého trezoru. Například, jeden kostel zjistil, že školník měl navíc klíč od trezoru a náhradní klíč od místnosti, ve které byl.
slabost: Podepsané šeky jsou vráceny osobě, která je připravila.
riziko: tato osoba by mohla změnit příjemce. Vzhledem k tomu, že má dokumentaci, jednotlivec by mohl vytvořit další šek, aby zaplatil prodejci později.
slabost: stejná osoba má přístup k vkladovým i dárcovským systémům.
riziko: tato osoba by mohla převzít příspěvky a zveřejnit fiktivní vstup do dárcovského systému za účelem připsání dárce.
slabost: osoba s přístupem k závazkům a hlavní knize je také kontrolním signatářem.
riziko: Tato osoba mohla provést platbu a podepsat ji, aniž by o tom někdo věděl.
slabost: prázdné kontroly jsou podepsány, protože je těžké najít signatáře.
riziko: pokud má osoba s přístupem do hlavní knihy také přístup k podepsaným prázdným šekům, mohou být šeky zapsány komukoli a za jakoukoli částku.
slabost: jednotlivec s přístupem k hlavní knize má přístup k online bankovnictví.
riziko: jednotlivec by mohl převést prostředky na jiný bankovní účet nebo zpracovat a zaznamenat bankovní převod bez schválení.
slabost: Jednotlivá ministerstva mají samostatné bankovní účty, které nejsou zaznamenány v hlavní knize.
riziko: činnost není přezkoumána nebo schválena ostatními, takže církev je ohrožena zpronevěrou a osoba (osoby) odpovědná za obvinění z protiprávního jednání.
slabost: mzda je zpracovávána jednou osobou a není přezkoumávána.
riziko: jednotlivec by mohl provést neschválené změny mzdové sazby nebo přidat zaměstnance“ ghost “ na výplatní listinu.
slabost: časové karty nejsou podepsány nadřízeným.
riziko: Nahlášené hodiny a poskytnutá kompenzace mohou být nepřesné, ať už úmyslně nebo náhodně.
slabost: ministerstvu chybí dostatečně vyškolení nebo znalí pracovníci.
riziko: zaměstnanci mohou dělat chyby, což vede ke špatným informacím, nebo by mohlo dojít k úmyslným chybám (podvodům), ale kvůli důsledným chybám nebo nedbalosti zůstávají nezjištěni.
slabost: finanční informace a odsouhlasení jsou připraveny měsíce po této skutečnosti.
riziko: chyby nebudou včas zjištěny a rozhodnutí mohou být založena na nesprávných finančních informacích.
slabost: jedna firemní kreditní karta je k dispozici pro více lidí a transakce nejsou řádně kontrolovány nadřízeným (někdo jiný než osoba na účtu).
riziko: někdo by mohl účtovat poplatky, které nesouvisejí s církevním obchodem, a určení odpovědné strany za jakýkoli nákup se stává obtížným u více uživatelů.
tento seznam vám pomůže pochopit, jak snadné je přehlédnout některé klíčové nedostatky v interních kontrolách. I když ve vaší církvi žádná z těchto situací neexistuje, vždy je dobré mít na paměti, protože finanční postupy, záznamy, a personál se v průběhu času často mění.
následující kontroly nevyžadují mimořádné úsilí, ale mohou poskytnout alespoň základní obranu pro vaši církev a jednotlivce, kteří zpracovávají peněžní příjmy, výplaty v hotovosti a mzdy:
- vždy mají více než jedna osoba zpracovat nespočetné prostředky.
- poskytněte informace o vkladu někomu v účetnictví a osobě zpracovávající informace o dárcích. Zpráva o vkladovém a dárcovském systému by měla být nezávisle ověřena, aby se zajistilo, že souhlasí.
- zasílejte Podrobná prohlášení dárců alespoň jednou ročně.
- použijte stejné ovládací prvky pro přijaté šeky jako pro hotovost. Kontroly by měly být opatřeny razítkem „pouze pro vklad“, jakmile je to praktické.
- sladit dárcovský systém s hlavní knihou alespoň jednou ročně.
- Zajistěte, aby přístup ke šekovým zásobám, schopnost zveřejňovat příspěvky v hlavní knize a kontrolní podepisovací orgán zahrnovaly alespoň dvě samostatné osoby.
- odstraňte nebo pečlivě kontrolujte podpisová razítka.
- Udržujte drobné peníze na minimální částky a pravidelně je sladte.
- nechte někoho, kdo má přístup k hlavní knize, zkontrolovat odsouhlasení banky a zrušit kontroly měsíčně.
- pokud je mzda zpracovávána jednou osobou, ujistěte se, že je přezkoumána a schválena druhou osobou.
- implementujte měsíční závěrečný proces, který podrobně popisuje:
- kroky, které je třeba provést, spolu s daty splatnosti
- kdo by měl připravit informace
- kdo by měl Informace zkontrolovat
- nechte zápisy do deníku připravit jednou osobou a schválit druhou osobou, nebo nechte druhou osobu každý měsíc vytisknout celou zprávu časopisu a zkontrolovat ji a schválit.
výše uvedené položky jsou dobrým výchozím bodem. Jakmile jsou tyto zásady a postupy zavedeny, dalším krokem je zajistit, aby byly dostatečně zdokumentovány.
vaše církev může mít prospěch z toho, že externí osoba přezkoumá Vaše procesy a určí, kde mohou existovat slabiny. Pokud narazíte na jakýkoli push-back od jednotlivců, připomeňte jim, že tyto praktiky jsou zavedeny jako princip správcovství a slouží k ochraně zúčastněných osob. Rámování těchto úkolů tímto způsobem může změnit pohled každého na důležitost těchto záležitostí!
tento článek se poprvé objevil na ChurchLawandTax.com.
přihlaste se k odběru e-zpráv a upozornění
