QuickBooks Desktop Job Costing: Cheat Sheet pro začátečníky

QuickBooks Desktop Job Costing: Cheat Sheet pro začátečníky

pokud chcete verzi QuickBooks pro servisní profesionály, nemělo by být obtížné ji získat, protože QuickBooks pro, QuickBooks Premier, QuickBooks Accountant Edition a QuickBooks Enterprise (všechny úrovně předplatného) obsahují tuto funkci. Začněte kopat a ponořit se do proč, jak a kdy QuickBooks práce kalkulace.

vztahuje se cena práce na mé podnikání, když nejsem dodavatel?

význam sledování nákladů na práci je segmentace úloh, úkolů nebo projektů pod mateřskou entitou. Pro stavební firmy to obvykle znamená mít osobu (na nejvyšší úrovni v seznamu zákazníků) nebo projekt společnosti jako rodič. Pod, budete mít celou řadu položek, které můžete označit jakýmkoli způsobem chcete.

pokud jste maloobchod, můžete stále používat práci kalkulace v QuickBooks Desktop sledovat své mnoho míst; sledovat jejich individuální ziskovost, produktivitu při plnění objednávky, a tak dále. Pokud budete číst dále, uvidíte, jak flexibilita QuickBooks prospívá maloobchodníkům-typům cihel a malty nebo elektronického obchodu.

jak práce stojí práci v QuickBooks?

nastíněná část v tomto vzorovém souboru společnosti QuickBooks naznačuje, že Regina French Homes je společnost nebo klient, se kterým vzorová společnost provádí většinu své korespondence.

Regina French Homes má projekty (podle vzhledu), které chce společnost dělat-na základě názvu ulice, kde poskytuje produkty nebo služby, nebo obojí.

v tomto bezprostředním příkladu byla společnost právě oceněna prací Spring Street-podle udělené vlajky vedle stavu práce.

klikneme na entitu „Wrong Way Rd“, protože neexistovaly transakce pro „Spring Street“. Tentokrát vidíme transakce.

přiblížením zvýrazněné faktury vidíte, jak se vzorová společnost vztahuje k dílčím subjektům jasněji. Příznak „Automatic Pool Systems“ v rozevírací třídě označuje tato transakce je pro nákup jednoho z automatických bazénových systémů Společnosti.

zahrnuje nákupy položek: dva nákupy součástí inventáře-konečný systém bazénu 3000 a kryt lesního zeleného bazénu; a položka služby: instalační práce. Položka služby je dopravována na faktuře prostřednictvím jejího webu a řádky koše jsou neobydlené – protože nevyčerpává žádné množství.

za druhé, frakční množství sdělené v jeho množstevním řádku vyjadřuje dvě a půl hodiny času, které byly vynaloženy na instalaci bazénového systému a jeho doprovodného krytu bazénu.

co může být užitečné, je, jak dva sloupce – základní sazba A Cena každý – ukazují diferenciaci. Chcete-li zkontrolovat, jak se to může odehrát v údajích o vykazování, obvykle spustíte zprávu o odhadech vs aktuálních hodnotách.

můžete se tam dostat kliknutím na hypertextový odkaz „odhady vs aktuální hodnoty“. Podle toho, co je na obrazovce, se zatím nezdá, že by zpráva poskytla podstatné informace. Podívejme se, jaké jsou výsledky spuštění této zprávy:

věnujte pozornost sloupcům v celé zprávě, poukazuje na pravděpodobnost, že pro tuto konkrétní úlohu nebo zákazníka nebyly zadány žádné odhadované údaje.

proč nebyly odhadnuty údaje? Filtrování transakcí podle odhadů, a časové období pro všechny, odhaluje, že tato konkrétní úloha nedostala nabídku ani nabídku od začátku tohoto konkrétního procesu. A co ta konkrétní faktura, kterou jsme použili jako příklad?

přejdete na kartu formátování faktury a kliknutím na tlačítko přizpůsobit rozvržení dat se dostanete do procesu přizpůsobení šablony formuláře faktury; to platí pro jakýkoli formulář, který má k dispozici kartu formátování.

v sekci sloupce si všimnete, že základní sazba je povolena pouze pro obrazovku, nikoli pro tisk. To jasně ukazuje, že je to pouze pro oči společnosti, což je dobrý začátek pro sledování toho, co obvykle hodnotíte u produktů a služeb, které poskytujete, a toho, co jste souhlasili s hodnocením jménem svých zákazníků. Co když chcete získat více informací ze spuštěných zpráv?

v této podrobné zprávě o ziskovosti, dodaná čísla jsou založena na nákladech stanovených pro položky obsažené ve fakturách pro tuto konkrétní úlohu a pit proti sazbám použitým ve stejných fakturách, ne sazby uvedené při vytváření položek v seznamu položek.

z tohoto hlediska stále nejste schopni získat podrobnosti, které potřebujete pro odhady vs actuals-což zahrnuje využití formuláře odhadů v QuickBooks. Odhady mají schopnost sledovat změny v něm, od jejich počátečního vytvoření-ať už se podíváte na aktualizaci množství, nebo ceny.

při pohledu na to, co odhaluje zpráva o odhadech vs aktuálních hodnotách, jsme otevřeli ukázkový soubor společnosti dodavatele. Potřebovali jsme se ujistit, že odhady byly zahrnuty před spuštěním odhadů vs aktuální zprávy.

přejděte do zákaznického centra a kliknutím na kartu transakce zobrazíte požadované typy transakcí odhadů. Z tohoto důvodu byste měli vidět data ve zprávě odhady vs aktuální.

Toto je souhrnná zpráva roztříděná podle všech úloh. Z toho získáte pohled z ptačí perspektivy na to, jaké budou vaše náklady vs. jaké ve skutečnosti jsou; a totéž je zprostředkováno pro sledování příjmů. Poslední sloupec-Diff označuje, zda jste stál ztratit nebo získat z každé úlohy.

zde je položka po položce rozpis odhadovaných nákladů vs skutečné náklady; odhadované příjmy vs skutečné příjmy; a zjistit, zda jste stál získat nebo ztratit z každé položky.

zobrazí se detail položky řádku pro konkrétního zákazníka, který musíte vybrat před spuštěním zprávy o podrobnostech odhadů vs aktuálních hodnot.

tato zpráva o ziskovosti položek ukazuje členění ziskovosti podle jednotlivých položek a celkovou ziskovost položek – při posouvání až dolů.

na konci dne je to jen několik zpráv, které můžete spustit a sledovat, jak úlohy nebo projekty hrají roli ve finanční kondici vaší společnosti. I když jsme pro ilustraci diskutovaných principů a konceptů použili konkrétní firemní soubory, můžete tento typ sledování a podávání zpráv použít pro jiná průmyslová odvětví.

vzpomínám si, že jsem se setkal s případy použití, které se týkaly dceřiných společností a umístění pod mateřskou společností pro maloobchodní použití. Můžete sledovat ziskovost, produktivitu a pokrok pro každou dceřinou společnost-pomocí stejných procesů popsaných výše.

můžete poskytnout osobní odhady nebo kotace každé dceřiné společnosti a poté je fakturovat za ceny nakonec dohodnuté každou příslušnou dceřinou společností. Můžete tedy naskládat každou dceřinou společnost; a zjistit, která z nich byla výhodnější nebo měla větší objem prodeje než ostatní atd.

Jak mohu sledovat práci stojí lépe v QuickBooks Desktop?

Chcete-li maximalizovat analytiku nákladů na práci, můžete prozkoumat oblast údajů o zákaznících, která není často zkoumána – ať už během počátečního nastavení zákazníka nebo po vytvoření zákazníka – kartu Informace o práci zákazníka nebo zaměstnání. Tady, poskytujete atributy obklopující každou úlohu:

• popis práce: podrobnější popis povahy práce prováděné jménem zákazníka nebo místa.
• typ úlohy: jaký druh úlohy se provádí pro tohoto klienta nebo umístění. V tomto ukázkovém souboru má pouze možnost vlastního návrhu.Máte potenciál být podrobnější přidáním dalších typů, které naznačují, co mohlo být výhodnější, nebo kde váš tým mohl být během určitých časových období produktivnější.
• stav úlohy: máte nastaveno šest dostupných stavů pro označení každého projektu nebo úlohy. To, co vyberete, bude pravděpodobně záviset na tom, jak vaše společnost definuje význam pro každý stav. Níže jsou však typické případy použití pro každou možnost.
  • čekající na fázi jednání
  • uděleno za to, že byla dána příležitost pracovat na práci
  • Neuděleno za ztrátu nabídky na práci pro tuto práci nebo klienta
  • probíhající označuje, že byla zadána práce a pracuje se na
  • uzavřeno označuje dokončenou práci
  • žádné neznamená, že nezačalo nabídkové řízení.
• datum zahájení: den, kdy začnete pracovat na projektu.
• předpokládané datum ukončení: pokud vaše organizace věří, že bude mít projekt dokončen.
• Datum Ukončení: když projekt skutečně skončil.

vyplněním těchto polí; a s využitím odhadů můžete získat lepší pohled nejen na dolary a centy,ale na celkovou produktivitu – s ohledem na daný projekt.

když využijete fakturaci pokroku, můžete přesněji sledovat životnost dané úlohy, projektu nebo objednávky (v kontextu maloobchodních prodejen); a podívejte se na data odhalená prostřednictvím faktur pokroku vs. odhady. U maloobchodních prodejen můžete nastavit postup na základě množství, které jste schopni splnit – poté fakturovat jménem zákazníka.

k čemu je rozbalovací nabídka stavu úlohy v QuickBooks dobrá?

když plněji využijete rozbalovací nabídku stav úlohy pro svého zákazníka, zejména při využití probíhajících a uzavřených rozbalovacích možností, můžete použít souhrnnou zprávu Jobs WIP v QuickBooks Desktop.

Toto je založeno na srovnání toho, co je v odhadu, a toho, co bylo proti němu fakturováno. Používáte – li zejména fakturaci pokroku založenou na procentech, % Complete čerpá své údaje z toho, kolik odhadu bylo fakturováno.

jak nejlépe využít souhrnnou zprávu QuickBooks Jobs WIP?

při pohledu na filtry sestav můžete využít všechny typy stavu úlohy. Obavy zde mohou být nastavení pouze jednoho ze stavových příznaků. Některé podniky mohou chtít vidět více než jeden stav současně-místo toho, aby musely spustit zprávu pro každý stav úlohy.

něco takového rozhodně zní jako užitečný návrh na vylepšení produktu, který můžete poslat v sekci nápovědy QuickBooks, pak poslat zpětnou vazbu Online a vybrat návrh produktu; to je, pokud to není něco, co již bylo předloženo. Pokud tomu tak je, jsem si jistý, že vývojáři se dívají na implementaci a testování její integrace do celkového softwaru – jak mluvíme.

možná například požádáme o možnost zahrnout stav úlohy jako zaškrtávací políčko na kartě Zobrazení při přizpůsobení tohoto přehledu.

mohu vygenerovat sestavu, kde jsou stavy úloh uvedeny současně?

po nějakém kopání jsme objevili schopnost používat zprávu o seznamu kontaktů zákazníka. Existují věci, které chcete mít na paměti, při jeho používání; tyto jsou:

• vyžaduje přizpůsobení a filtrování atributů dat
• jedná se o zprávu založenou na seznamu, což znamená, že v ní nejsou uvedena žádná analytická data.

navzdory těmto ukazatelům můžete čísla vytáhnout přidáním sloupců-zůstatek, dny po splatnosti. Další informace můžete přidat přidáním sloupců pro stav úlohy, typ úlohy,typ zákazníka, Datum ukončení, předpokládané datum ukončení, Rep atd.

v závislosti na tom, jak soustředěný chcete takový přehled být, můžete najít sami odstranění řadu sloupců nepodstatné k vašim cílům podávání zpráv; poté budete přidávat základní současně, abyste se dostali tam, kde potřebujete být.

zde je příklad sestavy po odstranění irelevantních sloupců a přidání příslušných sloupců do sestavy. Jsem si jistý, že na mysl přicházejí další sloupce, které byste k tomu mohli přidat.

vzhledem k tomu, kolik času může takové přizpůsobení trvat, můžete si snadno zapamatovat zprávu; tato zpráva může být exportována – takže ji můžete obnovit v případě, že narazíte na problémy s integritou dat.

může prodejce využít souhrnnou zprávu WIP v QuickBooks?

to, co jsme zjistili v procesu fakturace pokroku, postupuje na základě množství, se do souhrnné zprávy WIP úplně nepřinese. Místo toho budete chtít použít prodejní příkaz k fakturaci, což pomůže lépe sledovat množství na zadní objednávce pro maloobchodní podniky.

jak vidíte, % Complete je zdánlivě založeno na progresi založené na procentech. Zdá se, že svazuje množství založená na počtu pouze v ( $ ) rozdílu. sloupec a sloupec příjmů Act. To může zahodit správnou interpretaci údajů o hlášení před vámi.

co potřebuji vědět o ziskovosti položek a nákladech na práci v QuickBooks Desktop?

správná tvorba položek je nezbytná pro správné sledování nákladů na práci v QuickBooks. Výše je znázorněn proces vytváření položky služby na základě kontextu práce provedené jménem vaší společnosti prostřednictvím subdodavatelů.

totéž lze provést u typů položek, které nejsou součástí inventáře a montáží inventáře. To zajišťuje přesné sledování jednotlivých položek, které potřebujete mít přehled o.

čím více podrobností zde uvedete, tím větší množství dat poskytnete QuickBooks reporting, abyste odhalili informace o tom, jak si vaše firma vede.

co může odhodit mé výpočty ziskovosti v QuickBooks?

příležitostným jevem může být nesprávné umístění úvěru na práci/projekt, zatímco má v úmyslu připsat jinému. Naštěstí QuickBooks Desktop 2019-QuickBooks Pro, QuickBooks Premier, QuickBooks Accountant Edition nebo Enterprise-má schopnost přenášet kredity mezi úlohami plynuleji než minulé verze,kde to trvá jen pár kliknutí na tlačítko.

máme záznam této funkce v akci z našeho webináře, kde jsme zdůraznili mnoho nových funkcí nalezených v QuickBooks Desktop 2019.

až příště

Děkujeme, že jste nahlédli do tohoto taháku do světa sledování vašich pracovních nákladů pomocí QuickBooks Desktop. Pokud jste tuto funkci již nějakou dobu využívali, skvělý! Pokud možná najdete nějaké anomálie, které jste neočekávali při vykazování, oceňování položek, sledování práce a projektu atd. neváhejte se obrátit na svého konzultanta QuickBooks po vybalení z krabice.

zmocněn prostřednictvím takového partnerství, budete mít jistotu důkladné přezkoumání souboru QuickBooks společnosti s týmem po vybalení z krabice technologie účetnictví odborníků a finančních kontrolorů k dispozici.

pokud to bude váš první čas pouštět do práce kalkulace s QuickBooks, totéž se postará o vás stejně. Neváhejte zahájit konverzaci-ať už jde o finanční tie out nebo možnou migraci dat QuickBooks. Jsme jen telefonní hovor na (888) 232-4758; můžete nám poslat e-mail nebo naplánovat bezplatnou recenzi zde.