Indkøb 101køb ordre vs kontrakt

hvis du nogensinde vil vende en mønt om et bestemt emne, skal du bare overveje at købe fra en kontrakt versus udstedelse af en indkøbsordre (PO). Vent, stop! Sæt kvartalet langsomt ned og tilføj det til din toplinjevækst, hvor den hører hjemme. Denne følelse af ubeslutsomhed, du har, selvom det er berettiget, vil ikke hjælpe din organisation med at skaffe med tillid. Gode nyheder – selvom – denne følelse er helt undgåelig.

for at retfærdiggøre din ubeslutsomhed om bestilling fra en kontrakt versus en PO, skal du huske, at de ved første øjekast ser ud til at være forvirrede over deres identitet. Overvej disse eksempler. Når accepteret af en leverandør hver PO bliver en kontrakt, men ikke hver kontrakt er en PO. Nogle (men ikke alle!) folk ser POs som en slags engangskontrakt. Indkøbsordrer kan krydshenvise vilkårene i en forhandlet kontrakt. Det er en almindelig misforståelse, at detaljeringsniveauet i en PO er mindre end kontraktens.

enhver autoriseret læge ville diagnosticere dette som en variation af dissociativ identitetsforstyrrelse, indkøbsafdeling. Det er Tradograms hensigt at sætte ‘kur’ tilbage i indkøb, så her er de øverste 6 faktorer, der skal overvejes, når man undgår en identitetskrise for kontrakter og indkøbsordrer.

1. 1. varighed: POs anvendes typisk på kort sigt (normalt mindre end et år) på engangsbasis, mens kontrakter anvendes til indkøb af varer over en længere periode (generelt mere end et år) og kan omfatte fornyelsesmuligheder.
   2. lovlighed: en kontrakt er et juridisk dokument, og en PO er et handelsdokument. For at uddybe er en PO et tilbud fra køberen til leverandøren. Hvis det accepteres af leverandøren (inden for en rimelig tidsramme), bliver PO en kontrakt. Logisk set vil denne PO have nulværdi, hvis den ikke accepteres af leverandøren. Det er værd at nævne, at POs kan oprettes baseret på kontrakter – disse kaldes også Frigivelsesordrer.
   3. Vilkår og betingelser: som nævnt er der en misforståelse om detaljeringsniveauet i kontrakter og indkøbsordrer. Specifikke forhandlede vilkår og betingelser er beskrevet i begge, men en kontrakt skal bruges, når disse Ts og Cs skal omfatte omfanget af arbejde, leverancer, præstationsstandarder, ændringsledelsesplaner, etc.

“en kontrakt anvendes, når der er et komplekst sæt af vilkår, der er forbundet med købet, der går over standard standard standardvilkår, der er forbundet med PO’ er. dette betyder ikke, at en PO ikke skal bruges, Jeg foreslår, at det skal, fordi værdien af PO er at booke en forpligtelse i det finansielle system, give mulighed for en specifik registrering af udgifterne til leverandøren og lette matchningsprocessen for betaling”. Joseph R. Postiglione Sr. (CMRP)

1. risikoniveau: som retningslinje, når risikoniveauet er højere, er det klogere at bruge en kontrakt. Væsentlig risiko kan indikere muligheden for betydelig belønning, så et juridisk dokument er en slags sikkerhedsnet. Kontrakter kan reducere risikoeksponering, identificere ansvar og definere præstationsstandarder mere direkte end vilkårene i en POs. Da mængder og leveringstidspunkt ikke er defineret i en kontrakt, anbefales det imidlertid, at der udstedes en eller flere POs ‘ er, der henviser til kontrakten, for at forpligte betalingsmidler til de kontraherede varer/tjenester. Mindske risikoen, hvor det er muligt.
2. Type: Der er tre typer kontrakter – en fast Priskontrakt, en Omkostningsgodtgørelig kontrakt (også kendt som en Cost-Plus-kontrakt) og en tid & Materialekontrakt. Tilsvarende er der forskellige typer POs – du kan udstede en standard PO eller en tæppeordre med flere leveringsdatoer over en periode. Det er vigtigt at kende dine præcise indkøbsmål på forhånd.
3. klassificering af varer: indkøbsordrer bruges ofte til at købe varer, mens kontrakter hyppigere bruges til at købe tjenester. Selvom mange virksomheder ikke følger denne protokol, er den større besked her overveje, hvad du køber, og fortsæt i overensstemmelse hermed. Det giver måske ikke meget mening at udarbejde en kontrakt for den engangsordre med bind for øjnene for hele din indkøbsafdeling, når de går for at vende mønten.

hvis disse tip ikke giver to separate “identiteter” til kontrakter og indkøbsordrer, fortvivl ikke – det er ikke altid let at opdage subtiliteter af karakter. For at gøre denne situation smertefri, prøv ikke at se møntflip som et valg mellem en kontrakt og en PO, men snarere en beslutning mellem to tilgange – en PO, der bliver en engangskontrakt eller en kontrakt, der fastsætter parametrene for et langsigtet (betydeligt mere komplekst) forhold til leverandører.

stadig forvirret? Vi er glade for at chatte med dig! For at få flere tip om styring af kontrakter og POs, Kontakt os og spørg os, hvordan Tradogram kan hjælpe.

postliste

Abonner for at få nyt indhold leveret direkte til din indbakke.