interne kontrol svagheder :” jeg kender nogen, der…”
mange kirkeledere ønsker måske ikke at indrømme — og bestemt ikke under deres vågne øjne — at der kan være svagheder eller sårbarheder i deres ministerier. Som karriererevisor og konsulent hører jeg mange historier, der begynder med “hypotetisk set…” eller “jeg kender nogen, der…” mange ministerier har spørgsmål om intern kontrol og hvordan man effektivt kan tackle eller forhindre sårbarheder. At være villig til at overveje disse spørgsmål er et vigtigt første skridt i at tackle eventuelle svagheder.
nogle kirker opererer med en sårbarhed uden at indse, hvad konsekvenserne kunne være. De er overraskede, når noget går galt, men de burde nok have kendt risikoen hele tiden. Lad os tage et kig på nogle af de specifikke interne kontrol svagheder, der kan eksistere i en kirke, og hvorfor de er en bekymring:
svaghed: enkeltpersoner kan få adgang til utallige midler i pengeskabet alene.
risiko: selvom det ikke er standardprocedure for en person at få adgang til sikkerheden alene, hvis nogen kan gøre det, eksisterer der et problem. Overvej alle mennesker med nøgler eller kombinationer til dit pengeskab. For eksempel opdagede en kirke, at vagtmesteren havde en ekstra nøgle til pengeskabet og reserven til det rum, den var i.
svaghed: Underskrevne checks gives tilbage til den person, der forberedte dem.
risiko: denne person kunne ændre betalingsmodtageren. Da han eller hun har dokumentationen, kan personen oprette en anden check for at betale sælgeren senere.
svaghed: den samme person har adgang til både deponerings-og donorsystemerne.
risiko: denne person kunne tage bidrag og sende en fiktiv adgang til donorsystemet for at kreditere donoren.
svaghed: en person med adgang til gældsforpligtelser og hovedbogen er også en checkunderskriver.
risiko: Denne person kunne foretage en betaling og underskrive den uden at nogen anden vidste det.
svaghed: blanke checks underskrives, fordi det er svært at finde underskrivere.
risiko: hvis en person med adgang til hovedbogen også har adgang til de underskrevne blanke checks, kan kontrollerne skrives til enhver og for ethvert beløb.
svaghed: en person med adgang til hovedbogen har adgang til netbank.
risiko: personen kunne overføre penge til en anden bankkonto eller behandle og registrere en bankoverførsel uden godkendelse.
svaghed: De enkelte ministerier har separate bankkonti, der ikke er registreret i hovedbogen.
risiko: aktiviteten gennemgås ikke eller godkendes af andre, hvilket efterlader kirken i fare for underslæb og den eller de ansvarlige personer i fare for en beskyldning om forseelser.
svaghed: lønningen behandles af en person, og den gennemgås ikke.
risiko: den enkelte kunne foretage ikke-godkendte lønrenteændringer eller tilføje “spøgelses” – medarbejdere til lønningslisten.
svaghed: tidskort er ikke underskrevet af en vejleder.
risiko: De rapporterede timer og den givne kompensation kan være unøjagtige, hvad enten det er forsætligt eller ved et uheld.
svaghed: ministeriet mangler tilstrækkeligt uddannet eller kyndigt personale.
risiko: medarbejdere kan lave fejl, hvilket fører til dårlig information, eller forsætlige fejl (svig) kan forekomme, men gå uopdaget på grund af konsekvente fejl eller sløvhed.
svaghed: finansiel information og afstemninger udarbejdes måneder efter det faktum.
risiko: fejl opdages ikke rettidigt, og beslutninger kan være baseret på forkerte økonomiske oplysninger.
svaghed: et enkelt firmakreditkort er tilgængeligt for flere personer at bruge, og transaktionerne gennemgås ikke korrekt af en vejleder (en anden end personen på kontoen).
risiko: nogen kan opkræve gebyrer, der ikke er relateret til kirkevirksomhed, og det bliver vanskeligt at bestemme den ansvarlige part for ethvert køb hos flere brugere.
denne liste findes for at hjælpe dig med at forstå, hvor let det er at overse nogle vigtige svagheder i interne kontroller. Selvom ingen af disse situationer findes i din kirke, er det altid godt at huske dem, da økonomiske procedurer, optegnelser og personale ofte ændrer sig over tid.
følgende kontroller kræver ikke ekstraordinær indsats, men de kan give mindst et baseline forsvar for din kirke og de personer, der behandler kontantindtægter, kontantudbetalinger og lønningsliste:
- har altid mere end en person håndtere utallige midler.
- Giv indbetalingsoplysninger til nogen i regnskab såvel som den person, der behandler donoroplysninger. Deponerings-og donorsystemrapporten bør verificeres uafhængigt for at sikre, at de er enige.
- Send detaljerede donorerklæringer mindst årligt.
- Brug de samme kontroller til modtagne checks, som du gør for kontanter. Checks skal stemples “kun til indbetaling”så snart i processen som praktisk.
- Afstem donorsystemet med hovedbogen mindst en gang om året.
- sørg for, at adgang til kontrolbeholdningen, evnen til at poste i hovedbogen og kontrolsigneringsmyndigheden involverer mindst to separate personer.
- Fjern eller kontroller omhyggeligt signaturstempler.
- hold små kontanter til minimale beløb og afstemme det med jævne mellemrum.
- få en person med adgang til hovedbogen gennemgå bankafstemningen og annullerede checks månedligt.
- hvis lønningen behandles af en person, skal du sikre dig, at den gennemgås og godkendes af en anden person.
- Gennemfør en månedlig afslutningsproces, der beskriver:
- de trin, der skal udføres sammen med forfaldsdatoer
- Hvem skal forberede oplysningerne
- Hvem skal gennemgå oplysningerne
- få journalposter udarbejdet af en person og godkendt af en anden person, eller få en anden person til at udskrive en hel journalrapport hver måned og gennemgå og godkende den.
ovenstående punkter er et godt udgangspunkt. Når disse politikker og procedurer er på plads, er det næste skridt at sikre, at de er dokumenteret tilstrækkeligt.
din kirke kan have gavn af at få en ekstern person til at gennemgå dine processer for at bestemme, hvor svagheder kan eksistere. Hvis du støder på nogen push-back fra enkeltpersoner, minde dem denne praksis er på plads som en forvaltning princip samt tjener til at beskytte de involverede personer. Indramning af disse opgaver på den måde kan ændre alles perspektiv på vigtigheden af disse spørgsmål!
denne artikel blev først vist på ChurchLawandTax.com.
Tilmeld dig e-Nyheder og advarsler
