Sådan forbedres din Fakturagodkendelsesproces

mister din virksomhed penge og produktivitet til en ineffektiv og forældet fakturagodkendelsesproces? Du kan blive overrasket over at høre, at selv i en tid med teknologiske fremskridt som automatisering af arbejdsgange, kunstig intelligens og dataanalyse, fortsætter mange virksomheder med at stole på manuel fakturagodkendelse som en del af deres standard procure-to-pay (P2P) – proces. Og som følge heraf mister de penge til at behandle ineffektivitet, spildt tid og savnede muligheder for værdiforøgende tidlige betalingsrabatter.

strømlining og optimering af fakturabehandling kan have betydelige fordele for dine indkøbs-og kreditorhold såvel som din virksomheds sundhed, rentabilitet og konkurrenceevne. At tage sig tid til at undersøge og implementere et par brugervenlige ændringer kan hjælpe dig med at stoppe med at miste værdi til suboptimal fakturabehandling og sikre, at du får mest for dine penge, når det er tid til at betale regningerne.

hvorfor du har brug for en formaliseret Fakturagodkendelsesproces

i en perfekt verden er fakturagodkendelsesprocessen ret enkel og ligetil: køberen modtager en faktura fra leverandøren, kontrollerer, at den er korrekt, og dirigerer den derefter til den relevante interessent til godkendelse. Når det er godkendt, udsteder konti, der skal betales (AP), betaling og opdaterer virksomhedens økonomiske poster i overensstemmelse hermed.

i praksis kræver potentialet for brud i godkendelseskæden, menneskelige fejl, fakturasvindel og andre problemer oprettelsen af en formaliseret fakturagodkendelsesproces. Arbejdsprocesser for fakturagodkendelse varierer fra virksomhed til virksomhed, men generelt set vil en fuldt udviklet arbejdsproces for fakturagodkendelse se sådan ud:

1. Fakturafangst

når en faktura modtages fra en leverandør, alle de oplysninger, der er relevante for transaktionen (inklusive originalt indkøbsordrenummer (PO-nummer) fakturanummer, fakturabeløb, mængde og kvalitet af bestilte varer, vilkår og betingelser osv.) skal overføres til modtagerens indkøbssystem.

1. Fakturavalidering/PO-matchning

når fakturaen er fanget, kategoriseres og linkes fakturaen til alle andre dokumenter, der er relateret til transaktionen, inklusive den originale PO, forsendelsesdokumenter, købskvitteringer og korrespondance med sælgeren om eventuelle ændringer i ordren. Dette kaldes almindeligvis “trevejs matching”, men kan omfatte dokumenter ud over trioen af PO, faktura og forsendelsesmanifest.

1. undtagelser og rettelser

hvis en faktura har ufuldstændige eller forkerte oplysninger, dirigeres den til medarbejdere, der sporer de korrekte eller manglende oplysninger og derefter verificeres og matches igen. Fakturaer, der ikke kan spores pålideligt til en eksisterende transaktion, kan udløse en svindelundersøgelse.

1. faktura godkendelse Routing

efter verifikation og matching er afsluttet, er fakturaen dirigeres til den korrekte godkender(E), baseret på kriterier fastsat af virksomhedens forretningsprocesser. For eksempel skal en faktura muligvis godkendes af både lederen af den afdeling, der afgiver ordren, samt en senior manager, hvis beløbet ligger uden for specifikke forbrugsgrænser eller er relateret til et specifikt projektbudget.

1. betalingsbehandling

godkendte fakturaer videresendes til den betalte afdeling for behandling og betaling. Behandlede fakturaer lukkes, og regnskabet opdateres.

med en formel fakturahåndteringsproces på plads er det meget lettere at minimere potentielle fejl og forstyrrelser. Selv den glateste manuelle proces er dog tilbøjelig til at forebygge problemer, der kan løses via fakturaautomatisering.

“ud over at udvikle en formel fakturagodkendelsesproces er det bedste valg, du kan tage for at forbedre din virksomheds effektivitet, nøjagtighed og besparelser ved fakturabehandling, at automatisere.”

problemer skabt af manuelle Fakturagodkendelsesprocesser

Manuel fakturabehandling og godkendelsesarbejdsgange overholdelse af forretningsregler kan helt sikkert give tilstrækkelig (hvis ikke optimal) ydelse for små virksomheder med minimale forsyningskæder. Imidlertid, større virksomheder og dem, der forfølger strategisk vækst, vil snart opdage, at en voksende forsyningskæde medfører større efterspørgsel efter personaletid, talent, og ressourcer—og manuelle processer kan simpelthen ikke imødekomme denne efterspørgsel på en effektiv og effektiv måde.

nogle af de mest almindelige problemer, der kan plage manuel fakturabehandling, inkluderer:

• dårlig gennemsigtighed og øget risiko. Manuelle processer gør det fristende for ondsindede parter at indsende en falsk faktura til betaling og øge risikoen for, at sådanne fakturaer betales og ikke opdages, før det er for sent. Derudover kan manuelle arbejdsgange give ordrer Mulighed for at” glide gennem revnerne”, som maverick bruger, især hvis brugerne omgår den godkendte indkøbspolitik for at købe varer og modtage fakturaer og andre dokumenter uden konti, der skal betales i løkken. Dette kan føre til ufuldstændige og unøjagtige forbrugsdata, hvilket igen kan have en ødelæggende indvirkning på finansiel rapportering, revisionsspor, pengestrøm og strategisk beslutningstagning.
• mistede fakturaer. En af udfordringerne ved papirbaseret dokumenthåndtering er den hyppighed, hvormed fakturaer kan gå tabt eller ødelægges. Sporing af fejlfilerede fakturaer i et stort hav af papir er tidskrævende og kan skade leverandørforhold med unødvendige forsinkelser.
• menneskelige fejl. Når fingrene mødes tastatur, risikoen for fejl og forglemmelser ganger. Manuel indtastning af data kan føre til forkerte eller ufuldstændige betalinger og gøre det meget vanskeligere at verificere fakturaer.
• Duplicate betalinger. Et andet symptom på manuel fakturabehandling, duplikatbetalinger kan foretages af en række årsager, herunder forsinkelser fra ineffektiv dataindtastning og godkendelsesarbejdsgange eller routingfejl, der fører til, at den samme betaling behandles to gange. Uden automatisk verifikation er det alt for nemt—og dyrt—at betale mere end en gang for de varer og tjenester, du har brug for.
• Forsinkelser I Arbejdsprocessen For Godkendelse. Manuelle arbejdsgange bremser hver proces. Og hvis der ikke er noget system til at give sikkerhedskopiering og påmindelser til godkendere, der er ude af kontoret eller simpelthen for oversvømmet til at være meget opmærksomme på deres indbakke, fakturagodkendelser kan blive forsinket, hvilket fører til forsinkede betalinger, tab af potentielle rabatter på tidlig betaling, og god vilje med leverandører.
• Højt Personale Overhead. Fakturaarbejdsgange baseret på pen, papir og mennesker er langsomme, arbejdskrævende og dyre. Overdreven lønomkostninger kan skubbe de gennemsnitlige omkostninger ved behandling af en enkelt faktura ind i stratosfæren.

Omdan din Fakturagodkendelsesproces med automatisering

ud over at udvikle en formel fakturagodkendelsesproces er det bedste valg, du kan tage for at forbedre din virksomheds effektivitet, nøjagtighed og besparelser ved fakturabehandling, at automatisere. Fakturagodkendelsesprogrammer, eller AP-automatiseringsprogrammer, som en del af et samlet Procure-to-Pay-program, som PLANERGY, kan nå dette mål. En rapport fra 2018 fra forskningsfirmaet Levvel (tidligere Paystream Advisors) viste, at de tre største fakturabehandlingsproblemer for virksomhedsorganisationer var ubesvarede rabatter (44%), forsinkede betalinger (39%) og duplikatbetalinger (29%)—tre potentielle problemer, der let løses gennem automatiseringens kraft.

men det slutter ikke der. Cloud-baseret AP-automatiseringsprogram-inklusive fakturabehandling-giver dine indkøbs-og AP-teams flere øjeblikkelige og kraftfulde forbedringer, herunder:

• Optimal ansvarlighed; automatiserede arbejdsgange sporer hver transaktion i realtid, så du altid ved, hvor din faktura er i godkendelseskæden. Du kan konfigurere arbejdsgange med uforudsete udgifter og påmindelser for at minimere vejspærringer og mobil adgang til de hurtigst mulige godkendelser.
• samlet forbrug synlighed.
• nøjagtige og effektive fakturacyklusser med automatisk 3-vejs matchning.
• nem integration med eksisterende regnskabs-og enterprise resource planning (ERP) systemer til at forbinde alle interessenter på tværs af forretningsenheder og afdelinger.
• højere produktivitet takket være håndfri automatiserede arbejdsgange, der frigør medarbejdere fra lav værdi, tidskrævende slid, så de kan fokusere på mere strategiske opgaver.
• Massive omkostnings-og tidsbesparelser gennem procesoptimering og eliminering af papirbaseret dokumenthåndtering.
• reduktion eller eliminering af menneskelige fejl og fakturasvindel.
• hurtigere, mere præcis regnskabsrapportering, prognoser og revisionsspor.
• flere rabatter på tidlig betaling og få eller ingen gebyrer for forsinket betaling.

Automatiser og optimer dine Fakturaarbejdsgange med Fakturagodkendelsesprogram

det kan være en udfordring at få maksimal værdi fra dine fakturagodkendelsesarbejdsgange, men det behøver ikke at dominere din tidsplan eller stresse dine medarbejdere med unødvendig kompleksitet. Med en veludviklet fakturagodkendelsesproces og den rigtige AP-automatiseringsløsning kan du reducere risikoen i din fakturabehandling, forbedre din produktivitet og effektivitet og nyde betydelige besparelser fra reduceret affald, lavere lønomkostninger og mindre ressourceforbrug.

Tag Stress ud af Fakturagodkendelser og forbedre alle dine arbejdsgange med PLANERGY

Find ud af hvordan