Viele Bauverträge sind so geschrieben, dass der Eigentümer für Arbeit und Material durch gemeinsame Kontrollen bezahlen wird. Im typischen Szenario reicht ein Auftragnehmer einen Zahlungsantrag ein, in dem die von verschiedenen Subunternehmern während des Zahlungszyklus dieses Monats durchgeführten Arbeiten aufgeführt sind. Der Eigentümer stellt dann Schecks aus, die gemeinsam an den Generalunternehmer und an den Subunternehmer zu zahlen sind, dessen Arbeit im Antrag aufgeführt war. Dieser Prozess kann zum Vorteil des Unterauftragnehmers funktionieren, da er verhindert, dass der Generalunternehmer Zahlungen verwendet, die für den Unterauftragnehmer vorgesehen sind, um andere Verpflichtungen zu erfüllen.
Leider können gemeinsame Scheckzahlungen auch Probleme für diejenigen darstellen, die mit der „Gemeinsamen Scheckregel“ nicht vertraut sind, die besagt, dass, wenn ein Lieferant oder Subunternehmer einen Scheck billigt, der gemeinsam an ihn und den Generalunternehmer zu zahlen ist, davon ausgegangen wird, dass er „alle ihm geschuldeten Beträge erhalten hat, obwohl er tatsächlich nur einen Teil oder keinen der ihm geschuldeten Beträge erhalten hat.“ Siehe Brown Wholesale Electric, Inc. v. Beztak von Scottsdale, Inc., 163 Ariz. 340, 345 (Ariz.1990).
Diese gemeinsame Scheckregel stellt Lieferanten und Subunternehmer vor ein Dilemma, da sie den Scheck billigen müssen, wenn sie überhaupt bezahlt werden wollen. Ihre Billigung des gemeinsamen Schecks begründet jedoch die rechtliche Vermutung, dass sie den vollen Scheckbetrag erhalten haben, auch wenn der Generalunternehmer Einbehaltungsmittel einbehalten oder die Zahlung anderweitig reduziert hat. Das Dilemma wird durch die Tatsache verstärkt, dass in der Regel Schecks für die Arbeit des Vormonats ausgestellt werden. Zum Zeitpunkt der Bestätigung des Schecks und der Zahlung an den Subunternehmer hat er wahrscheinlich noch mehr Arbeit oder Material für das Projekt bereitgestellt, was als Teil der „ihm dann geschuldeten Beträge“ angesehen werden kann.“
Glücklicherweise kann ein Subunternehmer mit einiger Vorausplanung diese falsche Annahme überwinden, dass er alles bezahlt hat, was ihm bis zum Datum der Bestätigung des Schecks geschuldet wurde. Alles, was erforderlich ist, ist eine Vereinbarung mit dem Eigentümer und dem Generalunternehmer, dass die Billigung eines gemeinsamen Schecks begrenzter ist, als die gemeinsame Scheckregel voraussetzt. Die Vermutung wird außer Acht gelassen, wenn eine „Vereinbarung zwischen dem Materialman und dem Eigentümer oder Generalunternehmer über die Zuweisung des Erlöses besteht.“ 163 Ariz. bei 343.
Daher sollte ein Lieferant oder Subunternehmer vom Eigentümer und Generalunternehmer eine schriftliche Vereinbarung einholen, dass seine Bestätigung des Schecks keine Bestätigung der Zahlung aller zum Zeitpunkt der Bestätigung geschuldeten Beträge ist, sondern lediglich eine Bestätigung der tatsächlich gezahlten Beträge. Das Versäumnis, eine solche Vereinbarung zu erhalten, setzt den Subunternehmer in Gefahr, nie für die Arbeit bezahlt zu werden, die nicht in der gemeinsamen Prüfung enthalten ist.
Ein Subunternehmer kann von gemeinsamen Kontrollen profitieren, da er dadurch mehr Kontrolle über Zahlungen an den Generalunternehmer hat. Mit dem Wissen, wie die gemeinsame Kontrollregel funktioniert, kann der Subunternehmer auch die rechtliche Fiktion überwinden, dass er für Arbeiten bezahlt wurde, die nie in der Zahlung enthalten waren.
