Schwächen der internen Kontrolle: „Ich kenne jemanden, der…“
Viele Kirchenführer möchten vielleicht nicht zugeben — und schon gar nicht unter ihren wachsamen Augen —, dass es Schwächen oder Schwachstellen in ihren Diensten geben könnte. Als Karriere-Auditor und Berater höre ich viele Geschichten, die mit „Hypothetisch gesprochen …“ oder „Ich kenne jemanden, der …“ beginnen. Die Bereitschaft, diese Probleme zu berücksichtigen, ist ein wichtiger erster Schritt, um etwaige Schwächen anzugehen.
Manche Kirchen operieren mit einer Verwundbarkeit, ohne zu wissen, was die Konsequenzen sein könnten. Sie sind überrascht, wenn etwas schief geht, aber sie hätten das Risiko wahrscheinlich die ganze Zeit kennen sollen. Werfen wir einen Blick auf einige der spezifischen Schwächen der internen Kontrolle, die in einer Kirche bestehen können, und warum sie ein Problem darstellen:
Schwäche: Einzelpersonen können selbst auf ungezählte Gelder im Safe zugreifen.
Risiko: Auch wenn es nicht Standard ist, dass eine Person alleine auf den Safe zugreift, besteht ein Problem, wenn jemand dies tun kann. Betrachten Sie alle Personen mit Schlüsseln oder Kombinationen zu Ihrem Safe. Zum Beispiel entdeckte eine Kirche, dass der Hausmeister einen zusätzlichen Schlüssel zum Safe und den Ersatzschlüssel zu dem Raum hatte, in dem er sich befand.
Schwäche: Unterschriebene Schecks werden an die Person zurückgegeben, die sie vorbereitet hat.
Risiko: Diese Person könnte den Zahlungsempfänger wechseln. Da er oder sie über die Dokumentation verfügt, kann die Person einen weiteren Scheck erstellen, um den Verkäufer später zu bezahlen.
Schwäche: Dieselbe Person hat Zugriff auf das Pfand- und das Spendersystem.
Risiko: Diese Person könnte Beiträge entgegennehmen und einen fiktiven Eintrag in das Spendersystem posten, um dem Spender eine Gutschrift zu geben.
Schwäche: Eine Person mit Zugang zur Kreditorenbuchhaltung und zum Hauptbuch ist auch ein Scheckunterzeichner.
Risiko: Diese Person könnte eine Zahlung leisten und unterschreiben, ohne dass es jemand anderes weiß.
Schwäche: Blankoschecks werden signiert, weil es schwierig ist, Unterzeichner zu finden.
Risiko: Wenn eine Person mit Zugang zum Hauptbuch auch Zugang zu den signierten Blankoschecks hat, können die Schecks an jeden und für jeden Betrag geschrieben werden.
Schwäche: Eine Person mit Zugang zum Hauptbuch hat Online-Banking-Zugang.
Risiko: Die Person könnte Geld auf ein anderes Bankkonto überweisen oder eine Überweisung ohne Genehmigung verarbeiten und aufzeichnen.
Schwäche: Einzelne Ministerien haben separate Bankkonten, die nicht im Hauptbuch erfasst sind.
Risiko: Die Aktivität wird von anderen nicht überprüft oder genehmigt, wodurch die Kirche der Veruntreuung und die verantwortlichen Personen der Anklage wegen Fehlverhaltens ausgesetzt sind.
Schwäche: Die Gehaltsabrechnung wird von einer Person bearbeitet und nicht überprüft.
Risiko: Die Person könnte nicht genehmigte Gehaltsänderungen vornehmen oder „Geister“ -Mitarbeiter zur Gehaltsabrechnung hinzufügen.
Schwäche: Zeitkarten werden nicht von einem Supervisor signiert.
Risiko: Die Stunden berichtet, und die Entschädigung gegeben, kann ungenau sein, ob absichtlich oder versehentlich.
Schwäche: Dem Ministerium mangelt es an ausreichend ausgebildetem oder sachkundigem Personal.
Risiko: Mitarbeiter können Fehler machen, die zu schlechten Informationen führen, oder es können vorsätzliche Fehler (Betrug) auftreten, die jedoch aufgrund von konsistenten Fehlern oder Schlamperei unentdeckt bleiben.
Schwäche: Finanzinformationen und Abstimmungen werden Monate nach der Tat vorbereitet.
Risiko: Fehler werden nicht rechtzeitig erkannt und Entscheidungen können auf falschen Finanzinformationen beruhen.
Schwäche: Eine einzelne Firmenkreditkarte steht mehreren Personen zur Verfügung, und die Transaktionen werden nicht angemessen von einem Vorgesetzten (jemand anderem als der Person auf dem Konto) überprüft.
Risiko: Jemand könnte Gebühren erheben, die nicht mit dem Kirchengeschäft zusammenhängen, und die Bestimmung der verantwortlichen Partei für einen Kauf wird bei mehreren Benutzern schwierig.
Diese Liste soll Ihnen helfen zu verstehen, wie einfach es ist, einige wichtige Schwachstellen bei den internen Kontrollen zu übersehen. Auch wenn es in Ihrer Kirche keine dieser Situationen gibt, ist es immer gut, sie im Auge zu behalten, da sich die finanziellen Verfahren, Aufzeichnungen und das Personal im Laufe der Zeit häufig ändern.
Die folgenden Kontrollen erfordern keinen außerordentlichen Aufwand, aber sie können zumindest einen grundlegenden Schutz für Ihre Kirche und die Personen bieten, die Geldeingänge, Barauszahlungen und Gehaltsabrechnungen verarbeiten:
- Lassen Sie immer mehr als eine Person mit ungezählten Geldern umgehen.
- Geben Sie Einzahlungsinformationen an jemanden in der Buchhaltung sowie an die Person weiter, die Spenderinformationen verarbeitet. Der Bericht über die Einzahlung und das Spendersystem sollten unabhängig überprüft werden, um sicherzustellen, dass sie übereinstimmen.
- Senden Sie mindestens jährlich detaillierte Spendererklärungen.
- Verwenden Sie für erhaltene Schecks dieselben Steuerelemente wie für Bargeld. Schecks sollten „Nur zur Einzahlung“ abgestempelt werden, sobald dies praktisch ist.
- Stimmen Sie das Spendersystem mindestens jährlich mit dem Hauptbuch ab.
- Stellen Sie sicher, dass der Zugriff auf den Scheckbestand, die Möglichkeit zur Buchung im Hauptbuch und die Schecksignierungsberechtigung mindestens zwei separate Personen umfassen.
- Unterschriftenstempel entfernen oder sorgfältig kontrollieren.
- Halten Sie Kleingeld auf minimale Beträge und stimmen Sie es regelmäßig ab.
- Lassen Sie jemanden mit Zugriff auf das Hauptbuch die Bankabstimmung überprüfen und Schecks monatlich stornieren.
- Wenn die Gehaltsabrechnung von einer Person bearbeitet wird, stellen Sie sicher, dass sie von einer zweiten Person überprüft und genehmigt wird.
- Implementieren Sie einen monatlichen:
- Die Schritte, die ausgeführt werden müssen, zusammen mit Fälligkeitsdaten
- Wer sollte die Informationen vorbereiten
- Wer sollte die Informationen überprüfen
- Lassen Sie Journaleinträge von einer Person vorbereiten und von einer zweiten Person genehmigen, oder lassen Sie jeden Monat einen ganzen Journalbericht von einer zweiten Person drucken und überprüfen und genehmigen.
Die obigen Punkte sind ein guter Ausgangspunkt. Sobald diese Richtlinien und Verfahren vorhanden sind, besteht der nächste Schritt darin, sicherzustellen, dass sie angemessen dokumentiert werden.
Ihre Kirche kann davon profitieren, wenn eine externe Person Ihre Prozesse überprüft, um festzustellen, wo Schwachstellen bestehen können. Wenn Sie auf einen Push-Back von Einzelpersonen stoßen, erinnern Sie sie daran, dass diese Praktiken als Stewardship-Prinzip gelten und zum Schutz der beteiligten Personen dienen. Wenn Sie diese Aufgaben so gestalten, kann sich die Perspektive aller auf die Bedeutung dieser Angelegenheiten ändern!
Dieser Artikel erschien zuerst auf ChurchLawandTax.com .
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