Procurement 101kaufauftrag vs Vertrag

Wenn Sie jemals eine Münze zu einem bestimmten Thema werfen möchten, ziehen Sie einfach in Betracht, von einem Vertrag zu kaufen, anstatt eine Bestellung (PO) auszugeben. Warte, hör auf! Legen Sie das Quartal langsam ab und fügen Sie es Ihrem Umsatzwachstum hinzu, wo es hingehört. Dieses Gefühl der Unentschlossenheit, das Sie haben, obwohl es gerechtfertigt ist, wird Ihrer Organisation nicht helfen, mit Zuversicht zu beschaffen. Gute Nachrichten, obwohl – dieses Gefühl ist völlig vermeidbar.

Um Ihre Unentschlossenheit über die Bestellung von einem Vertrag gegenüber einem PO zu rechtfertigen, denken Sie daran, dass sie auf den ersten Blick über ihre Identität verwirrt zu sein scheinen. Betrachten Sie diese Beispiele. Wenn sie von einem Lieferanten akzeptiert werden, wird jede PO zu einem Vertrag, aber nicht jeder Vertrag ist eine PO. Einige (aber nicht alle! viele Menschen betrachten POs als eine Art einmaligen Vertrag. Bestellungen können Querverweise auf die Bedingungen eines ausgehandelten Vertrags enthalten. Es ist ein weit verbreitetes Missverständnis, dass der Detaillierungsgrad einer Bestellung geringer ist als der eines Vertrags.

Jeder zugelassene Arzt würde dies als eine Variation der dissoziativen Identitätsstörung diagnostizieren. Es ist Tradogram Absicht, die ‚Heilung‘ wieder in der Beschaffung zu setzen, so sind hier die Top 6 Faktoren zu berücksichtigen, wenn eine Identitätskrise für Verträge und Bestellungen zu vermeiden.

1. 1. Dauer: POs werden in der Regel kurzfristig (in der Regel weniger als ein Jahr) einmalig verwendet, während Verträge für die Beschaffung von Artikeln über einen längeren Zeitraum (in der Regel länger als ein Jahr) verwendet werden und Verlängerungsoptionen enthalten können.
   2. Rechtmäßigkeit: Ein Vertrag ist ein Rechtsdokument und eine PO ist ein Handelsdokument. Zur Ausarbeitung ist ein PO ein Angebot des Käufers an den Lieferanten. Bei Annahme durch den Lieferanten (innerhalb angemessener Frist) wird die Bestellung zum Vertrag. Logischerweise hat diese PO keinen Wert, wenn sie vom Lieferanten nicht akzeptiert wird. Erwähnenswert ist, dass POs auf Basis von Verträgen erstellt werden können – diese werden auch als Freigabeaufträge bezeichnet.
   3. Allgemeine Geschäftsbedingungen: Wie bereits erwähnt, gibt es ein Missverständnis über den Detaillierungsgrad von Verträgen und Bestellungen. Spezifische ausgehandelte Bedingungen sind in beiden umrissen, Ein Vertrag sollte jedoch verwendet werden, wenn diese Ts und Cs den Arbeitsumfang enthalten müssen, Ergebnisse, Leistungsstandards, Änderungsmanagementpläne, etc.

“ Ein Vertrag wird verwendet, wenn mit der Akquisition ein komplexer Satz von Bedingungen verbunden ist, die über die mit PO verbundenen Standardbedingungen hinausgehen. Dies bedeutet nicht, dass eine PO nicht verwendet werden sollte. Ich schlage vor, dass dies der Fall sein sollte, da der Wert der PO darin besteht, eine Verpflichtung im Finanzsystem zu buchen, eine bestimmte Aufzeichnung der Ausgaben für den Lieferanten zu ermöglichen und den Abgleichprozess für die Zahlung zu erleichtern „. Joseph R. Postiglione Sr. (CMRP)

1. Risikoniveau: Als Richtlinie ist es klüger, einen Vertrag zu verwenden, wenn das Risikoniveau höher ist. Ein erhebliches Risiko kann auf die Möglichkeit einer erheblichen Belohnung hinweisen, daher ist ein Rechtsdokument eine Art Sicherheitsnetz. Verträge können Risiken reduzieren, Verantwortlichkeiten identifizieren und Leistungsstandards direkter definieren als die Bedingungen eines POs. Da jedoch Mengen und Lieferzeiten nicht vertraglich festgelegt sind, empfiehlt es sich, eine oder mehrere POs mit Bezug zum Vertrag auszustellen, um Zahlungsmittel für die vertraglich vereinbarten Waren / Dienstleistungen zu binden. Minimieren Sie Risiken, wo immer möglich.
2. Typ: Es gibt drei Arten von Verträgen – einen Festpreisvertrag, einen Kostenerstattungsvertrag (auch als Kosten-Plus-Vertrag bezeichnet) und einen Zeit & Materialvertrag. Ebenso gibt es verschiedene Arten von POs – Sie können eine Standard-PO oder eine Rahmenbestellung mit mehreren Lieferterminen über einen bestimmten Zeitraum erteilen. Es ist wichtig, Ihre genauen Einkaufsziele im Voraus zu kennen.
3. Klassifizierung der Artikel: Bestellungen werden häufig zum Kauf von Waren verwendet, während Verträge häufiger zum Kauf von Dienstleistungen verwendet werden. Obwohl viele Unternehmen diesem Protokoll nicht folgen, ist die größere Botschaft hier Überlegen Sie, was Sie kaufen und gehen Sie entsprechend vor. Es macht vielleicht nicht viel Sinn, einen Vertrag für diese einmalige Bestellung von Augenbinden für Ihre gesamte Beschaffungsabteilung zu entwerfen, wenn sie die Münze werfen.

Wenn diese Tipps keine zwei getrennten „Identitäten“ für Verträge und Bestellungen bereitstellen, verzweifeln Sie nicht – es ist nicht immer einfach, Feinheiten des Charakters zu erkennen. Um diese Situation schmerzlos zu machen, versuchen Sie, den Münzwurf nicht als Wahl zwischen einem Vertrag und einer PO zu betrachten, sondern als Entscheidung zwischen zwei Ansätzen – einer PO, die zu einem einmaligen Vertrag wird, oder einem Vertrag, der die Parameter einer langfristigen (wesentlich komplexeren) Beziehung zu Lieferanten festlegt.

Immer noch verwirrt? Wir freuen uns, mit Ihnen zu chatten! Um weitere Tipps zur Verwaltung von Verträgen und POs zu erhalten, Kontaktieren Sie uns und fragen Sie uns, wie Tradogram helfen kann.

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