QuickBooks Desktop Job Costing: Der Spickzettel für Anfänger

QuickBooks Desktop Job Costing: Der Spickzettel für Anfänger

Wenn Sie eine Version von QuickBooks für Serviceprofis wünschen, sollte es nicht schwierig sein, eine zu erhalten, da QuickBooks Pro, QuickBooks Premier, QuickBooks Accountant Edition und QuickBooks Enterprise (alle Abonnementstufen) diese Funktion enthalten. Beginnen Sie mit dem Graben und tauchen Sie ein in das Warum, das Wie und das Wann von QuickBooks Job Costing.

Gilt Job Costing für mein Unternehmen, wenn ich kein Auftragnehmer bin?

Die Bedeutung der Verfolgung von Auftragskosten liegt in der Segmentierung von Aufträgen, Aufgaben oder Projekten unter einer übergeordneten Entität. Für Bauunternehmen bedeutet dies in der Regel, dass Sie eine Person (auf der obersten Ebene in Ihrer Kundenliste) oder das Projekt eines Unternehmens als übergeordnetes Unternehmen haben. Darunter finden Sie eine Vielzahl von Artikeln, die Sie nach Belieben beschriften können.

Wenn Sie ein Einzelhandelsunternehmen sind, können Sie die Auftragskalkulation in QuickBooks Desktop weiterhin verwenden, um Ihre vielen Standorte zu verfolgen. Verfolgen Sie ihre individuelle Rentabilität, Produktivität bei der Auftragserfüllung usw. Wenn Sie weiter lesen, werden Sie sehen, wie Quickbooks Flexibilität Einzelhändler profitiert – Ziegel und Mörtel oder E-Commerce-Typen.

Wie funktioniert die Auftragskostenberechnung in QuickBooks?

Der umrissene Abschnitt in dieser QuickBooks-Beispielfirmendatei gibt an, dass French Homes das Unternehmen oder der Kunde ist, mit dem das Beispielunternehmen einen Großteil seiner Korrespondenz führt.

Regina French Homes hat Projekte (so wie es aussieht), die das Unternehmen machen soll – basierend auf dem Straßennamen, in dem es Produkte oder Dienstleistungen anbietet, oder beides.

In diesem unmittelbaren Beispiel wurde das Unternehmen gerade mit dem Spring Street-Job ausgezeichnet – gemäß der Flagge Ausgezeichnet neben dem Jobstatus.

Wir klicken auf die Entität „Wrong Way Rd“, weil es keine Transaktionen für „Spring Street“ gab. Wir sehen dieses Mal Transaktionen.

Wenn Sie in die hervorgehobene Rechnung zoomen, sehen Sie deutlicher, wie sich das Musterunternehmen auf die Untereinheiten bezieht. Die Flagge „Automatische Poolsysteme“ in der Dropdown-Liste Klasse zeigt an, dass diese Transaktion für den Kauf eines der automatischen Poolsysteme des Unternehmens bestimmt ist.

Es handelt sich um Artikelkäufe: zwei Inventarteilkäufe – das ultimative 3000-Poolsystem und eine waldgrüne Poolabdeckung; und ein Serviceartikel: Installationsarbeit. Der Serviceposten wird in der Rechnung über seine Site übermittelt und die Bin–Zeilen werden nicht ausgefüllt, da keine Menge gezeichnet wird.

Zweitens vermittelt die in ihrer Mengenzeile kommunizierte Bruchmenge, dass zweieinhalb Stunden Zeit für die Installation des Poolsystems und der dazugehörigen Poolabdeckung aufgewendet wurden.

Was Sie hilfreich finden können, ist, wie die beiden Spalten – Basissatz und Preis – jeweils eine Differenzierung zeigen. Um zu überprüfen, wie sich dies in Berichtsdaten auswirken kann, führen Sie in der Regel einen Bericht Schätzungen gegen Istwerte aus.

Sie können dorthin gelangen, indem Sie auf den Hyperlink „Schätzungen vs Istwerte“ klicken. Basierend auf dem, was auf dem Bildschirm angezeigt wird, scheint der Bericht bisher keine wesentlichen Informationen zu liefern. Mal sehen, was die Ergebnisse der Ausführung dieses Berichts sind:

Wenn Sie auf die Spalten im gesamten Bericht achten, wird auf die Wahrscheinlichkeit hingewiesen, dass für diesen bestimmten Job oder Kunden keine geschätzten Daten eingegeben wurden.

Warum gab es keine geschätzten Daten? Das Filtern der Transaktionen nach Schätzungen und des Datumsbereichs nach Allen zeigt, dass dieser bestimmte Job von Anfang an kein Angebot oder Angebot erhalten hat. Was ist mit dieser speziellen Rechnung, die wir als Beispiel verwendet haben?

Wenn Sie zur Registerkarte Formatierung der Rechnung gehen und auf Datenlayout anpassen klicken, gelangen Sie in den Anpassungsprozess für die Rechnungsformularvorlage.

Wenn Sie zum Abschnitt Spalten gelangen, stellen Sie fest, dass die Basisrate nur für den Bildschirm und nicht für den Druck aktiviert ist. Dies ist ein guter Anfang, um zu verfolgen, was Sie normalerweise für Produkte und Dienstleistungen bewerten, die Sie im Vergleich zu dem, was Sie im Namen Ihrer Kunden bewertet haben, bewerten. Was ist, wenn Sie weitere Informationen aus laufenden Berichten erhalten möchten?

In diesem Rentabilitätsdetailbericht basieren die gelieferten Zahlen auf den Kosten für die in Rechnungen für diesen bestimmten Auftrag enthaltenen Artikel und werden mit den in denselben Rechnungen verwendeten Sätzen verglichen, nicht mit den Sätzen, die bei der Artikelerstellung in der Artikelliste angegeben wurden.

Von diesem Standpunkt aus sind Sie immer noch nicht in der Lage, die Details zu erhalten, die Sie für Schätzungen im Vergleich zu tatsächlichen Werten benötigen. Schätzungen haben die Möglichkeit, Änderungen darin seit ihrer ersten Erstellung zu verfolgen – unabhängig davon, ob Sie Mengen oder Preise aktualisieren.

Auf der Suche nach einer Ansicht dessen, was ein Bericht über Schätzungen im Vergleich zu tatsächlichen Werten zeigt, öffneten wir die Beispielfirmendatei des Auftragnehmers. Wir mussten sicherstellen, dass Schätzungen enthalten waren, bevor wir den Bericht Schätzungen gegen Istwerte ausführten.

Wenn Sie in das Kundencenter gehen und auf die Registerkarte Transaktionen klicken, werden die erforderlichen geschätzten Transaktionstypen angezeigt. Aus diesem Grund sollten Sie Daten im Bericht Schätzungen vs. Ist-Werte sehen.

Dies ist ein zusammenfassender Bericht, der nach allen Jobs kategorisiert ist. Daraus erhalten Sie eine Vogelperspektive auf Ihre Kosten im Vergleich zu ihren tatsächlichen Kosten. und das gleiche gilt für die Umsatzverfolgung. Die letzte Spalte – Diff gibt an, ob Sie von jedem Job zu verlieren oder zu gewinnen stand.

Hier ist ein Artikel für Artikel Aufschlüsselung der geschätzten Kosten vs tatsächlichen Kosten; die geschätzten Einnahmen vs tatsächlichen Einnahmen; und zu sehen, ob Sie von jedem Artikel zu gewinnen oder zu verlieren standen.

Hier wird ein Einzelposten-Detail für einen bestimmten Kunden angezeigt, den Sie auswählen müssen, bevor Sie den Detailbericht Schätzungen vs Istwerte ausführen.

Dieser Artikel-Rentabilitätsbericht zeigt eine Artikel-für-Artikel-Aufschlüsselung der Rentabilität und der gesamten Artikel–Rentabilität – wenn Sie ganz nach unten scrollen.

Letztendlich sind dies nur einige der Berichte, die Sie ausführen können, um zu verfolgen, wie Jobs oder Projekte eine Rolle für die finanzielle Fitness Ihres Unternehmens spielen. Obwohl wir bestimmte Unternehmensdateien verwendet haben, um die diskutierten Prinzipien und Konzepte zu veranschaulichen, können Sie diese Art der Verfolgung und Berichterstellung für andere Branchen verwenden.

Ich erinnere mich an Anwendungsfälle mit Tochtergesellschaften und Standorten unterhalb einer Muttergesellschaft für den Einzelhandel. Sie können die Rentabilität, Produktivität und den Fortschritt für jede Tochtergesellschaft verfolgen – mit den gleichen Prozessen, die oben aufgeführt sind.

Sie können jeder Tochtergesellschaft persönliche Kostenvoranschläge oder Angebote unterbreiten und diese dann zu den letztlich von der jeweiligen Tochtergesellschaft vereinbarten Preisen in Rechnung stellen. Sie können dann jede Tochtergesellschaft stapeln; und sehen, welche profitabler war oder mehr Umsatz hatte als die anderen usw.

Wie verfolge ich die Auftragskosten in QuickBooks Desktop besser?

Um Ihre Jobkostenanalyse zu maximieren, können Sie einen Bereich von Kundendaten untersuchen, der nicht häufig untersucht wird – sei es während der Ersteinrichtung des Kunden oder nach der Erstellung des Kunden – die Registerkarte Jobinfo von Kunde oder Job. Hier geben Sie Attribute für jeden Job an:

• Stellenbeschreibung: Detailliertere Beschreibung der Art der Arbeit, die im Auftrag eines Kunden oder eines Standorts ausgeführt wird.
• Jobtyp: Welche Art von Job wird für diesen Client oder Standort ausgeführt. In dieser Beispieldatei gibt es nur die Option zum benutzerdefinierten Design.Sie können detaillierter sein, indem Sie weitere Typen hinzufügen, um anzugeben, was möglicherweise rentabler war oder wo Ihr Team in bestimmten Zeiträumen produktiver war.
• Jobstatus: Sie haben sechs verfügbare Status, um jedes Projekt oder jeden Job zu kennzeichnen. Was Sie auswählen, hängt wahrscheinlich davon ab, wie Ihr Unternehmen die Bedeutung für jeden Status definiert. Im Folgenden finden Sie jedoch typische Anwendungsfälle für jede Option.
  • Ausstehend für Verhandlungsphase
  • Ausgezeichnet für die Möglichkeit, an dem Job zu arbeiten
  • Nicht vergeben für den Verlust des Gebots, für diesen Job oder Kunden zu arbeiten
  • In Bearbeitung zeigt an, dass der Job vergeben wurde und daran gearbeitet wird
  • Geschlossen zeigt an, dass der Job abgeschlossen ist
  • Keine zeigt an, dass der Bieterprozess nicht begonnen hat.
• Startdatum: Der Tag, an dem Sie mit der Arbeit am Projekt beginnen.
• Geplantes Enddatum: Wenn Ihre Organisation glaubt, dass das Projekt abgeschlossen sein wird.
• Enddatum: als das Projekt tatsächlich endete.

Wenn Sie diese Felder ausfüllen und Schätzungen verwenden, erhalten Sie nicht nur einen besseren Überblick über Dollar und Cent, sondern auch über die Gesamtproduktivität – in Bezug auf eine bestimmte Projektpipeline.

Wenn Sie die Fortschrittsrechnung verwenden, können Sie die Lebensdauer eines bestimmten Auftrags, Projekts oder Auftrags (im Zusammenhang mit Einzelhandelsgeschäften) genauer verfolgen. und sehen Sie die Daten, die durch die Fortschrittsrechnungen im Vergleich zu Schätzungen angezeigt werden. Für Einzelhandelsgeschäfte können Sie den Fortschritt basierend auf den Mengen festlegen, die Sie erfüllen können, und dann im Namen des Kunden in Rechnung stellen.

Wofür ist das Dropdown-Menü Jobstatus in QuickBooks geeignet?

Wenn Sie die Dropdown-Liste Auftragsstatus für Ihren Kunden besser nutzen, insbesondere wenn Sie die Dropdown-Optionen In Bearbeitung und Geschlossen nutzen, können Sie den WIP-Zusammenfassungsbericht für Aufträge in QuickBooks Desktop verwenden.

Dies basiert auf dem Vergleich zwischen dem, was in der Schätzung enthalten ist, und dem, was dagegen in Rechnung gestellt wurde. Wenn Sie speziell die prozentuale Fortschrittsabrechnung verwenden, bezieht % Complete seine Zahlen aus dem Betrag der Schätzung, der in Rechnung gestellt wurde.

Wie verwende ich den QuickBooks Jobs WIP Summary Report am besten?

Wenn Sie sich Berichtsfilter ansehen, können Sie alle Jobstatustypen verwenden. Die Bedenken hier können die Einstellung auf nur eines der Statusflags sein. Einige Unternehmen möchten möglicherweise mehr als einen Status gleichzeitig anzeigen können, anstatt für jeden Jobstatus einen Bericht ausführen zu müssen.

So etwas klingt definitiv wie ein praktischer Vorschlag zur Produktverbesserung, den Sie aus dem Hilfebereich von QuickBooks senden können, dann Feedback online senden und Produktvorschlag auswählen. Wenn das der Fall ist, bin ich sicher, dass Entwickler versuchen, die Integration in die Gesamtsoftware zu implementieren und zu testen – während wir sprechen.

Vielleicht fordern wir zum Beispiel die Möglichkeit an, den Jobstatus als Kontrollkästchen in die Registerkarte Anzeige aufzunehmen, wenn Sie diesen Bericht anpassen.

Kann ich einen Bericht generieren, in dem Jobstatus gleichzeitig aufgelistet werden?

Nach einigen Recherchen haben wir die Möglichkeit entdeckt, den Kundenkontaktlistenbericht zu verwenden. Es gibt Dinge, die Sie beachten möchten, wenn Sie es verwenden; diese sind:

• Es erfordert die Anpassung und Filterung von Datenattributen
• Es handelt sich um einen listenbasierten Bericht, dh es werden keine analytischen Daten darin dargestellt.

Trotz dieser Zeiger können Sie Zahlen abrufen, indem Sie Spalten hinzufügen – Balance, Days Overdue. Sie können weitere Informationsdetails hinzufügen, indem Sie Spalten für Auftragsstatus, Auftragsart, Kundentyp, Enddatum, geplantes Enddatum, Vertreter usw. hinzufügen.

Je nachdem, wie fokussiert ein solcher Bericht sein soll, werden möglicherweise eine Vielzahl von Spalten entfernt, die für Ihre Berichtsziele nicht wesentlich sind; sie werden dann gleichzeitig wichtige hinzufügen, um dorthin zu gelangen, wo Sie sein müssen.

Hier ist ein Beispielbericht, nachdem irrelevante Spalten entfernt und relevante Spalten zum Bericht hinzugefügt wurden. Ich bin mir sicher, dass Ihnen noch einige andere Spalten in den Sinn kommen, die Sie möglicherweise hinzufügen möchten.

Angesichts der Zeit, die eine solche Anpassung in Anspruch nehmen kann, können Sie sich darauf verlassen, dass Sie sich den Bericht merken können. Dieser Bericht kann dann exportiert werden, sodass Sie ihn wiederherstellen können, falls Probleme mit der Datenintegrität auftreten.

Kann ein Einzelhändler den WIP-Zusammenfassungsbericht in QuickBooks verwenden?

Was wir im Prozess der Fortschrittsabrechnung festgestellt haben, schreitet basierend auf Mengen voran, die nicht vollständig in den WIP-Zusammenfassungsbericht aufgenommen werden. Stattdessen möchten Sie den Kundenauftrag verwenden, um den Prozess in Rechnung zu stellen, der Ihnen hilft, die Mengen auf der Nachbestellung für Einzelhandelsunternehmen besser zu verfolgen.

Wie Sie sehen können, basiert% Complete scheinbar auf der prozentualen Progression. Es scheint zählbasierte Mengen nur im ($) Diff zu binden. spalte und Act Revenue Spalte. Dies kann die korrekte Interpretation der Berichtsdaten vor Ihnen beeinträchtigen.

Was muss ich über die Artikelrentabilität und die Auftragskosten in QuickBooks Desktop wissen?

Die ordnungsgemäße Artikelerstellung ist für die ordnungsgemäße Verfolgung der Auftragskosten in QuickBooks unerlässlich. Oben dargestellt ist der Prozess der Erstellung eines Serviceelements basierend auf dem Kontext der Arbeit, die im Auftrag Ihres Unternehmens über Subunternehmer ausgeführt wird.

Das gleiche kann für nicht inventarisierte Teile und inventarisierte Baugruppen-Artikeltypen erfolgen. Dies gewährleistet eine genaue Verfolgung bestimmter Elemente, die Sie im Auge behalten müssen.

Je mehr Details Sie hier angeben, desto mehr Datenmengen geben Sie QuickBooks Reporting, um Einblicke in die Geschäftstätigkeit Ihres Unternehmens zu erhalten.

Was kann meine Rentabilitätsberechnungen in QuickBooks beeinträchtigen?

Gelegentlich kann es vorkommen, dass ein Kredit für einen Job / ein Projekt verlegt wird, während beabsichtigt wird, einen anderen Kredit aufzunehmen. Glücklicherweise kann QuickBooks Desktop 2019 – QuickBooks Pro, QuickBooks Premier, QuickBooks Accountant Edition oder Enterprise – Gutschriften reibungsloser zwischen Aufträgen übertragen als frühere Versionen, bei denen nur wenige Mausklicks erforderlich sind.

Wir haben eine Aufzeichnung dieser Funktion in Aktion aus unserem Webinar, in dem wir die vielen neuen Funktionen in QuickBooks Desktop 2019 hervorgehoben haben.

Bis zum nächsten Mal

Vielen Dank, dass Sie mit QuickBooks Desktop einen Blick auf diesen Spickzettel in die Welt der Verfolgung Ihrer Jobkosten geworfen haben. Wenn Sie diese Funktion seit einiger Zeit nutzen, großartig! Wenn Sie möglicherweise Anomalien finden, die Sie bei der Berichterstellung, Artikelbewertung, Auftrags- und Projektverfolgung usw. nicht erwartet haben. zögern Sie nicht, sich an Ihren QuickBooks-Berater für Out-Of-The-Box-Technologie zu wenden.

Empowered durch eine solche Partnerschaft, werden Sie von einer gründlichen Überprüfung Ihrer QuickBooks Unternehmen Datei mit einem Team von Out-Of-The-Box-Technologie Buchhaltung Experten und Finanzkontrolleure zu Ihrer Verfügung gewährleistet werden.

Wenn Sie zum ersten Mal mit QuickBooks in die Jobkalkulation einsteigen, kümmert sich dasselbe auch um Sie. Zögern Sie nicht, das Gespräch zu beginnen – sei es für eine finanzielle Bindung oder eine mögliche QuickBooks-Datenmigration. Wir sind nur einen Anruf entfernt unter (888) 232-4758; Sie können uns hier eine E-Mail senden oder Ihre kostenlose Bewertung planen.