So verbessern Sie Ihren Rechnungsfreigabeprozess

Verliert Ihr Unternehmen Geld und Produktivität durch einen ineffizienten und veralteten Rechnungsgenehmigungsprozess? Sie werden überrascht sein zu erfahren, dass selbst in Zeiten technologischer Fortschritte wie Workflow-Automatisierung, künstlicher Intelligenz und Datenanalyse viele Unternehmen weiterhin auf die manuelle Rechnungsgenehmigung als Teil ihres standardmäßigen Procure-to-Pay-Prozesses (P2P) angewiesen sind. Infolgedessen verlieren sie Geld durch Prozessineffizienzen, Zeitverschwendung und verpasste Gelegenheiten für wertsteigernde Rabatte auf vorzeitige Zahlungen.

Die Rationalisierung und Optimierung der Rechnungsverarbeitung kann erhebliche Vorteile für Ihre Beschaffungs- und Kreditorenbuchhaltungsteams sowie für die Gesundheit, Rentabilität und Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens haben. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, einige benutzerfreundliche Änderungen zu recherchieren und zu implementieren, können Sie verhindern, dass Sie durch die suboptimale Rechnungsverarbeitung an Wert verlieren, und sicherstellen, dass Sie das Beste aus Ihrem Geld herausholen, wenn es Zeit ist, die Rechnungen zu bezahlen.

Warum Sie einen formalisierten Rechnungsgenehmigungsprozess benötigen

In einer perfekten Welt ist der Rechnungsgenehmigungsprozess ziemlich einfach und unkompliziert: der Käufer erhält eine Rechnung vom Lieferanten, überprüft die Richtigkeit und leitet sie dann zur Genehmigung an den entsprechenden Stakeholder weiter. Sobald es genehmigt ist, stellt die Kreditorenbuchhaltung (AP) die Zahlung aus und aktualisiert die Finanzunterlagen des Unternehmens entsprechend.

In der Praxis erfordern jedoch das Potenzial für Brüche in der Genehmigungskette, menschliches Versagen, Rechnungsbetrug und andere Probleme die Erstellung eines formalisierten Rechnungsgenehmigungsprozesses. Rechnungsgenehmigungsworkflows variieren von Unternehmen zu Unternehmen, aber im Allgemeinen sieht ein vollständig entwickelter Rechnungsgenehmigungsworkflow ungefähr so aus:

1. Rechnungserfassung

Wenn eine Rechnung von einem Kreditor eingeht, alle für die Transaktion relevanten Informationen (einschließlich der ursprünglichen Bestellnummer (PO-Nummer) Rechnungsnummer, Rechnungsbetrag, Menge und Qualität der bestellten Waren, Geschäftsbedingungen usw.) in das Einkaufssystem des Empfängers übertragen werden.

1. Rechnungsvalidierung / PO Matching

Nach der Erfassung wird die Rechnung kategorisiert und mit anderen Dokumenten verknüpft, die sich auf die Transaktion beziehen, einschließlich der ursprünglichen PO, Versanddokumente, Kaufbelege und Korrespondenz mit dem Lieferanten über Änderungen an der Bestellung. Dies wird allgemein als „Drei-Wege-Matching“ bezeichnet, kann jedoch Dokumente enthalten, die über das Trio von PO, Rechnung und Versandmanifest hinausgehen.

1. Ausnahmen und Korrekturen

Wenn eine Rechnung unvollständige oder falsche Informationen enthält, wird sie an Mitarbeiter weitergeleitet, die die richtigen oder fehlenden Informationen aufspüren und dann erneut überprüfen und abgleichen. Rechnungen, die nicht zuverlässig zu einer bestehenden Transaktion zurückverfolgt werden können, können eine Betrugsuntersuchung auslösen.

1. Rechnungsgenehmigungsrouting

Nach Abschluss der Überprüfung und des Abgleichs wird die Rechnung an den /die richtigen Genehmiger weitergeleitet, basierend auf den Kriterien, die in den Geschäftsprozessen des Unternehmens festgelegt sind. Beispielsweise muss eine Rechnung möglicherweise sowohl vom Manager der Abteilung, die den Auftrag erteilt, als auch von einem leitenden Manager genehmigt werden, wenn der Betrag außerhalb bestimmter Ausgabenlimits liegt oder sich auf ein bestimmtes Projektbudget bezieht.

1. Zahlungsabwicklung

Genehmigte Rechnungen werden zur Bearbeitung und Zahlung an die Kreditorenbuchhaltung weitergeleitet. Bearbeitete Rechnungen werden geschlossen und die Buchhaltungsunterlagen aktualisiert.

Mit einem formellen Rechnungsverwaltungsprozess ist es viel einfacher, potenzielle Fehler und Störungen zu minimieren. Selbst der reibungsloseste manuelle Prozess ist jedoch anfällig für vermeidbare Probleme, die durch Rechnungsautomatisierung behoben werden können.

“ Über die Entwicklung eines formellen Rechnungsgenehmigungsprozesses hinaus ist die Automatisierung die beste Wahl, die Sie treffen können, um die Effizienz, Genauigkeit und Einsparungen Ihres Unternehmens bei der Rechnungsverarbeitung zu verbessern.“

Probleme, die durch manuelle Rechnungsgenehmigungsprozesse verursacht werden

Manuelle Rechnungsverarbeitungs- und Genehmigungsworkflows, die sich an Geschäftsregeln halten, können kleinen Unternehmen mit minimalen Lieferketten sicherlich eine angemessene (wenn nicht optimale) Leistung bieten. Größere Unternehmen und diejenigen, die strategisches Wachstum anstreben, werden jedoch bald feststellen, dass eine wachsende Lieferkette einen höheren Bedarf an Zeit, Talenten und Ressourcen für Mitarbeiter mit sich bringt — und manuelle Prozesse können diesen Bedarf einfach nicht effektiv und effizient decken.

Einige der häufigsten Probleme, die die manuelle Rechnungsverarbeitung plagen können, sind:

• Schlechte Ausgabentransparenz und erhöhtes Risiko. Manuelle Prozesse machen es für böswillige Parteien verlockend, eine falsche Rechnung zur Zahlung einzureichen, und erhöhen das Risiko, dass solche Rechnungen bezahlt und erst entdeckt werden, wenn es zu spät ist. Darüber hinaus können manuelle Workflows dazu führen, dass Bestellungen als Maverick-Ausgaben „durch die Ritzen rutschen“, insbesondere wenn Benutzer genehmigte Einkaufsrichtlinien umgehen, um Artikel zu kaufen und Rechnungen und andere Dokumente zu erhalten, ohne dass die Kreditoren in der Schleife sind. Dies kann zu unvollständigen und ungenauen Ausgabendaten führen, was wiederum verheerende Auswirkungen auf die Finanzberichterstattung, die Prüfpfade, den Cashflow und die strategische Entscheidungsfindung haben kann.
• Verlorene Rechnungen. Eine der Herausforderungen des papierbasierten Dokumentenmanagements ist die Häufigkeit, mit der Rechnungen verloren gehen oder vernichtet werden können. Das Aufspüren falsch abgelegter Rechnungen in einem riesigen Meer von Papier ist zeitaufwändig und kann Lieferantenbeziehungen mit unnötigen Verzögerungen beschädigen.
• Menschliches Versagen. Wenn Finger auf Tastatur treffen, vervielfacht sich das Risiko für Fehler und Versehen. Die manuelle Dateneingabe kann zu falschen oder unvollständigen Zahlungen führen und die Überprüfung von Rechnungen erheblich erschweren.
• Doppelte Zahlungen. Ein weiteres Symptom der manuellen Rechnungsverarbeitung ist, dass doppelte Zahlungen aus einer Reihe von Gründen erfolgen können, einschließlich Verzögerungen durch ineffiziente Dateneingabe- und Genehmigungsworkflows oder Routingfehler, die dazu führen, dass dieselbe Zahlung zweimal verarbeitet wird. Ohne automatische Überprüfung ist es allzu einfach — und teuer —, die benötigten Waren und Dienstleistungen mehr als einmal zu bezahlen.
• Verzögerungen beim Genehmigungsworkflow. Manuelle Workflows verlangsamen jeden Prozess. Und wenn es kein System gibt, um Backups und Erinnerungen für Genehmiger bereitzustellen, die nicht im Büro sind oder einfach zu überfüllt sind, um genau auf ihren Posteingang zu achten, können sich Rechnungsgenehmigungen verzögern, was zu verspäteten Zahlungen, dem Verlust potenzieller Skonti für vorzeitige Zahlungen und Goodwill bei Lieferanten führt.
• Hoher Personalaufwand. Rechnungsworkflows, die auf Stift, Papier und Personen basieren, sind langsam, arbeitsintensiv und teuer. Übermäßige Arbeitskosten können die durchschnittlichen Kosten für die Verarbeitung einer einzelnen Rechnung in die Stratosphäre treiben.

Transformieren Sie Ihren Rechnungsgenehmigungsprozess mit Automatisierung

Neben der Entwicklung eines formellen Rechnungsgenehmigungsprozesses ist die Automatisierung die beste Wahl, die Sie treffen können, um die Effizienz, Genauigkeit und Einsparungen Ihres Unternehmens bei der Rechnungsverarbeitung zu verbessern. Rechnungsfreigabesoftware oder AP-Automatisierungssoftware als Teil einer gesamten Procure-to-Pay-Software wie PLANERGY können dieses Ziel erreichen. Ein Bericht des Marktforschungsunternehmens Levvel (ehemals Paystream Advisors) aus dem Jahr 2018 ergab, dass die drei größten Probleme bei der Rechnungsverarbeitung für Unternehmen verpasste Rabatte (44%), verspätete Zahlungen (39%) und doppelte Zahlungen (29%) waren — drei potenzielle Probleme, die durch die Automatisierung leicht behoben werden können.

Aber es endet nicht dort. Cloud-basierte AP-Automatisierungssoftware – einschließlich Rechnungsverarbeitung – bietet Ihren Beschaffungs- und AP-Teams mehrere sofortige und leistungsstarke Verbesserungen, darunter:

• Optimale Rechenschaftspflicht; automatisierte Workflows verfolgen jede Transaktion in Echtzeit, sodass Sie immer wissen, wo sich Ihre Rechnung in der Genehmigungskette befindet. Sie können Workflows mit Eventualitäten und Erinnerungen einrichten, um Straßensperren zu minimieren, und mobilen Zugriff für die schnellstmöglichen Genehmigungen.
• Sichtbarkeit der Gesamtausgaben.
• Präzise und effiziente Rechnungszyklen mit automatischem 3-Wege-Abgleich.
• Einfache Integration in bestehende Buchhaltungs- und ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning), um alle Beteiligten über Geschäftsbereiche und Abteilungen hinweg zu verbinden.
• Höhere Produktivität dank freihändiger automatisierter Workflows, die Mitarbeiter von zeitaufwändiger Plackerei mit geringem Wert befreien, damit sie sich auf strategischere Aufgaben konzentrieren können.
• Massive Kosten- und Zeitersparnis durch Prozessoptimierung und Wegfall des papierbasierten Dokumentenmanagements.
• Reduzierung oder Beseitigung von menschlichem Versagen und Rechnungsbetrug.
• Schnellere, genauere Finanzberichterstattung, Prognosen und Prüfpfade.
• Mehr Skonto und wenige oder gar keine Verzugsgebühren.

Automatisieren und optimieren Sie Ihre Rechnungsworkflows mit der Rechnungsgenehmigungssoftware

Es kann eine Herausforderung sein, den maximalen Nutzen aus Ihren Rechnungsgenehmigungsworkflows zu ziehen, aber es muss nicht Ihren Zeitplan dominieren oder Ihre Mitarbeiter mit unnötiger Komplexität belasten. Mit einem gut entwickelten Rechnungsfreigabeprozess und der richtigen AP-Automatisierungslösung können Sie das Risiko bei der Rechnungsverarbeitung reduzieren, Ihre Produktivität und Effizienz verbessern und erhebliche Einsparungen durch weniger Abfall, niedrigere Arbeitskosten und weniger Ressourcenverbrauch erzielen.

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