Adquisición 101 Orden de Compra vs Contrato

Si alguna vez desea lanzar una moneda sobre un tema determinado, simplemente considere comprar de un Contrato en lugar de emitir una Orden de Compra (PO). ¡Espera, para! Baja la moneda lentamente y agrégala a tu crecimiento de línea superior, donde pertenece. Este sentimiento de indecisión que está teniendo, aunque justificado, no ayudará a su organización a procurarse con confianza. Buenas noticias, sin embargo, este sentimiento es completamente evitable.

Para justificar su indecisión sobre el pedido de un Contrato frente a una orden de compra, tenga en cuenta que a primera vista parecen estar confundidos acerca de sus identidades. Considere estos ejemplos. Cuando es aceptado por un proveedor, cada orden de compra se convierte en un contrato, pero no todos los contratos lo son. Algunos (pero no todos!) la gente ve el POs como una especie de contrato de una sola vez. Las órdenes de compra pueden hacer referencia cruzada a los términos de un contrato negociado. Es un error común pensar que el nivel de detalle en una orden de compra es menor que el de un contrato.

Cualquier profesional médico con licencia diagnosticaría esto como una variación del Trastorno de Identidad Disociativo, División de Adquisiciones. La intención de Tradogram es volver a poner la «cura» en las adquisiciones, por lo que estos son los 6 factores principales a considerar al evitar una crisis de identidad para contratos y órdenes de compra.

1. 1. Duración: Las OP se suelen utilizar a corto plazo (generalmente menos de un año) por una sola vez, mientras que los contratos se utilizan para la adquisición de artículos durante un período prolongado (generalmente más de un año) y pueden incluir opciones de renovación.
   2. Legalidad: Un contrato es un documento legal y una orden de compra es un documento comercial. Para elaborar, un OP es una oferta del comprador al proveedor. Si el proveedor lo acepta (dentro de un plazo razonable), la orden de compra se convierte en un contrato. Lógicamente, este PO tendrá valor cero si no es aceptado por el proveedor. Vale la pena mencionar que los puntos de venta se pueden crear en base a contratos, también se conocen como Órdenes de liberación.
   3. Términos y condiciones: Como se mencionó, hay una idea errónea sobre el nivel de detalle en los contratos y las órdenes de compra. Los términos y condiciones negociados específicos se describen en ambos, pero se debe usar un contrato cuando estos Ts y Cs deben incluir el alcance del trabajo, los entregables, los estándares de desempeño, los planes de gestión del cambio, etc.

«Un contrato se usa cuando hay un conjunto complejo de términos asociados con la adquisición que van por encima de los términos estándar asociados con las OP. Esto no significa que no se deba usar una OP., sugiero que lo haga porque el valor de la OP es reservar un compromiso en el sistema financiero, permitir un registro específico del gasto al proveedor y facilitar el proceso de emparejamiento para el pago». Joseph R. Postiglione Sr. (CMRP)

1. Nivel de riesgo: Como guía, cuando el nivel de riesgo es más alto, es más prudente usar un contrato. Un riesgo significativo puede indicar la posibilidad de una recompensa significativa, por lo que un documento legal es una especie de red de seguridad. Los contratos pueden reducir la exposición al riesgo, identificar responsabilidades y definir estándares de desempeño de manera más directa que los términos de un punto de venta. Sin embargo, dado que las cantidades y el tiempo de entrega no están definidos en un contrato, se recomienda que se emitan uno o más puntos de venta que se refieran al contrato para comprometer fondos de pago por los bienes/servicios contratados. Mitigue el riesgo siempre que sea posible.
2. Tipo: Hay tres tipos de contratos: un contrato de Precio fijo, un contrato Reembolsable de costos (también conocido como contrato de Costo más) y un contrato de Tiempo & Material. Del mismo modo, existen diferentes tipos de POs – usted puede emitir una norma de orden de compra o un pedido abierto con varias fechas de entrega durante un período de tiempo. Es fundamental conocer de antemano sus objetivos de compra precisos.
3. Clasificación de artículos: Las órdenes de compra se utilizan comúnmente para comprar bienes, mientras que los contratos se utilizan con mayor frecuencia para comprar servicios. Aunque muchas empresas no siguen este protocolo, el mensaje más grande aquí es considerar lo que está comprando y proceder en consecuencia. Puede que no tenga mucho sentido redactar un contrato para ese pedido único de vendas para los ojos para todo su departamento de adquisiciones cuando vayan a lanzar la moneda.

Si estos consejos no proporcionan dos «identidades» separadas para Contratos y Órdenes de compra, no se desespere, no siempre es fácil detectar sutilezas de carácter. Para que esta situación sea indolora, trate de no ver el lanzamiento de la moneda como una elección entre un Contrato y un OP, sino como una decisión entre dos enfoques: un OP que se convierte en un contrato de una sola vez o un Contrato que estipula los parámetros de una relación a largo plazo (significativamente más compleja) con los proveedores.

¿Sigue confundido? Estamos encantados de charlar con usted! Para obtener más consejos sobre la gestión de contratos y puntos de venta, Póngase en contacto con nosotros y pregúntenos cómo puede ayudarle Tradogram.

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