Cómo Mejorar El Proceso de Aprobación de Facturas

¿Su empresa está perdiendo dinero y productividad a causa de un proceso de aprobación de facturas ineficiente y obsoleto? Es posible que le sorprenda saber que, incluso en una era de avances tecnológicos como la automatización del flujo de trabajo, la inteligencia artificial y el análisis de datos, muchas empresas siguen confiando en la aprobación manual de facturas como parte de su proceso predeterminado de compra a pago (P2P). Y como resultado, están perdiendo dinero por ineficiencias de proceso, tiempo perdido y oportunidades perdidas de descuentos por pago anticipado que aumentan el valor.

La racionalización y optimización del procesamiento de facturas puede tener beneficios significativos para sus equipos de compras y cuentas por pagar, así como para la salud, la rentabilidad y el poder competitivo de su empresa. Tomarse el tiempo para investigar e implementar algunos cambios fáciles de usar puede ayudarlo a dejar de perder valor por el procesamiento de facturas subóptimo y asegurarse de aprovechar al máximo su dinero a la hora de pagar las facturas.

Por qué necesita un Proceso de Aprobación de Facturas Formalizado

En un mundo perfecto, el proceso de aprobación de facturas es bastante simple y directo: el comprador recibe una factura del proveedor, verifica que es correcta y luego la envía a la parte interesada correspondiente para su aprobación. Una vez aprobado, cuentas por pagar (AP) emite pagos y actualiza los registros financieros de la compañía en consecuencia.

En la práctica, sin embargo, la posibilidad de interrupciones en la cadena de aprobación, errores humanos, fraude de facturas y otros problemas requieren la creación de un proceso de aprobación de facturas formalizado. Los flujos de trabajo de aprobación de facturas variarán de una empresa a otra, pero, en términos generales, un flujo de trabajo de aprobación de facturas completamente desarrollado se verá algo como esto:

1. Captura de facturas

Cuando se recibe una factura de un proveedor, toda la información relevante para la transacción (incluido el número de orden de compra original (número de orden de compra), el importe de la factura, la cantidad y calidad de los bienes pedidos, los términos y condiciones, etc.) deben transferirse al sistema de compras del destinatario.

1. Validación de facturas / Coincidencia de órdenes de compra

Una vez capturada, la factura se clasifica y vincula a cualquier otro documento relacionado con la transacción, incluidos el orden de compra original, los documentos de envío, los recibos de compra y la correspondencia con el proveedor sobre cualquier cambio en el pedido. Esto se conoce comúnmente como» coincidencia de tres vías», pero puede incluir documentos más allá del trío de PO, factura y manifiesto de envío.

1. Excepciones y correcciones

Si una factura tiene información incompleta o incorrecta, se envía a los miembros del personal que rastrean la información correcta o faltante y luego se vuelve a verificar y a cotejar. Las facturas que no se pueden rastrear de manera confiable a una transacción existente pueden desencadenar una investigación de fraude.

1. Enrutamiento de aprobación de facturas

Una vez completada la verificación y la coincidencia, la factura se envía al aprobador o aprobadores adecuados, según los criterios establecidos por los procesos comerciales de la empresa. Por ejemplo, es posible que una factura deba ser aprobada tanto por el gerente del departamento que realiza el pedido como por un gerente senior si la cantidad está fuera de los límites de gasto específicos o está relacionada con un presupuesto de proyecto específico.

1. Procesamiento de pagos

Las facturas aprobadas se envían al departamento de cuentas por pagar para su procesamiento y pago. Las facturas procesadas se cierran y los registros contables se actualizan.

Con un proceso formal de gestión de facturas implementado, es mucho más fácil minimizar posibles errores e interrupciones. Sin embargo, incluso el proceso manual más fluido es propenso a problemas prevenibles que se pueden abordar a través de la automatización de facturas.

«Más allá de desarrollar un proceso formal de aprobación de facturas, la mejor opción que puede hacer para mejorar la eficiencia, la precisión y el ahorro del procesamiento de facturas de su empresa es automatizar.»

Los problemas creados por los Procesos de Aprobación Manual de Facturas

Los flujos de trabajo de aprobación y procesamiento manual de facturas que se adhieren a las reglas comerciales sin duda pueden proporcionar un rendimiento adecuado (si no óptimo) para las pequeñas empresas con cadenas de suministro mínimas. Sin embargo, las empresas más grandes y las que buscan un crecimiento estratégico pronto descubrirán que una cadena de suministro en crecimiento trae consigo una mayor demanda de tiempo de personal, talento y recursos, y los procesos manuales simplemente no pueden satisfacer esa demanda de una manera efectiva y eficiente.

Algunos de los problemas más comunes que pueden afectar el procesamiento manual de facturas incluyen:

• Falta de Transparencia en el Gasto y Aumento del Riesgo. Los procesos manuales hacen que sea tentador para las partes maliciosas enviar una factura falsa para el pago, y aumentan el riesgo de que dichas facturas se paguen y no se descubran hasta que sea demasiado tarde. Además, los flujos de trabajo manuales pueden permitir que los pedidos se «escabullan» como gasto inconformista, particularmente si los usuarios eluden la política de compras aprobada para comprar artículos y recibir facturas y otros documentos sin cuentas por pagar en el bucle. Esto puede conducir a datos de gastos incompletos e inexactos, lo que a su vez puede tener un impacto devastador en los informes financieros, las pistas de auditoría, el flujo de efectivo y la toma de decisiones estratégicas.
• Facturas perdidas. Uno de los desafíos creados por la gestión de documentos en papel es la frecuencia con la que las facturas se pueden perder o destruir. Rastrear facturas mal archivadas en un vasto mar de papel lleva mucho tiempo y puede dañar las relaciones con los proveedores con retrasos innecesarios.
• Error humano. Cuando los dedos se encuentran con el teclado, el riesgo de errores y descuidos se multiplica. La introducción manual de datos puede dar lugar a pagos incorrectos o incompletos, y hacer que sea mucho más difícil verificar las facturas.
• Pagos duplicados. Otro síntoma del procesamiento manual de facturas, los pagos duplicados se pueden realizar por una serie de razones, incluidos los retrasos debidos a flujos de trabajo de aprobación y entrada de datos ineficientes o errores de enrutamiento que conducen a que el mismo pago se procese dos veces. Sin verificación automática, es muy fácil y costoso pagar más de una vez por los bienes y servicios que necesita.
• Retrasos en el Flujo de trabajo de aprobación. Los flujos de trabajo manuales ralentizan todos los procesos. Y si no hay un sistema para proporcionar copias de seguridad y recordatorios para los aprobadores que están fuera de la oficina o simplemente demasiado saturados para prestar mucha atención a su bandeja de entrada, las aprobaciones de facturas pueden retrasarse, lo que lleva a pagos atrasados, pérdida de posibles descuentos por pago anticipado y buena voluntad con los proveedores.
• Altos Gastos Generales de Personal. Los flujos de trabajo de facturas basados en lápiz, papel y personas son lentos, requieren mucha mano de obra y son costosos. Los costos de mano de obra excesivos pueden empujar el costo promedio de procesar una sola factura a la estratosfera.

Transforme su Proceso de Aprobación de Facturas con Automatización

Más allá de desarrollar un proceso formal de aprobación de facturas, la mejor opción que puede hacer para mejorar la eficiencia, precisión y ahorro de su empresa en el procesamiento de facturas es automatizar. El software de aprobación de facturas, o software de automatización de puntos de acceso, como parte de un software general de Compra a pago, como PLANERGY, puede lograr este objetivo. Un informe de 2018 de la firma de investigación Levvel (anteriormente Paystream Advisors) encontró que las tres principales preocupaciones de procesamiento de facturas para las organizaciones empresariales fueron los descuentos perdidos (44%), los pagos atrasados (39%) y los pagos duplicados (29%), tres problemas potenciales que se resuelven fácilmente a través del poder de la automatización.

Pero no termina ahí. El software de automatización de puntos de acceso basado en la nube, incluido el procesamiento de facturas, ofrece a sus equipos de compras y PUNTOS de acceso varias mejoras inmediatas y potentes, que incluyen:

• Rendición de cuentas óptima; los flujos de trabajo automatizados rastrean cada transacción en tiempo real, para que siempre sepa dónde está su factura en la cadena de aprobación. Puede configurar flujos de trabajo con contingencias y recordatorios para minimizar los bloqueos de carreteras, y acceso móvil para las aprobaciones más rápidas posibles.
• Visibilidad total del gasto.
• Ciclos de facturación precisos y eficientes con coincidencia automática de 3 vías.
• Fácil integración con los sistemas de contabilidad y planificación de recursos empresariales (ERP) existentes para conectar a todas las partes interesadas de las unidades de negocio y los departamentos.
• Mayor productividad gracias a los flujos de trabajo automatizados de manos libres que liberan al personal de las tareas pesadas de poco valor y que consumen mucho tiempo para que puedan centrarse en tareas más estratégicas.
• Ahorro masivo de costes y tiempo a través de la optimización de procesos y la eliminación de la gestión de documentos en papel.
• Reducción o eliminación de errores humanos y fraude de facturas.
• Informes financieros, pronósticos y pistas de auditoría más rápidos y precisos.
• Más descuentos por pago anticipado y pocos o ningún cargo por pago atrasado.

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Obtener el máximo valor de sus flujos de trabajo de aprobación de facturas puede ser difícil, pero no tiene que dominar su horario ni estresar a su personal con una complejidad innecesaria. Con un proceso de aprobación de facturas bien desarrollado y la solución de automatización de puntos de acceso adecuada, puede reducir el riesgo en el procesamiento de facturas, mejorar su productividad y eficiencia, y disfrutar de ahorros sustanciales gracias a la reducción de residuos, los menores costos de mano de obra y el menor consumo de recursos.

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