Costo del trabajo de Escritorio de QuickBooks: Hoja de Trucos para Principiantes

Costo del trabajo de escritorio de QuickBooks: Hoja de Trucos para Principiantes

Si desea una versión de QuickBooks para profesionales de servicios, no debería ser difícil obtener una, ya que QuickBooks Pro, QuickBooks Premier, QuickBooks Accountant Edition y QuickBooks Enterprise (todos los niveles de suscripción) incluyen esta función. Comience a investigar y profundice en el por qué, el cómo y el cuándo de los costos de trabajo de QuickBooks.

¿El Costo del Trabajo Se Aplica a Mi Negocio Cuando no soy Contratista?

La importancia de realizar un seguimiento de los costos de los trabajos es la segmentación de los trabajos, tareas o proyectos debajo de una entidad matriz. Para las empresas de construcción, por lo general significa tener una persona (en el nivel superior dentro de su lista de clientes) o el proyecto de una empresa como padre. Debajo, tendrá una variedad de artículos que puede etiquetar de la manera que desee.

Si usted es un negocio minorista, aún puede usar el costo de trabajos en QuickBooks Desktop para rastrear sus muchas ubicaciones; rastrear su rentabilidad individual, productividad en el cumplimiento de pedidos, etc. Si sigue leyendo, verá cómo la flexibilidad de QuickBooks beneficia a los minoristas, ya sean físicos o de comercio electrónico.

¿Cómo funciona el cálculo de costes de trabajos en QuickBooks?

La sección descrita en este archivo de empresa de muestra de QuickBooks indica que Regina French Homes es la empresa o el cliente con el que la empresa de muestra realiza la mayoría de su correspondencia.

Regina French Homes tiene proyectos (por el aspecto que tiene) que quiere que haga la empresa, basados en el nombre de la calle donde proporciona productos o servicios, o ambos.

En este ejemplo inmediato, la empresa acaba de recibir el trabajo de Spring Street, por la bandera Otorgada junto al Estado del trabajo.

Hacemos clic en la entidad «Wrong Way Rd», porque no había transacciones para «Spring Street». Esta vez sí vemos transacciones.

Haciendo zoom en la factura resaltada, verá cómo la empresa de muestra se relaciona con las subentidades con mayor claridad. La bandera de «Sistemas de Grupos automáticos» en el menú desplegable de clases indica que esta transacción es para una compra de uno de los sistemas de grupos automáticos de la compañía.

Implica la compra de artículos: dos compras de piezas de inventario: el sistema de piscina Ultimate 3000 y una cubierta de piscina Verde Forestal; y un artículo de servicio: Mano de obra de instalación. El elemento de servicio se transporta en la factura a través de su Sitio y las filas de contenedores se despoblan, ya que no extrae ninguna cantidad.

En segundo lugar, la cantidad fraccionada comunicada en su fila de Cantidades transmite que se emplearon dos horas y media para la instalación del sistema de piscinas y su cubierta de piscinas adjunta.

Lo que puede resultarle útil es cómo las dos columnas – Tarifa Base y Precio Cada Una – muestran una diferenciación. Para comprobar de nuevo cómo se puede desarrollar esto en los datos de informes, por lo general, ejecuta un informe de Estimaciones frente a datos reales.

Puede llegar haciendo clic en el hipervínculo «Estimaciones vs Reales». Basado en lo que está en pantalla, hasta ahora, no aparece el informe proporcionará información sustancial. Veamos cuáles son los resultados de ejecutar ese informe:

Prestando atención a las columnas a lo largo del informe, apunta a la probabilidad de que no se hayan ingresado datos estimados para este trabajo o cliente en particular.

¿Por qué no había datos estimados? Filtrar las transacciones a Estimaciones, y el intervalo de fechas a Todas, revela que este trabajo en particular no recibió una oferta o cotización desde el principio de este proceso en particular. ¿Qué hay de esa factura en particular que usamos como ejemplo?

Al ir a la pestaña Formato de la factura y hacer clic en para Personalizar el diseño de los datos, entra en el proceso de personalización de la plantilla de formulario de factura; esto es aplicable a cualquier formulario que tenga disponible la pestaña formato.

Dentro, al llegar a la sección Columnas, nota que la tarifa base está habilitada para solo pantalla, no impresión. Esto ilustra claramente que esto es solo para los ojos de la empresa, lo que es un buen comienzo para rastrear lo que normalmente evalúa para los productos y servicios que proporciona frente a lo que acordó evaluar en nombre de sus clientes. ¿Qué pasa si desea obtener más información de los informes en ejecución?

En este informe detallado de rentabilidad, los números entregados se basan en el costo establecido para los artículos incluidos en las facturas para este trabajo en particular y se comparan con las tarifas utilizadas en las mismas facturas, no con las tarifas especificadas durante la creación del artículo en la Lista de Artículos.

Desde este punto de vista, aún no puede obtener los detalles que necesita para estimaciones vs reales, lo que implica la utilización del formulario de estimaciones en QuickBooks. Las estimaciones tienen la capacidad de realizar un seguimiento de los cambios en ellas, desde su creación inicial, ya sea que busque actualizar cantidades o precios.

Buscando una vista de lo que revela un informe de estimaciones vs. datos reales, abrimos el archivo de muestra de la empresa del contratista. Necesitábamos asegurarnos de que se incluyeran las estimaciones antes de ejecutar el informe Estimaciones vs Reales.

Al entrar en el Centro de atención al Cliente, y al hacer clic en la pestaña Transacciones, se muestran los tipos de transacciones Estimados necesarios. Debido a esto, debería ver los datos en el informe Estimaciones vs Datos reales.

Este es un informe de resumen categorizado por todos los trabajos. A partir de esto, se obtiene una vista panorámica de lo que iban a ser sus costos frente a lo que realmente son; y lo mismo se transmite para el seguimiento de ingresos. La última columna-Diferencia indica si usted podría perder o ganar con cada trabajo.

Aquí hay un desglose de artículo por artículo del costo estimado frente al costo real; los ingresos estimados frente a los ingresos reales; y ver si puede ganar o perder con cada artículo.

Esto mostrará un detalle de elemento de línea para un cliente específico que debe seleccionar antes de ejecutar el informe de Detalles de Estimaciones vs Datos reales.

Este informe de rentabilidad de artículos muestra un desglose de la rentabilidad artículo por artículo y la rentabilidad general del artículo, al desplazarse hasta la parte inferior.

Al final del día, estos son solo algunos de los informes que puede ejecutar para rastrear cómo los trabajos o proyectos juegan un papel en la aptitud financiera de su empresa. Aunque utilizamos archivos específicos de la empresa para ilustrar los principios y conceptos discutidos, puede usar este tipo de seguimiento e informes para otras industrias.

Recuerdo haber encontrado casos de uso relacionados con empresas subsidiarias y ubicaciones debajo de una empresa matriz para uso minorista. Puede realizar un seguimiento de la rentabilidad, la productividad y el progreso de cada filial, utilizando los mismos procesos descritos anteriormente.

Puede proporcionar estimaciones o cotizaciones personales a cada filial, luego facturarlas a los precios acordados en última instancia por cada filial respectiva. Puede, entonces, apilar cada filial; y ver cuál ha sido más rentable, o ha tenido más volumen de ventas que las otras, etc.

¿Cómo puedo Realizar un Mejor Seguimiento del Costo de los trabajos en QuickBooks Desktop?

Para maximizar el análisis de costes de su trabajo, puede explorar un área de datos de clientes que no se explora a menudo, ya sea durante la configuración inicial del cliente o después de la creación del cliente, la pestaña Información de trabajo de cliente o trabajo. Aquí, usted proporciona atributos que rodean cada trabajo:

• Descripción del trabajo: describir con más detalle la naturaleza del trabajo que se realiza en nombre de un cliente o una ubicación.
• Tipo de trabajo: qué tipo de trabajo se está ejecutando para este cliente o ubicación. En este archivo de ejemplo solo tiene la opción de diseño personalizado.Tienes el potencial de ser más detallado al agregar más tipos para indicar qué puede haber sido más rentable o dónde tu equipo puede haber sido más productivo durante períodos de tiempo específicos.
• Estado del trabajo: está configurado con seis estados disponibles para marcar cada proyecto o trabajo. Lo que seleccione probablemente dependerá de cómo su empresa defina el significado de cada estado. A continuación, sin embargo, se muestran los casos de uso típicos para cada opción.
  • Pendiente de fase de negociación
  • Adjudicado por haber tenido la oportunidad de trabajar en el trabajo
  • No Adjudicado por perder la oferta de trabajo para ese trabajo o cliente
  • En progreso indica que se le ha adjudicado el trabajo y se está trabajando en
  • Cerrado indica que el trabajo se está completando
  • Ninguno indica que no ha comenzado el proceso de licitación.
• Fecha de Inicio: el día de empezar a trabajar en el proyecto.
• Fecha de finalización proyectada: cuando su organización cree que tendrá el proyecto completado.
• Fecha de finalización: cuando el proyecto terminó.

Al rellenar estos campos y utilizar Estimaciones, puede obtener una mejor visión no solo de dólares y centavos, sino también de la productividad general, con respecto a una cartera de proyectos determinada.

Cuando utiliza la facturación de progreso, puede realizar un seguimiento más preciso de la vida útil de un trabajo, proyecto u pedido determinado (en el contexto de tiendas minoristas); y ver los datos revelados a través de las facturas de progreso vs.Estimaciones. Para las tiendas minoristas, puede establecer la progresión en función de las cantidades que pueda cumplir y, a continuación, facturar en nombre del cliente.

¿Para qué sirve el menú desplegable Estado del trabajo en QuickBooks?

Cuando hace un uso más completo del menú desplegable Estado del trabajo para su cliente, especialmente cuando aprovecha las opciones desplegables En progreso y Cerrado, puede usar el informe de resumen de Trabajos WIP en QuickBooks Desktop.

Esto se basa en la comparación entre lo que está en la estimación y lo que se ha facturado en su contra. Si utiliza especialmente la facturación de progreso basada en porcentajes, % Complete extraerá sus cifras de la cantidad de la estimación que se ha facturado.

¿Cómo Uso Mejor el Informe de Resumen de Trabajos de QuickBooks WIP?

Mirando los filtros de informes, puede hacer uso de todos los tipos de estado de trabajo. Las preocupaciones aquí pueden ser la configuración de solo uno de los indicadores de estado. Es posible que algunas empresas deseen ver más de un estado simultáneamente, en lugar de tener que ejecutar un informe para cada estado de trabajo.

Algo como esto definitivamente suena como una práctica sugerencia de mejora de productos que puede enviar desde la sección de Ayuda de QuickBooks, luego enviar comentarios en línea y seleccionar Sugerencias de productos; eso a menos que sea algo que ya se haya enviado. Si ese es el caso, estoy seguro de que los desarrolladores están considerando implementar y probar su integración en el software en general, mientras hablamos.

Tal vez, por ejemplo, solicitemos la posibilidad de incluir el estado del trabajo como una casilla de verificación en la pestaña de visualización al personalizar este informe.

¿Puedo Generar un Informe En El Que se Listen Simultáneamente los Estados de los Trabajos?

Después de investigar un poco, descubrimos la capacidad de usar el Informe de la Lista de Contactos del Cliente. Hay cosas que debes tener en cuenta al usarlo; estas son::

• Requiere personalización y filtrado de atributos de datos
• Es un informe basado en listas, lo que significa que no se presentan datos analíticos.

A pesar de esos punteros, puede extraer números agregando columnas, Saldo, Días de retraso. Puede agregar más detalles informativos agregando columnas para el Estado del Trabajo, el Tipo de Trabajo, el Tipo de Cliente, la Fecha de Finalización, la Fecha de Finalización Proyectada, el Representante, etc.

Dependiendo de lo centrado que desee que esté un informe de este tipo, es posible que se encuentre eliminando una serie de columnas que no son esenciales para sus objetivos de informes; luego, agregará los esenciales simultáneamente para llegar a donde necesita estar.

Aquí hay un informe de ejemplo, después de eliminar columnas irrelevantes y agregar columnas relevantes al informe. Estoy seguro de que hay algunas otras columnas que vienen a la mente que tal vez desee agregar a esto, también.

Dada la cantidad de tiempo que puede llevar dicha personalización, puede estar tranquilo en la capacidad de memorizar el informe; este informe se puede exportar, para que pueda restaurarlo en caso de que tenga problemas de integridad de datos.

¿Puede un Minorista Hacer Uso del Informe Resumido de WIP en QuickBooks?

Lo que descubrimos en el proceso de facturación progress está progresando en función de las cantidades no se incorporará completamente al informe de resumen de WIP. En su lugar, querrá usar el proceso de Pedido de venta para Facturar, lo que ayudará a rastrear mejor las cantidades en pedidos pendientes para las empresas minoristas.

Como puede ver, % Complete se basa aparentemente en la progresión basada en porcentajes. Parece vincular cantidades basadas en conteo solo en la ( $ ) Diferencia. columna y columna de Ingresos de Act. Esto puede desbaratar la interpretación adecuada de los datos de los informes ante usted.

¿Qué necesito Saber sobre la Rentabilidad de los Artículos y el Costo de los trabajos en QuickBooks Desktop?

La creación adecuada de artículos es esencial para el seguimiento adecuado de los costos de trabajo en QuickBooks. En la imagen anterior se muestra el proceso de creación de un elemento de servicio basado en el contexto del trabajo realizado en nombre de su empresa a través de subcontratistas.

Lo mismo se puede hacer para los tipos de piezas que no son de inventario y de artículos de ensamblaje de inventario. Esto garantiza un seguimiento preciso de los elementos particulares que necesita controlar.

Cuantos más detalles proporcione aquí, mayores cantidades de datos proporcionará informes de QuickBooks para revelar información sobre cómo está funcionando su negocio.

¿Qué Puede Desvirtuar Mis Cálculos de Rentabilidad en QuickBooks?

Una ocurrencia ocasional puede ser el extravío de un crédito a un trabajo/proyecto, mientras que la intención de acreditar a otro. Afortunadamente, QuickBooks Desktop 2019 (QuickBooks Pro, QuickBooks Premier, QuickBooks Accountant Edition o Enterprise) tiene la capacidad de transferir créditos entre trabajos de forma más fluida que las versiones anteriores, donde solo se necesitan un par de clics de botón.

Tenemos una grabación de esta función en acción de nuestro seminario web donde destacamos las muchas características nuevas que se encuentran en QuickBooks Desktop 2019.

Hasta la próxima

Gracias por echar un vistazo a esta hoja de trucos en el mundo del seguimiento de sus costos de trabajo, utilizando QuickBooks Desktop. Si ha estado utilizando esta función durante algún tiempo, ¡genial! Si es posible que encuentre algunas anomalías que no esperaba en los informes, la valoración de artículos, el seguimiento de trabajos y proyectos, etc. no dude en ponerse en contacto con su consultor de QuickBooks de Tecnología Listo para usar.

Fortalecido a través de dicha asociación, tendrá la seguridad de una revisión exhaustiva de su archivo de empresa de QuickBooks con un equipo de expertos en contabilidad de tecnología lista para Usar y controladores financieros a su disposición.

Si esta va a ser su primera vez en aventurarse en el costo de trabajos con QuickBooks, lo mismo se encargará de usted también. No dude en iniciar la conversación, ya sea para un empate financiero o una posible migración de datos de QuickBooks. Estamos a solo una llamada telefónica al (888) 232-4758; puede enviarnos un correo electrónico o programar su revisión de cortesía aquí.