Importancia de la comunicación empresarial: consejos y buenas prácticas

Aunque es indiscutible la importancia de la comunicación en nuestra vida personal y empresarial, no siempre sabemos cómo orientarla o qué debemos hacer para mejorar nuestras habilidades como comunicadores.

En este artículo nos enfocamos en esto y recordamos un poco lo obvio: ¿qué es la comunicación? ¿Cuál es la importancia de la comunicación para nuestra vida personal y de negocios? ¿Cómo podemos mejorar nuestras habilidades para comunicarnos de una mejor manera?.

Aquí respondemos estas y otras preguntas que te ayudarán a evaluar y potenciar las mejores formas de establecer intercambios con los demás.

¿Qué es la comunicación y cuáles son sus componentes?

La comunicación se puede expresar mediante la voz y palabras, también con nuestro lenguaje no verbal e inclusive con imágenes.

De hecho, la importancia de la comunicación es que está en todas partes y es necesaria para el día a día de cada ser humano.

De acuerdo con el diccionario de la Real Academia Española, comunicar es:

1. Hacer a otro partícipe de lo que uno tiene.
2. Descubrir, manifestar o hacer saber a alguien algo.
3. Conversar, tratar con alguien de palabra o por escrito.
4. Transmitir señales mediante un código común al emisor y al receptor.
5. Establecer medios de acceso entre poblaciones o lugares.
6. Consultar con otros un asunto, tomando su parecer…
7. Extenderse, propagarse.

La importancia de la comunicación radica en que es la forma para tratar de entendernos los unos a los otros. En otras palabras, es la herramienta para relacionarnos, obtener lo que necesitamos o aquello que queremos y para expresar lo que somos.

Así que comunicar no sólo tiene que ver con la relación entre las personas, sino también con la interacción entre empresas o transmitir valores e información de manera correcta.

Las personas que poseen habilidades sociales normalmente tienen la capacidad de crear relaciones y construir una red de contactos para ser utilizada cuando sea preciso. Especialmente, tienden a rodearse de muchas otras personas, lo que potencia la importancia de la comunicación.

Para que exista una comunicación efectiva, se requiere adaptabilidad. Cada personalidad requiere un estilo diferente, una gestualidad determinada o un lenguaje propio así que tus estrategias también deben ir cambiando.

Tampoco existen reglas generales ya que lo más importante en el proceso de comunicar es ser uno mismo, tener empatía con tu interlocutor y tener en cuenta los distintos componentes que intervienen en el proceso comunicacional como la conducta, conocimiento, los aspectos culturales, los valores, etc. Veamos algunos de ellos:

Componentes de conducta:

• No verbales: Expresión facial, la mirada, postura, sonrisas, orientación, gestos y movimientos, distancia y/o contacto físico y apariencia personal.
• Verbales: El contenido, las preguntas, el humor, las respuestas a las preguntas o en su defecto la personalización de la información.
• Paraverbales: No constituyen el mensaje que se está expresando, pero lo condiciona: El volumen de la voz, timbre el tono, la velocidad, fluidez verbal, la claridad, duración de la intervención el manejo de las pausas y/o silencios.

Componentes Cognitivos:

• Las competencias y expectativas.
• Los constructos personales.
• Las preferencias y valores subjetivos.
• Los sistemas y planes de autorregulación.

Componentes Fisiológicos:

• La frecuencia cardíaca y la presión sanguínea.
• Las glándulas sudoríparas.
• El flujo sanguíneo.
• La actividad muscular y la frecuencia respiratoria.

La comunicación no verbal:

Los líderes inspiradores normalmente logran comunicarse con eficacia y consiguen su objetivo. Pero como lo desarrollan inicialmente lo hacen de una manera distinta.

Por ejemplo, Barack Obama ha dado 3 veces la cantidad de entrevistas que George W. Bush y ha mantenido cuatro veces más conferencias de prensa que Bill Clinton en cada etapa presidencial respectiva. Aunque los números son llamativos, no significa que la comunicación verbal sea siempre la más eficaz.

Las habilidades retóricas también ayudan, así es el caso de Winston Churchill quién atribuye su éxito al buen dominio del idioma. Los antiguos griegos tenían escuelas de retórica y Martin Luther King se benefició de una tradición religiosa afroamericana que consistía en una gran variedad de ritmos en el campo de la palabra hablada.

Un componente importante en la comunicación son las señales no verbales, los símbolos o los comportamientos quienes pueden ser muy eficaces.

Otros ejemplos del uso de la comunicación no verbal:

– Gandhi que por su sencillez en cuanto a su vestimenta y estilo de vida podía decir más que cualquier palabra.

– T.E Lawrence asistió a la conferencia de paz de París, tras la Primera Guerra Mundial con un traje beduino para Resaltar la causa árabe. Sin embargo, un año después vestía el uniforme oficial británico en unas negociaciones llevadas a cabo en El Cairo.

Las destrezas organizacionales también son un componente importante para el desarrollo de ciertas habilidades comunicacionales. En la mayoría de los casos, ayudan a compensar deficiencias retóricas o a potenciarlas.

La comunicación en general requiere de un conjunto de habilidades bien diferenciadas que trascienden las explicadas anteriormente. Estas habilidades se desarrollarán de distintas formas dependiendo del tipo de público con el que deseas interactuar.

¿Por qué debemos comunicar?

La naturaleza del ser humano es social. Depende de los otros, por lo que la comunicación es la forma de interactuar con el mundo. Para los dueños de negocios o empresas es la forma de transmitir lo que haces o vendes y hacerle llegar esa información a tus clientes potenciales.

Atraer, convencer y vender como empresa, así como la enseñanza de tus valores a tu audiencia, son los beneficios que alcanzas mediante una comunicación efectiva.

Todo suma si logramos ir más allá. Te explicamos con un buen ejemplo la importancia de la comunicación para empresas como CocaCola.

Mediante su publicidad, esta marca no sólo comunica que es una bebida gaseosa o un refresco sino también vende otro discurso. Es decir, personaliza, comunica sensaciones nuevas, felicidad, alegría, compartir, etc.

No siempre tienes que comunicar centrándote en una descripción técnica del producto, la venta o servicio; desde los años 60 del siglo pasado, los productos y servicios se asocian a valores y transmitir esos valores se transforma en la meta de comunicar valores puede resultar en ocasiones más interesante.

Realizarlo permitirá que tu marca esté muchísimo mejor valorada. ¿Ahora si comprendes la importancia de la comunicación? Es capaz de convertir una marca o una empresa en un símbolo cargado de emociones y amado por sus seguidores.

¿Qué buscar en un profesional de la comunicación empresarial?

Todos tenemos esa capacidad innata de comunicar a través de hechos, acciones, gestos y evidentemente con palabras.

Esta actividad de comunicarnos la hacemos día a día. Pero si vamos al entorno profesional, específicamente el comunicar desde la marca, bien sea si es marca personal o corporativa se vuelve algo complicado.

Contar con un profesional de la comunicación sería lo ideal.

Cuando se menciona a un profesional no me refiero a un Social Media o a un Copywriter, que, aunque también lo vas a necesitar, no es lo que buscamos con precisión; el objetivo es tener una persona o una figura que te defina estos tres puntos principales:

1. Los Mensajes.
2. La estrategia Global de comunicación de tu organización.
3. El tono de tu empresa.

Este profesional puede tener diferentes formaciones y experiencias (y sería lo ideal), incluyendo publicidad, relaciones públicas, comunicación social, especialista en marketing digital, analista de audiencias, psicología, entre otras.

También debe ser creativo y tener capacidad de coordinar al resto de los miembros del equipo.

La persona encargada de comunicar sobre tu empresa o marca debe estar consciente de que el mensaje no es suyo sino del proyecto. Además, debe tener la capacidad de comunicar el mensaje de la empresa efectivamente. ¡Todo un reto!

¿Cómo comunicar?

Otro punto clave de la importancia de la comunicación, es cómo hacerlo.

Para comunicar de forma efectiva, el primer criterio que debes tener en cuenta es la coherencia en todo lo que hagas, es decir, en cada canal comunicativo y cada mensaje, pues, la importancia del mensaje y la adecuación de este a cada canal es clave para trasmitir tu marca.

1) Mensaje Escrito:

Cada publicación que realices, cada tweet o cada anuncio te define como marca. Todo el texto que utilices formará parte de tu estrategia de comunicación y es lo que definitivamente impactará en primera instancia a tu cliente.

Es por esa razón que debes esforzarte por definir el vocabulario, utilizar y mantener la coherencia en cada mensaje, saber redactar con buen uso de la ortografía y redacción básica.

2) Mensaje Hablado:

Tus vendedores y comerciales son la voz de tu empresa. Es fundamental y necesario que todos ellos sigan una coherencia y sepan muy bien cómo comunicar tus servicios, beneficios y valores empresariales de una manera cordial.

Por ejemplo, imagina el impacto negativo que le dejaría al cliente si tú dices que lo más importante para tu empresa es la calidad, y que otro comercial haga énfasis en que lo más importante es el bajo precio de un producto.

¿Ahora si lo detalladas? debes unificar el mensaje en todos tus canales.

3)Diseño Gráfico:

¿Qué transmiten tus diseños y tus imágenes? otro factor necesario y requerido dentro de la importancia de la comunicación es tu diseño; quienes determinan el mensaje y tu marketing de distintas formas es el estilo general de tu diseño, contrastes compositivos, etc.

Esto quiere decir que, utilizar unos colores u otros puede determinar la sensación que reciben tus usuarios, ya que no es lo mismo usar el rojo que el azul, porque transmiten distintos valores. En Neetwork hemos dedicado dos artículos al branding personal y a la imagen de marca. En ellos profundizamos en estas prácticas estéticas comunicacionales.

4) Redes sociales:

La importancia de la comunicación también radica en Twitter o Facebook; aunque no son factores comunicativos sino más bien un canal de comunicación, es necesario que determines tu estrategia de comunicación también en las redes sociales.

La cara más social de tu marca o empresa debe ser bien cuidada y requiere de una buena estrategia de social media.

5) Lo que hablan de tu marca:

La comunicación también se genera desde lo que mencionan los usuarios de ti. Aunque en momentos resulte incontrolable, no por eso deja de ser importante, ya que modifica la percepción de tu marca y la de tu comunicación.

Para mejorarlo, deberás realizar acciones como:

-Relaciones públicas.

-Generar una buena experiencia de usuario y de atención al cliente.

-Crea mensajes que generen un impacto positivo, etc.

6) Comunicación Interna:

La importancia de la comunicación interna en tu empresa, entre colegas o trabajadores es necesaria, porque la idea es ser lo que dicen que son.

¿Quién no ha escuchado a alguien hablar mal del ambiente laboral de alguna empresa donde se desempeña?

De hecho, a la vista del público una empresa nos hace sentir identificados con los valores que expresan. Sin embargo, nos enteramos luego de que en el interior de ella no muestran el ejemplo, y lamentablemente ese tipo de cosas tarde o temprano salen a la luz pública y todos lo saben. En el siguiente título profundizamos en esto.

Importancia de un profesional de la Comunicación en tu Empresa.

Aunque es posible que con el tiempo tu estrategia vaya cambiando, la importancia de la comunicación siempre será la misma.

Por esto, te recomendamos pensar muy bien en tener la figura de un comunicador, publicista, periodista o como quieras llamarlo en tu empresa.

Un punto específico en la importancia de la comunicación es que tus clientes potenciales reciban bien el mensaje, conozcan lo que ofreces, no el simple producto o servicio, sino que abarca mucho más, es el objetivo principal y a fin de cuentas eso es lo que proyectarás con tu marca.

¿Por qué pensar en la importancia de la comunicación en una empresa?

Como hemos mencionado anteriormente, la importancia de la comunicación de tu empresa irá a orientada a cómo te proyectas para tus clientes.

¿Cuáles son las actividades que el comunicador debería realizar para alcanzar la proyección empresarial?

Crear un mensaje adecuado y un storytelling (narración de cuentos/historia que contar).

Como profesional en el área de la comunicación, publicidad o periodismo, es el perfil idóneo que requerirá para estas actividades, ya que tendrá el conocimiento sobre cuál mensaje deberá proyectar tu empresa para el público, bien sea para redes sociales o para cualquier otro medio.

El comunicador tendrá la tarea de escribir día a día un storytelling que sin duda alguna defina tu marca y que cuente de forma correcta lo que desea contar tu empresa. Así mismo, generará con el tiempo una marca y realizará actividades de branding.

Elaborar un plan de comunicación.

Crear un plan de comunicación de periodicidad anual está dentro de las tareas de un comunicador y es un gran paso en la importancia de la comunicación. El objetivo del plan es recoger información sobre lo que se ha hecho de la marca y conocer lo que ha resultado bien y mal y corregir las fallas.

Pero no solamente será sobre tu empresa, sino que recogerá información sobre lo que hace la competencia en cuanto a imagen y comunicación para poder determinar cómo quieres que actúe tu empresa durante los períodos venideros.

Evidentemente este plan de comunicación tendrá un informe con los pasos a seguir y los objetivos que se deben alcanzar durante un año en relación al tema de marketing y comunicación.

La ventaja que tiene el comunicador en la actualidad es que existen nuevas herramientas innovadoras para comunicar.

Potenciar la visibilidad de tu empresa.

Una empresa que no se dé a conocer nunca va a triunfar, sobre todo cuando está iniciando.

Si estas comenzando a crecer necesitas contar con un comunicador que sepa dar a conocer tu proyecto, ya sea que contacte gente importante en tu sector o una persona con ideas que funcionen y sean resolutivas.

En muchas ocasiones quizás hayas escuchado que si no estás en Internet no existes. Por ello, debes elegir profesionales que tengan experiencia en marketing digital, SEO y comunicación.

La obsesión de los dueños de negocios por el seo y por lograr los primeros resultados de Google está muy de moda, pero no es un tema en vano, es totalmente cierto que para tener éxito debes estar en Internet.

Optimizar – Medir – Optimizar de nuevo

La capacidad de adaptarse es una de las claves del éxito. La base de la existencia de tu empresa se medirá por la capacidad que tenga de anticiparse a cualquier cambio y en cualquier aspecto de tu actividad laboral.

El comunicador deberá aplicarse del mismo modo. Esto quiere decir que tendrá que adaptarse a las nuevas tendencias y contenidos referente a lo que le gusta al target de tu empresa.

Lograr que esos contenidos se adapten a lo que pide el cliente potencial y convencerlo de que compre tu producto o contrate tu servicio, es tarea de análisis para ver qué tan bien o mal se está realizando.

Y se resume en adaptar tus estrategias en cuanto a las mediciones y análisis.

Gestionar la comunicación interna y la crisis.

El experto en comunicación se encargará de gestionar la comunicación interna de tu empresa en última instancia. Esto es especialmente importante si el número de miembros de tu compañía comienza a crecer.

También tendrá dentro de sus responsabilidades gestionar las crisis comunicativas, sobre todo aquellas de cara al público y para mantener la imagen.

Otras de sus tareas serán:

– Redacción de notas de prensa.
– Declaración a los medios.
– Comunicados a través de redes sociales.

Quizás puedas pensar que hacer todas las actividades que te hemos mencionado anteriormente podrás hacerla tu solo. Tal vez si, seguramente seas capaz al principio, y si todo va marchando bien y despacio puede que no sientas la necesidad de contratar a un experto. Pero a medida que la empresa va expandiéndose interna y externamente, todo cambia.

La principal ventaja de tener a un experto es que se puede encargar de todos estos temas y dejarte más tiempo para gestionar los aspectos relacionados propiamente a las bases administrativas y financieras de tu negocio. Pero ya esto es parte de otra historia.

Ahora que conoces la importancia de la comunicación, ¿estás listo para aplicarlo en tu empresa?