Con el tiempo, los archivos adjuntos agregados a Smartsheet pueden quedar obsoletos o dejar de ser necesarios. Cuando esto ocurre, puede cargar una nueva versión de un archivo adjunto mientras conserva las versiones anteriores. (Para eliminar archivos adjuntos que ya no se necesitan, consulte Eliminar un archivo adjunto de una hoja.)
Quién puede usar esta capacidad
Los propietarios, administradores y editores de una hoja pueden agregar, modificar o eliminar archivos adjuntos. Cualquier persona con acceso a la hoja puede ver y descargar archivos adjuntos. Puede enviar un archivo adjunto en un correo electrónico a cualquier persona que tenga una dirección de correo electrónico válida.
Todos los tipos de planes. Los administradores del sistema para cuentas Enterprise y Premier pueden deshabilitar cualquier opción de archivo adjunto. (Consulte Administrar la Configuración Global De la Cuenta.)
Actualizar un archivo adjunto
La forma en que actualice un archivo adjunto dependerá de la procedencia del archivo adjunto:
- El archivo se cargó desde un ordenador o dispositivo móvil: Si el archivo está adjunto a la hoja directamente (porque lo cargó desde un ordenador o dispositivo móvil), deberá descargar el archivo adjunto y editarlo fuera de Smartsheet, y luego cargar el archivo editado como una nueva versión.
- El adjunto reside en un servicio de terceros: Si el archivo se adjunta desde un servicio de almacenamiento de terceros compatible con la capacidad de adjuntos de Smartsheet (Google Drive, OneDrive, Dropbox, Evernote, Egnyte o Box), probablemente la forma más eficiente de mantener el archivo actualizado sea editarlo directamente en el servicio de alojamiento (por ejemplo, Google Drive).
Es posible que deba compartirlo directamente con el archivo desde el servicio de almacenamiento en línea correspondiente para poder acceder a él y editarlo. Para obtener más información sobre los servicios de alojamiento de archivos compatibles de terceros, consulte Adjuntar un archivo o un enlace Desde un recurso en línea.
NOTA: Los archivos adjuntos desde Box son de solo lectura cuando se accede desde Smartsheet. Debe compartir el archivo con los permisos apropiados en Box para poder editar o descargar el archivo para editar y controlar versiones. Puede encontrar más información sobre la edición y el control de versiones de archivos en Box en el sitio de la comunidad de Box.
SUGERENCIA: Si no está seguro de qué situación se aplica al archivo con el que está trabajando, encontrará la respuesta en el panel de archivos adjuntos (haga clic en el icono de archivos adjuntos en el panel derecho para mostrarlo) y pase el ratón por encima del icono de menú. Los archivos que se cargaron desde un ordenador o dispositivo móvil incluirán los elementos de menú Descargar archivo y Cargar Nueva versión.
Actualice un archivo cargado desde su computadora o dispositivo móvil
- Haga clic en el icono de archivos adjuntos en el panel derecho.
- Sitúe el cursor sobre el archivo adjunto que desea actualizar y haga clic en el icono de menú > Descargar archivo.
Una vez descargada, deberá editar el archivo fuera de Smartsheet. - Una vez que haya editado el archivo, busque la versión ahora desactualizada en Smartsheet y seleccione Cargar nueva versión.
Aparece el directorio de su dispositivo. - Busque el archivo en su dispositivo y seleccione Abrir.
Cuando alguien descarga un archivo adjunto, descargará la versión más reciente.
¡Eso es todo! Verás un número de versión actualizado debajo del nombre del archivo adjunto.
Ver y descargar versiones de archivos adjuntos
- En el panel Archivos adjuntos, busque el archivo adjunto para el que desea ver o descargar una versión anterior.
- Coloque el cursor sobre el nombre del archivo adjunto y haga clic en el icono de menú > Ver historial de versiones (o haga clic en el indicador de versiones en los detalles del archivo).
Aparecerá la ventana Historial de versiones de adjuntos. - Sitúe el cursor sobre la versión del archivo adjunto que desea ver o descargar y haga clic en Previsualizar archivo o Descargar archivo.
