Debilidades de Control Interno: «Conozco A Alguien Que…»
Es posible que muchos líderes de la iglesia no quieran admitir-y ciertamente no bajo sus ojos vigilantes-que podría haber debilidades o vulnerabilidades en sus ministerios. Como auditor y consultor de carrera, escucho muchas historias que comienzan con «Hipotéticamente hablando speaking» o «Conozco a alguien que know» Muchos ministerios tienen preguntas sobre los controles internos y cómo abordar o prevenir eficazmente las vulnerabilidades. Estar dispuesto a considerar estas cuestiones es un primer paso importante para abordar cualquier debilidad.
Algunas iglesias operan con una vulnerabilidad sin darse cuenta de cuáles podrían ser las consecuencias. Se sorprenden cuando algo sale mal, pero probablemente deberían haber sabido el riesgo todo el tiempo. Echemos un vistazo a algunas de las debilidades específicas de control interno que pueden existir en una iglesia y por qué son una preocupación:
Debilidad: Las personas pueden acceder a fondos no contabilizados en la caja fuerte por sí mismas.
Riesgo: Incluso si no es un procedimiento estándar que una persona acceda a la caja fuerte por sí misma, si alguien puede hacerlo, existe un problema. Considere a todas las personas con llaves o combinaciones de su caja fuerte. Por ejemplo, una iglesia descubrió que el conserje tenía una llave extra de la caja fuerte y la llave de repuesto de la habitación en la que estaba.
Debilidad: Los cheques firmados se devuelven a la persona que los preparó.
Riesgo: Esa persona podría cambiar al beneficiario. Dado que tiene la documentación, el individuo podría crear otro cheque para pagar al proveedor más tarde.
Debilidad: La misma persona tiene acceso a los sistemas de depósito y donante.
Riesgo: Esa persona podría recibir contribuciones y publicar una entrada ficticia en el sistema de donantes para acreditar al donante.Debilidad
: Una persona con acceso a cuentas por pagar y al libro mayor también es firmante de cheques.
Riesgo: Esta persona podría hacer un pago y firmarlo sin que nadie más lo supiera.
Debilidad: Los cheques en blanco se firman porque es difícil encontrar firmantes.
Riesgo: Si una persona con acceso al libro mayor también tiene acceso a los cheques en blanco firmados, los cheques podrían escribirse a cualquier persona y por cualquier cantidad.
Debilidad: Una persona con acceso al libro mayor tiene acceso a la banca en línea.
Riesgo: El individuo podría transferir fondos a otra cuenta bancaria o procesar y registrar una transferencia bancaria sin aprobación.
Debilidad: Los distintos ministerios tienen cuentas bancarias separadas que no se registran en el libro mayor.
Riesgo: La actividad no es revisada o aprobada por otros, lo que deja a la iglesia en riesgo de malversación y a la persona a cargo en riesgo de una acusación de mala conducta.Debilidad
: una sola persona procesa la nómina y no la revisa.
Riesgo: El individuo podría hacer cambios en la tarifa de pago no aprobados o agregar empleados «fantasmas» a la nómina.
Debilidad: Las tarjetas de tiempo no están firmadas por un supervisor.
Riesgo: Las horas reportadas, y la compensación dada, pueden ser inexactas, ya sea intencionalmente o accidentalmente.
Debilidad: El ministerio carece de personal debidamente capacitado o bien informado.
Riesgo: Los empleados pueden cometer errores, lo que lleva a una información deficiente, o pueden ocurrir errores intencionales (fraude), pero no se detectan debido a errores constantes o descuido.
Debilidad: La información financiera y las conciliaciones se preparan meses después del hecho.
Riesgo: Los errores no se detectarán a tiempo y las decisiones pueden basarse en información financiera incorrecta.
Debilidad: Una sola tarjeta de crédito corporativa está disponible para que la usen varias personas, y las transacciones no son revisadas adecuadamente por un supervisor (alguien que no sea la persona de la cuenta).
Riesgo: Alguien podría hacer cargos que no estén relacionados con el negocio de la iglesia, y determinar la parte responsable de cualquier compra se vuelve difícil con varios usuarios.
Esta lista se proporciona para ayudarlo a comprender lo fácil que es pasar por alto algunas debilidades clave en los controles internos. Incluso si ninguna de estas situaciones existe en su iglesia, siempre es bueno tenerlas en cuenta, ya que los procedimientos financieros, los registros y el personal a menudo cambian con el tiempo.
Los siguientes controles no requieren un esfuerzo extraordinario, pero pueden proporcionar al menos una defensa de referencia para su iglesia y las personas que procesan recibos de efectivo, desembolsos de efectivo y nómina:
- Siempre haga que más de una persona maneje fondos no contabilizados.
- Proporcionar información de depósito a alguien en contabilidad, así como a la persona que procesa la información del donante. El informe del sistema de depósitos y donantes debe verificarse de forma independiente para garantizar que estén de acuerdo.
- Enviar informes detallados de donantes al menos una vez al año.
- Use los mismos controles para cheques recibidos que para dinero en efectivo. Los cheques deben sellarse «Solo para depósito» tan pronto como sea práctico en el proceso.
- Conciliar el sistema de donantes con el libro mayor al menos una vez al año.
- Asegúrese de que el acceso al inventario de cheques, la capacidad de publicar en el libro mayor y la autoridad de firma de cheques involucren al menos a dos personas separadas.
- Elimine o controle cuidadosamente los sellos de firma.
- Mantener el efectivo para gastos menores en cantidades mínimas y conciliarlo periódicamente.
- Pídale a alguien con acceso al libro mayor que revise la conciliación bancaria y los cheques cancelados mensualmente.
- Si la nómina es procesada por una persona, asegúrese de que sea revisada y aprobada por una segunda persona.
- Implementar un proceso de cierre mensual que detalla:
- Los pasos que deben realizarse, junto con las fechas de vencimiento
- Quién debe preparar la información
- Quién debe revisar la información
- Haga que una persona prepare las entradas del diario y las apruebe una segunda persona, o que una segunda persona imprima un informe completo del diario cada mes y lo revise y apruebe.
Los elementos anteriores son un buen punto de partida. Una vez que estas políticas y procedimientos estén implementados, el siguiente paso es asegurarse de que estén documentados adecuadamente.
Su iglesia puede beneficiarse de que una persona externa revise sus procesos para determinar dónde pueden existir debilidades. Si encuentra algún rechazo de parte de los individuos, recuérdeles que estas prácticas están en su lugar como un principio de administración, así como para proteger a los individuos involucrados. Enmarcar estas tareas de esa manera puede cambiar la perspectiva de todos sobre la importancia de estos asuntos.
Este artículo apareció por primera vez en ChurchLawandTax.com.
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