Kuinka parantaa Laskun hyväksymisprosessia

menettääkö yrityksesi rahaa ja tuottavuutta tehottomaan ja vanhentuneeseen laskujen hyväksymisprosessiin? Saatat yllättyä kuullessasi, että jopa teknologisen kehityksen, kuten työnkulun automaation, tekoälyn ja data-analytiikan aikakaudella monet yritykset luottavat edelleen manuaaliseen laskujen hyväksyntään osana oletusprosessiaan procure-to-pay (P2P). Ja sen seurauksena, he menettävät rahaa käsitellä tehottomuutta, hukattua aikaa, ja hukatut mahdollisuudet arvoa lisääviä varhaisia maksualennuksia.

laskujen käsittelyn tehostamisella ja optimoinnilla voi olla merkittäviä etuja hankinta-ja laskutiimeille sekä yrityksesi terveydelle, kannattavuudelle ja kilpailuvoimalle. Kun otat aikaa tutkia ja toteuttaa muutamia käyttäjäystävällisiä muutoksia, voit lopettaa arvon menettämisen suboptimal laskujen käsittelyyn ja varmistaa, että saat eniten rahaa, kun on aika maksaa laskut.

miksi tarvitset virallisen laskun hyväksymisprosessin

täydellisessä maailmassa laskun hyväksymisprosessi on melko yksinkertainen ja suoraviivainen: ostaja saa laskun toimittajalta, varmistaa sen oikeellisuuden ja ohjaa sen sitten asianmukaiselle sidosryhmälle hyväksyttäväksi. Kun se on hyväksytty, accounts liability (AP) maksaa ja päivittää yhtiön kirjanpitoa vastaavasti.

käytännössä kuitenkin hyväksymisketjun katkosten mahdollisuus, inhimilliset erehdykset, laskupetokset ja muut ongelmat edellyttävät muodollisen laskujen hyväksymisprosessin luomista. Laskun hyväksymisen työnkulut vaihtelevat yhtiöittäin, mutta yleisesti ottaen täysin kehittynyt laskun hyväksymisen työnkulku näyttää tältä.:

1. Laskun sieppaus

kun lasku on vastaanotettu myyjältä, kaikki tapahtuman kannalta oleelliset tiedot (mukaan lukien alkuperäinen ostotilausnumero (PO-numero) laskun numero, laskun määrä, tilattujen tavaroiden määrä ja laatu, ehdot jne.) olisi siirrettävä vastaanottajan ostojärjestelmään.

1. Laskun validointi/PO täsmäytys

kun lasku on kaapattu, se luokitellaan ja liitetään kaikkiin muihin liiketoimeen liittyviin asiakirjoihin, mukaan lukien alkuperäinen PO, lähetysasiakirjat, ostokuitit ja kirjeenvaihto myyjän kanssa tilauksen muutoksista. Tämä on yleisesti kutsutaan ”kolmitie matching,” mutta voi sisältää asiakirjoja kuin Kolmikko PO, lasku, ja merenkulun manifest.

1. poikkeukset ja korjaukset

jos laskussa on puutteelliset tai virheelliset tiedot, se lähetetään toimihenkilölle, joka jäljittää oikeat tai puuttuvat tiedot, minkä jälkeen se tarkistetaan ja täsmennetään. Laskut, joita ei voida luotettavasti jäljittää olemassa olevaan liiketoimeen, voivat käynnistää petostutkinnan.

1. Laskun Hyväksymisreititys

kun tarkastus ja täsmäytys on tehty, lasku ohjataan oikealle hyväksyjälle(oikeille hyväksyjille) yrityksen liiketoimintaprosesseissa vahvistettujen kriteerien perusteella. Esimerkiksi lasku voi vaatia sekä tilauksen tehneen osaston johtajan että ylimmän johtajan hyväksynnän, Jos summa ylittää erityiset kulutusrajat tai liittyy tiettyyn projektibudjettiin.

1. maksujen käsittely

hyväksytyt laskut lähetetään maksuosastolle käsiteltäväksi ja maksettavaksi. Käsitellyt laskut suljetaan ja kirjanpito päivitetään.

kun virallinen laskujen hallintaprosessi on käytössä, on paljon helpompaa minimoida mahdolliset virheet ja häiriöt. Sujuvinkin manuaalinen prosessi on kuitenkin altis estettäville asioille, joihin voidaan puuttua laskuautomaatiolla.

”virallisen laskujen hyväksymisprosessin kehittämisen lisäksi paras valinta, jonka voit tehdä parantaaksesi yrityksesi tehokkuutta, tarkkuutta ja laskujen käsittelyn säästöjä, on automatisoida.”

manuaalisten laskujen hyväksymisprosessien

manuaalisten laskujen käsittely-ja hyväksyntätyövirtojen aiheuttamat ongelmat, jotka noudattavat liiketoimintasääntöjä, voivat varmasti tarjota riittävän (ellei optimaalisen) suorituskyvyn pienyrityksille, joiden toimitusketjut ovat minimaaliset. Suuret yritykset ja strategista kasvua tavoittelevat yritykset huomaavat kuitenkin pian, että kasvava toimitusketju tuo mukanaan suuremman kysynnän henkilöstön ajalle, lahjakkuudelle ja resursseille—ja manuaalisilla prosesseilla ei yksinkertaisesti voida vastata tähän kysyntään tehokkaasti ja tehokkaasti.

yleisimpiä manuaalista laskujen käsittelyä vaivaavia ongelmia ovat:

• huono menojen Läpinäkyvyys ja lisääntynyt riski. Manuaaliset prosessit houkuttelevat haittapuolia lähettämään väärän laskun maksamista varten ja lisäävät riskiä siitä, että tällaiset laskut maksetaan ja havaitaan vasta, kun on liian myöhäistä. Lisäksi manuaaliset työnkulut voivat mahdollistaa tilausten ”luisumisen” Maverickin kuluttaessa, varsinkin jos käyttäjät kiertävät hyväksyttyä hankintakäytäntöä ostaakseen tuotteita ja vastaanottaakseen laskuja ja muita asiakirjoja ilman tilivelkoja silmukassa. Tämä voi johtaa puutteellisiin ja epätarkkoihin kulutustietoihin, joilla puolestaan voi olla tuhoisa vaikutus taloudelliseen raportointiin, kirjausketjuihin, kassavirtaan ja strategiseen päätöksentekoon.
• Kadonneet laskut. Yksi paperipohjaisen asiakirjahallinnan tuomista haasteista on se, kuinka usein laskut voivat kadota tai tuhoutua. Väärien laskujen jäljittäminen valtavassa paperimeressä on aikaa vievää ja voi vahingoittaa toimittajasuhteita tarpeettomilla viiveillä.
• inhimillinen virhe. Kun sormet kohtaavat näppäimistön, virheiden ja laiminlyöntien riski moninkertaistuu. Manuaalinen tietojen syöttäminen voi johtaa virheellisiin tai puutteellisiin maksuihin ja vaikeuttaa laskujen tarkistamista huomattavasti.
• päällekkäiset maksut. Toinen oire manuaalisesta laskujen käsittelystä, päällekkäisiä maksuja voidaan suorittaa useista syistä, mukaan lukien tehottomien tiedonsyöttö-ja hyväksyntätyövirtojen viivästykset tai reititysvirheet, jotka johtavat saman maksun käsittelyyn kahdesti. Ilman automaattista varmennusta on aivan liian helppoa—ja kallista—maksaa useamman kerran tarvitsemistaan tavaroista ja palveluista.
• Hyväksynnän Työnkulun Viivästyminen. Manuaaliset työnkulut hidastavat jokaista prosessia. Ja jos ei ole olemassa järjestelmää, joka tarjoaa varmuuskopiointia ja muistutuksia hyväksyjille, jotka ovat poissa toimistosta tai yksinkertaisesti liian täynnä kiinnittääkseen huomiota postilaatikkoonsa, laskujen hyväksynnät voivat viivästyä, mikä johtaa maksuviivästyksiin, mahdollisten varhaisten maksualennusten menetykseen ja liikearvoon toimittajien kanssa.
• Suuri Henkilöstömäärä. Kynään, paperiin ja ihmisiin perustuvat laskutyöt ovat hitaita, työläitä ja kalliita. Kohtuuttomat työvoimakustannukset voivat sysätä yksittäisen laskun käsittelyn keskimääräiset kustannukset stratosfääriin.

muuta laskujen hyväksymisprosessia automaatiolla

virallisen laskujen hyväksymisprosessin lisäksi paras vaihtoehto, jonka voit tehdä parantaaksesi yrityksesi tehokkuutta, tarkkuutta ja laskujen käsittelyn säästöjä, on automatisoida. Laskun hyväksymisohjelmisto tai AP-automaatio-ohjelmisto osana yleistä hankinnasta maksuun-ohjelmistoa, kuten PLANERGY, voi saavuttaa tämän tavoitteen. Tutkimusyritys Levvelin (entinen Paystream Advisors) vuoden 2018 raportissa todettiin, että yritysorganisaatioiden kolme suurinta laskujen käsittelyhuolta olivat jääneet Alennukset (44%), myöhästyneet maksut (39%) ja päällekkäiset maksut (29%)—kolme mahdollista ongelmaa, jotka on helppo käsitellä automaation avulla.

, mutta se ei pääty siihen. Pilvipohjainen AP-automaatio-ohjelmisto-mukaan lukien laskujen käsittely-antaa hankinnoillesi ja AP-tiimeillesi useita välittömiä ja tehokkaita parannuksia, kuten:

• optimaalinen vastuu; automatisoidut työnkulut seuraavat jokaista tapahtumaa reaaliajassa, joten tiedät aina, missä laskusi on hyväksyntäketjussa. Voit asettaa työnkulkuja ennakoimattomilla tapahtumilla ja muistutuksilla minimoidaksesi tiesulut ja mobiiliyhteyden nopeimman mahdollisen hyväksymisen takaamiseksi.
• kokonaiskulutusnäkyvyys.
• tarkat ja tehokkaat laskusyklit automaattisella 3-suuntaisella täsmäytyksellä.
• helppo integrointi nykyisiin kirjanpito-ja toiminnanohjausjärjestelmiin (ERP), jotta kaikki sidosryhmät voidaan yhdistää liiketoimintayksiköiden ja osastojen kesken.
• parempi tuottavuus handsfree-automatisoitujen työnkulkujen ansiosta, jotka vapauttavat henkilöstön vähäarvoisesta, aikaa vievästä raadannasta, jotta he voivat keskittyä strategisempiin tehtäviin.
• mittavat kustannus-ja aikasäästöt prosessin optimoinnin ja paperipohjaisen asiakirjahallinnan poistamisen avulla.
• inhimillisten virheiden ja laskupetosten vähentäminen tai poistaminen.
• nopeampi, tarkempi taloudellinen raportointi, ennustaminen ja kirjausketjut.
• enemmän varhaismaksualennuksia ja vähän tai ei lainkaan myöhästymismaksuja.

automatisoi ja optimoi laskujen työnkulkuja Laskun Hyväksymisohjelmistolla

maksimiarvon saaminen laskujen hyväksymisohjelmista voi olla haastavaa, mutta sen ei tarvitse hallita aikatauluasi tai stressata henkilökuntaasi tarpeettomalla monimutkaisuudella. Hyvin kehittyneen laskujen hyväksymisprosessin ja oikean AP-automaatioratkaisun avulla voit vähentää laskujen käsittelyn riskejä, parantaa tuottavuutta ja tehokkuutta sekä nauttia huomattavista säästöistä, jotka syntyvät pienemmistä jätteistä, pienemmistä työvoimakustannuksista ja vähemmästä resurssien kulutuksesta.

ota laskujen hyväksymisistä stressiä ja paranna kaikkia Työnkulkujasi PLANERGIALLA

selvitä, miten