sisäisen valvonnan heikkoudet: ”tunnen jonkun, joka…”
monet kirkon johtajat eivät ehkä halua myöntää — eivätkä varsinkaan valvovien silmiensä alla-että heidän palveluksissaan voisi olla heikkouksia tai heikkouksia. Koska ura tilintarkastaja ja konsultti, kuulen monia tarinoita, jotka alkavat ” hypoteettisesti ottaen … ”tai” tiedän jonkun, joka… ” monet ministeriöt on kysymyksiä sisäisestä valvonnasta ja miten tehokkaasti käsitellä tai estää haavoittuvuuksia. Halu tarkastella näitä kysymyksiä on tärkeä ensimmäinen askel mahdollisten heikkouksien korjaamisessa.
jotkut kirkot toimivat haavoittuvaisesti tajuamatta, mitä seurauksia siitä voisi olla. He ovat yllättyneitä, kun jokin menee pieleen, mutta heidän olisi luultavasti pitänyt tietää riski koko ajan. Tarkastellaanpa joitakin erityisiä sisäisen valvonnan heikkouksia, joita kirkossa voi olla, ja miksi ne ovat huolestuttavia:
heikkous: yksilöt voivat itse päästä käsiksi kassakaapissa oleviin tilittämättömiin varoihin.
riski: vaikka yksi henkilö ei pääsisi itse kassakaappiin, ongelma on olemassa, jos joku pystyy siihen. Ota huomioon kaikki ihmiset, joilla on avaimet tai yhdistelmät kassakaappiisi. Esimerkiksi eräässä kirkossa huomattiin, että talonmiehellä oli vara-avain kassakaappiin ja vara-avain huoneeseen, jossa se oli.
heikkous: Allekirjoitetut shekit annetaan takaisin ne laatineelle henkilölle.
riski: kyseinen henkilö voi vaihtaa maksunsaajaa. Koska hänellä on asiakirjat, henkilö voisi luoda toisen sekin maksaa myyjälle myöhemmin.
heikkous: samalla henkilöllä on pääsy sekä talletus-että luovuttajajärjestelmiin.
riski: kyseinen henkilö voisi ottaa maksuja ja lähettää tekaistun merkinnän lahjoittajajärjestelmään hyvittääkseen luovuttajan.
heikkous: henkilö, jolla on pääsy maksuihin ja yleiskirjeeseen, on myös shekin allekirjoittaja.
riski: Tämä henkilö voisi suorittaa maksun ja allekirjoittaa sen kenenkään muun tietämättä.
heikkous: tyhjiä sekkejä allekirjoitetaan, koska allekirjoittajia on vaikea löytää.
riski: jos henkilö, jolla on pääsy yleiseen tilikirjaan, pääsee käsiksi myös allekirjoitettuihin tyhjiin shekkeihin, shekit voidaan kirjoittaa kenelle tahansa ja mille tahansa summalle.
heikkous: henkilöllä, jolla on pääsy yleiseen tilikirjaan, on verkkopankkiyhteys.
riski: yksityishenkilö voi siirtää varoja toiselle pankkitilille tai-prosessille ja kirjata tilisiirron ilman lupaa.
heikkous: Yksittäisillä ministeriöillä on erilliset pankkitilit, joita ei kirjata yleiseen tilikirjaan.
riski: toiminta ei ole muiden tarkistamaa tai hyväksymää, jolloin kirkko on vaarassa kavalluksen vuoksi ja vastuuhenkilö(t) vaarassa joutua syytetyksi väärinteosta.
heikkous: palkanlaskennan käsittelee yksi henkilö, eikä sitä tarkisteta.
riski: yksilö voisi tehdä hyväksymättömiä palkkamuutoksia tai lisätä ”haamutyöntekijöitä” palkkalistoille.
heikkous: aikakortteja ei allekirjoita valvoja.
riski: Ilmoitetut tunnit ja annettu korvaus voivat olla epätarkkoja joko tahallisesti tai vahingossa.
heikkous: ministeriöllä ei ole riittävästi koulutettua tai asiantuntevaa henkilöstöä.
riski: työntekijät voivat tehdä virheitä, jotka johtavat huonoon tietoon, tai tahallisia virheitä (petoksia) voi esiintyä, mutta ne jäävät havaitsematta johdonmukaisten virheiden tai huolimattomuuden vuoksi.
heikkous: taloudelliset tiedot ja täsmäytykset laaditaan kuukausia tapahtuneen jälkeen.
riski: virheitä ei havaita ajoissa, ja päätökset voivat perustua virheellisiin taloudellisiin tietoihin.
heikkous: yksi yritysluottokortti on useiden henkilöiden käytössä, eikä valvoja (joku muu kuin tilillä oleva henkilö) tarkista tapahtumia asianmukaisesti.
riski: joku voi tehdä maksuja, jotka eivät liity kirkon liiketoimintaan, ja hankinnan vastuuhenkilön määrittäminen vaikeutuu useiden käyttäjien kohdalla.
tämä luettelo on laadittu auttamaan sinua ymmärtämään, kuinka helppoa on sivuuttaa joitakin sisäisen valvonnan keskeisiä heikkouksia. Vaikka kirkossasi ei olisikaan mitään näistä tilanteista, on aina hyvä pitää ne mielessä, kun raha-asiat, kirjanpito ja henkilöstö usein muuttuvat ajan myötä.
seuraavat kontrollit eivät vaadi poikkeuksellisia ponnisteluja, mutta ne voivat tarjota ainakin perustason puolustuksen kirkollesi ja henkilöille, jotka käsittelevät kassakuitteja, käteismaksuja ja palkanlaskentaa:
- aina useampi kuin yksi henkilö käsittelee laskemattomia varoja.
- Anna talletustiedot kirjanpitoon osallistuvalle henkilölle sekä luovuttajan tietoja käsittelevälle henkilölle. Talletus-ja luovuttajajärjestelmäraportti olisi tarkastettava riippumattomasti sen varmistamiseksi, että ne ovat yksimielisiä.
- lähetä yksityiskohtaiset luovuttajaselvitykset vähintään vuosittain.
- käytä saamisiin samoja kontrolleja kuin käteiseen. Tarkastukset olisi leimattava ”vain tallettamista varten” niin pian kuin se on käytännössä mahdollista.
- Luovuttajajärjestelmä on sovitettava yleiseen tilikirjaan vähintään kerran vuodessa.
- on varmistettava, että vähintään kaksi erillistä henkilöä pääsee tarkastuskantaan, voi lähettää tilikirjaan ja allekirjoittaa sen.
- Poista allekirjoitusleimat tai valvo niitä huolellisesti.
- pidä käteisvarat mahdollisimman pieninä ja sovita ne määräajoin.
- pyydä jotakuta, jolla on pääsy pääkirjaan, tarkastamaan pankin täsmäytys ja peruutetut shekit kuukausittain.
- jos palkanlaskennan käsittelee yksi henkilö, varmista, että toinen henkilö tarkistaa ja hyväksyy sen.
- toteuta kuukausittainen päättymisprosessi, jossa on yksityiskohtaiset tiedot:
- suoritettavat vaiheet sekä eräpäivät
- kuka laatii tiedot
- kuka tarkistaa tiedot
- päiväkirjamerkinnät on laatinut yksi henkilö ja hyväksynyt Toinen henkilö, tai toinen henkilö tulostaa koko lehden raportin kuukausittain ja tarkistaa ja hyväksyä sen.
edellä mainitut asiat ovat hyvä lähtökohta. Kun nämä toimintatavat ja menettelyt ovat käytössä, seuraava askel on varmistaa, että ne dokumentoidaan asianmukaisesti.
kirkkosi voi hyötyä siitä, että ulkopuolinen henkilö tarkastelee prosessejasi selvittääkseen, missä voi olla heikkouksia. Jos kohtaat vastaantulijoita, niin muistuta heitä siitä, että nämä tavat ovat käytössä taloudenhoidon periaatteena ja suojelevat asianomaisia yksilöitä. Näiden tehtävien rajaaminen tällä tavalla voi muuttaa kaikkien näkökulmaa näiden asioiden tärkeyteen!
tämä artikkeli ilmestyi ensimmäisen kerran ChurchLawandTax.com.
Rekisteröidy verkkouutisiin ja kuulutuksiin
