Si jamais vous souhaitez retourner une pièce sur un certain sujet, envisagez simplement d’acheter à partir d’un Contrat plutôt que d’émettre un Bon de Commande (Bon de commande). Attends, arrête! Baissez lentement le trimestre et ajoutez-le à votre croissance supérieure, là où il appartient. Ce sentiment d’indécision que vous éprouvez, bien que justifié, n’aidera pas votre organisation à se procurer en toute confiance. Bonne nouvelle, cependant – ce sentiment est entièrement évitable.
Pour justifier votre indécision quant à la commande d’un Contrat par rapport à un bon de commande, gardez à l’esprit qu’à première vue, ils semblent confus quant à leur identité. Considérez ces exemples. Une fois accepté par un fournisseur, chaque bon de commande devient un contrat, mais tous les contrats ne sont pas un bon de commande. Certains (mais pas tous!) les gens considèrent les points de vente comme une sorte de contrat unique. Les bons de commande peuvent recouper les termes d’un contrat négocié. C’est une idée fausse courante que le niveau de détail d’un bon de commande est inférieur à celui d’un contrat.
Tout professionnel de la santé autorisé diagnostiquerait cela comme une variation du trouble dissociatif de l’identité, Division des achats. C’est l’intention de Tradogram de remettre le « remède » dans les achats, alors voici les 6 principaux facteurs à prendre en compte pour éviter une crise d’identité pour les contrats et les bons de commande.
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- Durée: Les PDV sont généralement utilisés à court terme (généralement moins d’un an) sur une base ponctuelle, tandis que les contrats sont utilisés pour l’achat d’articles sur une période prolongée (généralement plus d’un an) et peuvent inclure des options de renouvellement.
- Légalité : Un contrat est un document juridique et un PO est un document commercial. Pour élaborer, un bon de commande est une offre de l’acheteur au fournisseur. S’il est accepté par le fournisseur (dans un délai raisonnable), le bon de commande devient un contrat. Logiquement, ce bon de commande aura une valeur nulle s’il n’est pas accepté par le fournisseur. Il convient de mentionner que les PDv peuvent être créés sur la base de contrats – ceux-ci sont également appelés ordres de mainlevée.
- Termes et conditions: Comme mentionné, il existe une idée fausse sur le niveau de détail des contrats et des bons de commande. Des conditions négociées spécifiques sont décrites dans les deux, mais un contrat devrait être utilisé lorsque ces conditions générales et les conditions générales doivent inclure la portée des travaux, les produits livrables, les normes de rendement, les plans de gestion du changement, etc.
» Un contrat est utilisé lorsqu’il y a un ensemble complexe de conditions associées à l’acquisition qui vont au-delà des conditions standard associées aux bons de commande. Cela ne signifie pas qu’un bon de commande ne devrait pas être utilisé, je suggère qu’il le devrait parce que la valeur du bon de commande est de réserver un engagement dans le système financier, de permettre un enregistrement spécifique des dépenses au fournisseur et de faciliter le processus d’appariement pour le paiement « . Joseph R. Postiglione Père (CMRP)
- Niveau de risque: À titre indicatif, lorsque le niveau de risque est plus élevé, il est plus sage d’utiliser un contrat. Un risque important peut indiquer la possibilité d’une récompense importante, donc un document juridique est une sorte de filet de sécurité. Les contrats peuvent réduire l’exposition aux risques, identifier les responsabilités et définir des normes de performance plus directement que les conditions d’un PDV. Cependant, étant donné que les quantités et les délais de livraison ne sont pas définis dans un contrat, il est recommandé d’émettre un ou plusieurs PDv se référant au contrat afin d’engager des fonds de paiement pour les biens / services contractés. Atténuer les risques dans la mesure du possible.
- Type: Il existe trois types de contrats : un contrat à prix fixe, un contrat remboursable aux coûts (également appelé contrat à coût majoré) et un contrat de durée &. De même, il existe différents types de PDV – vous pouvez émettre un bon de commande standard ou une commande globale avec plusieurs dates de livraison sur une période de temps. Il est essentiel de connaître à l’avance vos objectifs d’achat précis.
- Classification des articles: Les bons de commande sont couramment utilisés pour acheter des biens, tandis que les contrats sont plus fréquemment utilisés pour acheter des services. Bien que de nombreuses entreprises ne suivent pas ce protocole, le message le plus important ici est de considérer ce que vous achetez et de procéder en conséquence. Cela n’a peut-être pas beaucoup de sens de rédiger un contrat pour cette commande unique de bandeaux pour l’ensemble de votre service d’approvisionnement lorsqu’ils vont retourner la pièce.
Si ces conseils ne fournissent pas deux « identités » distinctes pour les contrats et les Bons de commande, ne désespérez pas – il n’est pas toujours facile de détecter les subtilités de caractère. Pour rendre cette situation indolore, essayez de ne pas considérer le revers de la médaille comme un choix entre un Contrat et un PO, mais plutôt une décision entre deux approches – un PO qui devient un contrat unique ou un Contrat qui stipule les paramètres d’une relation à long terme (beaucoup plus complexe) avec les fournisseurs.
Toujours confus? Nous sommes heureux de discuter avec vous! Pour obtenir plus de conseils sur la gestion des contrats et des points de vente, Contactez-nous et demandez-nous comment Tradogram peut vous aider.
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