Coût du Travail de bureau QuickBooks: La Feuille de Triche du Débutant

Coût du Travail de bureau QuickBooks: La Feuille de Triche du Débutant

Si vous voulez une version de QuickBooks pour les professionnels du service, il ne devrait pas être difficile d’en obtenir une, car QuickBooks Pro, QuickBooks Premier, QuickBooks Accountant Edition et QuickBooks Enterprise (tous les niveaux d’abonnement) incluent cette fonctionnalité. Commencez à creuser et plongez dans le pourquoi, le comment et le quand du coût des travaux QuickBooks.

Le coût des travaux S’applique-t-il à Mon entreprise Lorsque je ne suis pas un entrepreneur?

L’importance du suivi des coûts des tâches est la segmentation des tâches, des tâches ou des projets sous une entité mère. Pour les entreprises de construction, cela signifie généralement avoir une personne (au plus haut niveau dans votre liste de clients) ou le projet d’une entreprise comme parent. En dessous, vous aurez une variété d’articles que vous pouvez étiqueter comme vous le souhaitez.

Si vous êtes une entreprise de vente au détail, vous pouvez toujours utiliser le coût des tâches dans QuickBooks Desktop pour suivre vos nombreux emplacements; suivre leur rentabilité individuelle, leur productivité dans l’exécution des commandes, etc. Si vous lisez plus loin, vous verrez comment la flexibilité de QuickBooks profite aux détaillants – types de brique et de mortier ou de commerce électronique.

Comment fonctionne le calcul des coûts dans QuickBooks ?

La section décrite dans ce fichier d’entreprise type de QuickBooks indique que Regina French Homes est l’entreprise ou le client avec lequel l’entreprise type effectue la majorité de sa correspondance.

Regina French Homes a des projets (d’après l’apparence de celui–ci) qu’elle souhaite que l’entreprise fasse – en fonction du nom de la rue où elle fournit des produits ou des services, ou les deux.

Dans cet exemple immédiat, l’entreprise vient de recevoir le job Spring Street – selon le drapeau attribué à côté du Statut du Job.

Nous cliquons sur l’entité « Wrong Way Rd », car il n’y avait pas de transactions pour « Spring Street ». Nous voyons des transactions cette fois.

En zoomant sur la facture en surbrillance, vous voyez plus clairement comment l’entreprise témoin se rapporte aux sous-entités. L’indicateur « Systèmes de pool automatiques » dans la liste déroulante de classe indique que cette transaction concerne l’achat d’un des systèmes de pool automatiques de l’entreprise.

Il s’agit d’achats d’articles: deux achats de pièces d’inventaire – le système de piscine Ultimate 3000 et une couverture de piscine verte en forêt; et un article de service: Main-d’œuvre d’installation. L’élément de service est transporté dans la facture via son site et les rangées de bacs ne sont pas peuplées – car il ne tire aucune quantité.

Deuxièmement, la quantité fractionnée communiquée dans sa rangée de quantités traduit deux heures et demie de temps ont été consacrées à l’installation du système de piscine et de la couverture de piscine qui l’accompagne.

Ce que vous pouvez trouver utile, c’est la façon dont les deux colonnes – Taux de base et Prix Chacun – montrent une différenciation. Pour vérifier comment cela peut se produire dans les données de reporting, vous exécutez généralement un rapport Estimations vs Données réelles.

Vous pouvez vous y rendre en cliquant sur l’hyperlien « Estimations vs Réelles ». Sur la base de ce qui est à l’écran, jusqu’à présent, il ne semble pas que le rapport fournisse des informations substantielles. Voyons quels sont les résultats de l’exécution de ce rapport:

En faisant attention aux colonnes tout au long du rapport, il indique la probabilité qu’aucune donnée estimée n’ait été saisie pour ce travail ou ce client particulier.

Pourquoi n’y avait-il pas de données estimées? Le filtrage des transactions aux estimations, et de la plage de dates à Toutes, révèle que ce travail particulier n’a pas reçu d’offre ou de devis dès le début de ce processus particulier. Qu’en est-il de cette facture particulière que nous avons utilisée comme exemple?

En accédant à l’onglet Mise en forme de la facture et en cliquant sur pour personnaliser la mise en page des données, vous entrez dans le processus de personnalisation du modèle de formulaire de facture ; cela s’applique à tout formulaire dont l’onglet mise en forme est disponible.

Dans la section Colonnes, vous remarquez que le taux de base est activé uniquement pour l’écran, pas pour l’impression. Cela illustre clairement que cela est réservé aux yeux de l’entreprise, ce qui est un bon début pour suivre ce que vous évaluez normalement pour les produits et services que vous fournissez par rapport à ce que vous avez accepté d’évaluer pour le compte de vos clients. Que se passe-t-il si vous souhaitez obtenir plus d’informations à partir des rapports en cours d’exécution ?

Dans ce rapport détaillé de rentabilité, les chiffres livrés sont basés sur le coût indiqué pour les articles inclus dans les factures pour ce travail particulier et comparés aux taux utilisés dans les mêmes factures, et non aux taux spécifiés lors de la création des articles dans la Liste des articles.

De ce point de vue, vous n’êtes toujours pas en mesure d’obtenir le détail dont vous avez besoin pour les estimations par rapport aux estimations réelles – ce qui implique l’utilisation du formulaire d’estimation dans QuickBooks. Les estimations ont la capacité de suivre les modifications qui y sont apportées, depuis leur création initiale – que vous examiniez la mise à jour des quantités ou la tarification.

À la recherche d’une vue de ce que révèle un rapport estimatif vs actual, nous avons ouvert le fichier d’entreprise type de l’entrepreneur. Nous devions nous assurer que les estimations étaient incluses avant d’exécuter le rapport Estimations vs données réelles.

En accédant au Centre client et en cliquant sur l’onglet Transactions, vous verrez qu’il existe les types de transactions d’estimation requis. Pour cette raison, vous devriez voir des données dans le rapport Estimations vs Données réelles.

Il s’agit d’un rapport de synthèse catégorisé par tous les emplois. De là, vous obtenez une vue d’ensemble de ce que vos coûts allaient être par rapport à ce qu’ils sont réellement; et la même chose est transmise pour le suivi des revenus. La dernière colonne -Diff indique si vous risquez de perdre ou de gagner de chaque travail.

Voici une ventilation article par article du coût estimé par rapport au coût réel; le revenu estimé par rapport au revenu réel; et voir si vous deviez gagner ou perdre de chaque article.

Cela affichera un détail d’article pour un client spécifique que vous devez sélectionner avant d’exécuter le rapport de détail des estimations et des données réelles.

Ce rapport de rentabilité d’article montre une ventilation article par article de la rentabilité, et la rentabilité globale de l’article – en faisant défiler tout le chemin vers le bas.

En fin de compte, ce ne sont que quelques-uns des rapports que vous pouvez exécuter pour suivre le rôle des emplois ou des projets dans la forme financière de votre entreprise. Bien que nous ayons utilisé des fichiers d’entreprise spécifiques pour illustrer les principes et les concepts discutés, vous pouvez utiliser ce type de suivi et de reporting pour d’autres industries.

Je me souviens d’avoir rencontré des cas d’utilisation impliquant des filiales et des emplacements sous une société mère pour un usage au détail. Vous pouvez suivre la rentabilité, la productivité et les progrès de chaque filiale, en utilisant les mêmes processus décrits ci–dessus.

Vous pouvez fournir des estimations ou des devis personnels à chaque filiale, puis les facturer aux prix finalement convenus par chaque filiale respective. Vous pouvez alors empiler chaque filiale; et voir laquelle a été la plus rentable, ou a eu plus de volume de ventes que les autres, etc.

Comment Puis-Je Mieux Suivre Les Coûts Des Travaux dans QuickBooks Desktop?

Pour optimiser votre analyse des coûts des tâches, vous pouvez explorer un domaine de données client qui n’est pas souvent exploré – que ce soit lors de la configuration initiale du client ou après la création du client – l’onglet Informations sur les tâches du client ou de la tâche. Ici, vous fournissez des attributs entourant chaque tâche:

• Description du poste: décrire plus en détail la nature du travail effectué pour le compte d’un client ou d’un emplacement.
• Type de travail : quel type de travail est exécuté pour ce client ou cet emplacement. Dans cet exemple de fichier, il n’a que l’option de conception personnalisée.Vous avez le potentiel d’être plus détaillé en ajoutant plus de types pour indiquer ce qui a pu être le plus rentable, ou où votre équipe a peut-être été plus productive pendant des périodes spécifiques.
• Statut de la tâche : vous disposez de six statuts disponibles pour marquer chaque projet ou tâche. Ce que vous sélectionnez dépendra probablement de la façon dont votre entreprise définit la signification de chaque statut. Ci-dessous, cependant, sont des cas d’utilisation typiques pour chaque option.
  • En attente de la phase de négociation
  • Attribué pour avoir eu la possibilité de travailler sur le travail
  • Non attribué pour avoir perdu l’offre de travail pour ce travail ou client
  • En cours indique que le travail a été attribué et est en cours de travail
  • Fermé indique que le travail est terminé
  • Aucun indique qu’il n’a pas commencé le processus d’appel d’offres.
• Date de début: le jour où vous commencez votre travail sur le projet.
• Date de fin prévue : lorsque votre organisation estime que le projet sera terminé.
• Date de fin: quand le projet s’est réellement terminé.

En remplissant ces champs et en utilisant des estimations, vous pouvez obtenir une meilleure vue non seulement des dollars et des cents, mais de la productivité globale – par rapport à un pipeline de projet donné.

Lorsque vous utilisez la facturation de progrès, vous pouvez suivre plus précisément la durée de vie d’un travail, d’un projet ou d’une commande donnés (dans le contexte des magasins de détail); et voir les données révélées par les Factures de progrès par rapport aux Estimations. Pour les magasins de détail, vous pouvez définir la progression en fonction des quantités que vous êtes en mesure de remplir, puis facturer au nom du client.

À quoi sert la liste déroulante Statut des tâches dans QuickBooks ?

Lorsque vous utilisez davantage la liste déroulante Statut des tâches pour votre client, en particulier lorsque vous tirez parti des options déroulantes En cours et fermées, vous pouvez utiliser le rapport récapitulatif des tâches WIP dans QuickBooks Desktop.

Ceci est basé sur la comparaison entre ce qui est dans l’estimation et ce sur quoi elle a été facturée. Si vous utilisez en particulier la facturation de progression basée sur le pourcentage, %Complete tirera ses chiffres de la quantité de l’estimation facturée.

Comment Utiliser Au Mieux le Rapport de Synthèse WIP des travaux QuickBooks ?

En regardant les filtres de rapport, vous pouvez utiliser tous les types de statut de tâche. Les préoccupations ici peuvent être le réglage d’un seul des indicateurs d’état. Certaines entreprises peuvent vouloir voir plusieurs statuts simultanément – au lieu d’avoir à exécuter un rapport pour chaque statut d’emploi.

Quelque chose comme ça ressemble certainement à une suggestion d’amélioration de produit pratique que vous pouvez envoyer à partir de la section d’aide de QuickBooks, puis envoyer des commentaires en ligne et sélectionner une Suggestion de produit; c’est à moins que ce ne soit quelque chose déjà soumis. Si c’est le cas, je suis sûr que les développeurs envisagent de mettre en œuvre et de tester son intégration dans l’ensemble du logiciel – au moment où nous parlons.

Peut-être, par exemple, nous demandons la possibilité d’inclure l’état de la tâche en tant que case à cocher dans l’onglet Affichage lors de la personnalisation de ce rapport.

Puis-je Générer un Rapport Où les Statuts des tâches sont répertoriés simultanément ?

Après quelques recherches, nous avons découvert la possibilité d’utiliser le rapport de liste de contacts client. Il y a des choses que vous voulez garder à l’esprit, lorsque vous l’utilisez; ceux-ci étant:

• Il nécessite une personnalisation et un filtrage des attributs de données
• Il s’agit d’un rapport basé sur une liste, ce qui signifie qu’aucune donnée analytique n’y est présentée.

Malgré ces pointeurs, vous pouvez extraire des nombres en ajoutant des colonnes – Solde, Jours de retard. Vous pouvez ajouter plus de détails d’information en ajoutant des colonnes pour l’État de la tâche, le Type de tâche, le Type de client, la Date de fin, la Date de Fin projetée, le Représentant, etc.

Selon la focalisation que vous souhaitez qu’un tel rapport soit, vous pouvez vous retrouver à supprimer une multitude de colonnes non essentielles à vos objectifs de reporting; vous ajouterez alors simultanément des éléments essentiels pour vous rendre là où vous devez être.

Voici un exemple de rapport, après avoir supprimé les colonnes non pertinentes et ajouté les colonnes pertinentes au rapport. Je suis sûr qu’il y a d’autres colonnes qui vous viennent à l’esprit que vous voudrez peut-être ajouter à cela, également.

Compte tenu du temps qu’une telle personnalisation peut prendre, vous pouvez vous reposer sur la possibilité de mémoriser le rapport ; ce rapport peut ensuite être exporté – vous pouvez donc le restaurer en cas de problèmes d’intégrité des données.

Un détaillant peut-il utiliser le rapport de synthèse WIP dans QuickBooks?

Ce que nous avons découvert dans le processus de facturation progress progresse en fonction des quantités ne sera pas complètement intégré au rapport de synthèse WIP. Au lieu de cela, vous voudrez utiliser le processus de commande client pour facturer, ce qui vous aidera à mieux suivre les quantités sur les commandes en attente pour les commerces de détail.

Comme vous pouvez le voir, % Complete est apparemment basé sur la progression en pourcentage. Il semble lier les quantités basées sur le nombre uniquement dans le Diff ($). colonne et colonne de revenus Act. Cela peut empêcher une interprétation correcte des données de rapport devant vous.

Que dois-je savoir sur la Rentabilité des articles et le Coût des travaux dans QuickBooks Desktop?

Une création correcte des articles est essentielle au suivi correct des coûts des tâches dans QuickBooks. Le processus de création d’un élément de service basé sur le contexte du travail effectué pour le compte de votre entreprise via des sous-traitants est décrit ci-dessus.

La même chose peut être faite pour les types de pièces hors inventaire et d’articles d’assemblage d’inventaire. Cela garantit un suivi précis des éléments particuliers sur lesquels vous devez garder un œil.

Plus vous fournissez de détails ici, plus vous fournissez de données à QuickBooks reporting pour révéler des informations sur l’état de votre entreprise.

Qu’est-Ce Qui Peut Annuler Mes Calculs de Rentabilité dans QuickBooks?

Un événement occasionnel peut être l’égarement d’un crédit à un emploi / projet, alors qu’il a l’intention d’en créditer un autre. Heureusement, QuickBooks Desktop 2019 – QuickBooks Pro, QuickBooks Premier, QuickBooks Accountant Edition ou Enterprise – a la capacité de transférer des crédits entre les tâches plus facilement que les versions précédentes, où cela ne prend que quelques clics sur les boutons.

Nous avons un enregistrement de cette fonctionnalité en action de notre webinaire où nous avons mis en évidence les nombreuses nouvelles fonctionnalités de QuickBooks Desktop 2019.

Jusqu’à la prochaine fois

Merci d’avoir jeté un coup d’œil à cette feuille de triche dans le monde du suivi de vos coûts de travail, en utilisant QuickBooks Desktop. Si vous utilisez cette fonctionnalité depuis un certain temps, génial! Si vous trouvez éventuellement des anomalies auxquelles vous ne vous attendiez pas dans les rapports, l’évaluation des articles, le suivi des travaux et des projets, etc. n’hésitez pas à contacter votre consultant en technologie QuickBooks prêt à l’emploi.

Grâce à un tel partenariat, vous serez assuré d’un examen approfondi de votre dossier d’entreprise QuickBooks avec une équipe d’experts en comptabilité et de contrôleurs financiers prêts à l’emploi à votre disposition.

Si c’est la première fois que vous vous aventurez dans le calcul des coûts avec QuickBooks, la même chose prendra également soin de vous. N’hésitez pas à entamer la conversation, que ce soit pour un lien financier ou une éventuelle migration de données QuickBooks. Nous ne sommes qu’à un appel téléphonique au (888) 232-4758; vous pouvez nous envoyer un courriel ou planifier votre examen gratuit ici.