Comment Améliorer Votre Processus D’Approbation Des Factures

Votre entreprise perd-elle de l’argent et de la productivité en raison d’un processus d’approbation des factures inefficace et obsolète? Vous serez peut-être surpris d’apprendre que, même à l’ère des avancées technologiques telles que l’automatisation des flux de travail, l’intelligence artificielle et l’analyse des données, de nombreuses entreprises continuent de compter sur l’approbation manuelle des factures dans le cadre de leur processus d’approvisionnement à payer (P2P) par défaut. Et par conséquent, ils perdent de l’argent à cause des inefficacités de traitement, du temps perdu et des opportunités manquées de remises de paiement anticipé qui augmentent la valeur.

La rationalisation et l’optimisation du traitement des factures peuvent présenter des avantages significatifs pour vos équipes achats et comptes fournisseurs, ainsi que pour la santé, la rentabilité et la compétitivité de votre entreprise. Prendre le temps de rechercher et de mettre en œuvre quelques modifications conviviales peut vous aider à cesser de perdre de la valeur à cause du traitement des factures sous-optimal et à vous assurer d’en tirer le meilleur parti lorsqu’il est temps de payer les factures.

Pourquoi vous avez besoin d’un processus d’approbation de facture formalisé

Dans un monde parfait, le processus d’approbation de facture est assez simple et direct: l’acheteur reçoit une facture du fournisseur, vérifie qu’elle est correcte, puis l’achemine à l’intervenant approprié pour approbation. Une fois qu’il est approuvé, les comptes fournisseurs (AP) émettent un paiement et mettent à jour les dossiers financiers de l’entreprise en conséquence.

Dans la pratique, cependant, les risques de rupture de la chaîne d’approbation, d’erreur humaine, de fraude sur les factures et d’autres problèmes nécessitent la création d’un processus d’approbation des factures formalisé. Les flux de travail d’approbation des factures varient d’une entreprise à l’autre, mais de manière générale, un flux de travail d’approbation des factures entièrement développé ressemblera à ceci:

1. Saisie de la facture

Lorsqu’une facture est reçue d’un fournisseur, toutes les informations pertinentes à la transaction (y compris le numéro de bon de commande d’origine (numéro de bon de commande), le numéro de facture, le montant de la facture, la quantité et la qualité des marchandises commandées, les conditions générales, etc.) doit être transféré au système d’achat du destinataire.

1. Validation de la facture / Correspondance des bons de commande

Une fois capturée, la facture est catégorisée et liée à tout autre document lié à la transaction, y compris le bon de commande original, les documents d’expédition, les reçus d’achat et la correspondance avec le vendeur concernant toute modification de la commande. Ceci est communément appelé « correspondance à trois voies », mais peut inclure des documents au-delà du trio de bon de commande, de facture et de manifeste d’expédition.

1. Exceptions et corrections

Si une facture contient des informations incomplètes ou incorrectes, elle est acheminée aux membres du personnel qui recherchent les informations correctes ou manquantes, puis revérifiée et appariée. Les factures qui ne peuvent pas être retracées de manière fiable à une transaction existante peuvent déclencher une enquête pour fraude.

1. Routage de l’approbation de la facture

Une fois la vérification et l’appariement terminés, la facture est acheminée vers le ou les approbateurs appropriés, en fonction des critères établis par les processus métier de l’entreprise. Par exemple, une facture peut devoir être approuvée à la fois par le gestionnaire du département qui passe la commande et par un cadre supérieur si le montant dépasse les limites de dépenses spécifiques ou est lié à un budget de projet spécifique.

1. Traitement des paiements

Les factures approuvées sont transmises au service des comptes fournisseurs pour traitement et paiement. Les factures traitées sont clôturées et les registres comptables mis à jour.

Avec un processus formel de gestion des factures en place, il est beaucoup plus facile de minimiser les erreurs et les perturbations potentielles. Cependant, même le processus manuel le plus fluide est sujet à des problèmes évitables qui peuvent être résolus grâce à l’automatisation des factures.

 » Au-delà du développement d’un processus formel d’approbation des factures, le meilleur choix que vous puissiez faire pour améliorer l’efficacité, la précision et les économies de votre entreprise grâce au traitement des factures est d’automatiser. »

Problèmes créés par les processus manuels d’approbation des factures

Le traitement manuel des factures et les flux de travail d’approbation respectant les règles métier peuvent certainement fournir des performances adéquates (sinon optimales) aux petites entreprises avec des chaînes d’approvisionnement minimales. Cependant, les grandes entreprises et celles qui poursuivent une croissance stratégique découvriront bientôt qu’une chaîne d’approvisionnement croissante entraîne une plus grande demande de temps, de talents et de ressources pour le personnel — et les processus manuels ne peuvent tout simplement pas répondre à cette demande de manière efficace et efficiente.

Parmi les problèmes les plus courants pouvant affecter le traitement manuel des factures, citons:

• Mauvaise Transparence des dépenses et Risque accru. Les processus manuels font qu’il est tentant pour les parties malveillantes de soumettre une fausse facture pour paiement, et augmentent le risque que de telles factures soient payées et ne soient pas découvertes avant qu’il ne soit trop tard. En outre, les flux de travail manuels peuvent permettre aux commandes de « passer à travers les mailles du filet » au fur et à mesure que les non-conformistes passent, en particulier si les utilisateurs contournent la politique d’achat approuvée pour acheter des articles et recevoir des factures et d’autres documents sans comptes créditeurs dans la boucle. Cela peut conduire à des données de dépenses incomplètes et inexactes, ce qui peut avoir un impact dévastateur sur les rapports financiers, les pistes d’audit, les flux de trésorerie et la prise de décisions stratégiques.
• Factures perdues. L’un des défis créés par la gestion des documents sur papier est la fréquence à laquelle les factures peuvent être perdues ou détruites. Traquer les factures mal classées dans une vaste mer de papier prend beaucoup de temps et peut nuire aux relations avec les fournisseurs avec des retards inutiles.
• Erreur humaine. Lorsque les doigts rencontrent le clavier, le risque d’erreurs et d’oublis se multiplie. La saisie manuelle des données peut entraîner des paiements incorrects ou incomplets et rendre la vérification des factures beaucoup plus difficile.
• Paiements en double. Autre symptôme du traitement manuel des factures, des paiements en double peuvent être effectués pour un certain nombre de raisons, notamment des retards dus à des flux de travail inefficaces de saisie et d’approbation des données ou des erreurs de routage qui entraînent le traitement du même paiement deux fois. Sans vérification automatique, il est trop facile — et coûteux — de payer plus d’une fois pour les biens et services dont vous avez besoin.
• Retards dans le flux de travail d’approbation. Les flux de travail manuels ralentissent chaque processus. Et s’il n’y a pas de système en place pour fournir des sauvegardes et des rappels aux approbateurs qui sont hors du bureau ou tout simplement trop submergés pour prêter une attention particulière à leur boîte de réception, les approbations de factures peuvent être retardées, entraînant des retards de paiement, la perte de remises potentielles sur les paiements anticipés et la bonne volonté avec les fournisseurs.
• Frais généraux élevés du personnel. Les flux de travail de facturation basés sur le stylo, le papier et les personnes sont lents, laborieux et coûteux. Des coûts de main-d’œuvre excessifs peuvent pousser le coût moyen de traitement d’une seule facture dans la stratosphère.

Transformez votre processus d’approbation des factures avec l’automatisation

Au-delà du développement d’un processus d’approbation des factures formel, le meilleur choix que vous puissiez faire pour améliorer l’efficacité, la précision et les économies de votre entreprise grâce au traitement des factures est d’automatiser. Un logiciel d’approbation des factures, ou un logiciel d’automatisation des points d’accès, dans le cadre d’un logiciel d’achat-paiement global, comme PLANERGY, peut atteindre cet objectif. Un rapport de 2018 du cabinet d’études Levvel (anciennement Paystream Advisors) a révélé que les trois principaux problèmes de traitement des factures pour les entreprises étaient les remises manquées (44 %), les paiements en retard (39 %) et les paiements en double (29 %) — trois problèmes potentiels facilement résolus grâce à la puissance de l’automatisation.

Mais ça ne s’arrête pas là. Le logiciel d’automatisation des points d’accès basé sur le cloud, y compris le traitement des factures, apporte à vos équipes d’approvisionnement et de points d’accès plusieurs améliorations immédiates et puissantes, notamment:

• Responsabilité optimale; les flux de travail automatisés suivent chaque transaction en temps réel, de sorte que vous saurez toujours où se trouve votre facture dans la chaîne d’approbation. Vous pouvez configurer des flux de travail avec des imprévus et des rappels pour minimiser les barrages routiers, ainsi qu’un accès mobile pour les approbations les plus rapides possibles.
• Visibilité des dépenses totales.
• Cycles de facturation précis et efficaces avec correspondance automatique à 3 voies.
• Intégration facile avec les systèmes de comptabilité et de planification des ressources d’entreprise (ERP) existants pour connecter toutes les parties prenantes à travers les unités commerciales et les départements.
• Productivité accrue grâce à des flux de travail automatisés mains libres qui libèrent le personnel des tâches fastidieuses et chronophages de faible valeur afin qu’il puisse se concentrer sur des tâches plus stratégiques.
• Économies de temps et de coûts considérables grâce à l’optimisation des processus et à l’élimination de la gestion des documents sur papier.
• Réduction ou élimination des erreurs humaines et de la fraude sur les factures.
• Rapports financiers, prévisions et pistes d’audit plus rapides et plus précis.
• Plus de remises sur les paiements anticipés et peu ou pas de frais de retard.

Automatisez et optimisez vos flux de travail de factures avec le logiciel d’approbation de factures

Obtenir la valeur maximale de vos flux de travail d’approbation de factures peut être difficile, mais cela n’a pas à dominer votre emploi du temps ou à stresser votre personnel avec une complexité inutile. Avec un processus d’approbation des factures bien développé et la bonne solution d’automatisation des points d’accès, vous pouvez réduire les risques liés au traitement de vos factures, améliorer votre productivité et votre efficacité et bénéficier d’économies substantielles grâce à la réduction des déchets, des coûts de main-d’œuvre et de la consommation de ressources.

Éliminez le Stress des Approbations de Factures et Améliorez Tous Vos Flux de travail avec PLANERGY

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