Au fil du temps, les pièces jointes ajoutées à Smartsheet peuvent devenir obsolètes ou ne plus être nécessaires. Lorsque cela se produit, vous pouvez télécharger une nouvelle version d’une pièce jointe tout en conservant les versions antérieures. (Pour supprimer des pièces jointes qui ne sont plus nécessaires, consultez Supprimer une pièce jointe d’une feuille.)
Qui peut utiliser cette fonctionnalité
Les propriétaires, les administrateurs et les éditeurs d’une feuille peuvent ajouter, mettre en version ou supprimer des pièces jointes. Toute personne ayant accès à la feuille peut afficher et télécharger des pièces jointes. Vous pouvez envoyer une pièce jointe dans un e-mail à toute personne disposant d’une adresse e-mail valide.
Tous les types de forfait. Les administrateurs système pour les comptes Enterprise et Premier peuvent désactiver toutes les options de pièce jointe. (Voir Gérer Les Paramètres Globaux Du Compte.)
Mettre à jour une pièce jointe
La façon dont vous mettez à jour une pièce jointe dépendra de l’origine de la pièce jointe:
- Le fichier a été téléchargé à partir d’un ordinateur ou d’un appareil mobile: Si le fichier est joint directement à la feuille (parce que vous l’avez téléchargé depuis un ordinateur ou un appareil mobile), vous devrez télécharger la pièce jointe et modifier le fichier en dehors de Smartsheet, puis télécharger le fichier modifié en tant que nouvelle version.
- La pièce jointe réside sur un service tiers: Si le fichier est joint à partir d’un service de stockage tiers compatible avec la fonctionnalité Pièces jointes Smartsheet (Google Drive, OneDrive, Dropbox, Evernote, Egnyte ou Box), le moyen le plus efficace de conserver le fichier à jour est probablement de le modifier directement dans le service d’hébergement (par exemple, Google Drive).
Vous devrez peut-être être partagé directement dans le fichier à partir du service de stockage en ligne correspondant afin d’y accéder et de le modifier. Pour plus d’informations sur les services d’hébergement de fichiers tiers compatibles, consultez Joindre un fichier ou un lien À partir d’une Ressource en ligne.
REMARQUE: Les fichiers joints à partir de Box sont en lecture seule lorsqu’ils sont accessibles à partir de Smartsheet. Vous devez être partagé dans le fichier avec les autorisations appropriées dans Box pour pouvoir modifier ou télécharger le fichier pour l’édition et le contrôle de version. Vous trouverez plus d’informations sur l’édition et la gestion des versions de fichiers dans Box sur le site de la communauté Box.
ASTUCE: Si vous ne savez pas quelle situation s’applique au fichier avec lequel vous travaillez, vous trouverez la réponse dans le panneau Pièces jointes (cliquez sur l’icône Pièces jointes dans le panneau de droite pour l’afficher) et passez la souris sur l’icône du menu. Les fichiers qui ont été téléchargés à partir d’un ordinateur ou d’un appareil mobile incluront les éléments de menu Télécharger un fichier et Télécharger une nouvelle version.
Mettez à jour un fichier téléchargé depuis votre ordinateur ou votre appareil mobile
- Cliquez sur l’icône Pièces jointes dans le panneau de droite.
- Survolez la pièce jointe que vous souhaitez mettre à jour et cliquez sur l’icône de menu > Télécharger le fichier.
Une fois téléchargé, vous devrez modifier le fichier en dehors de Smartsheet. - Une fois que vous avez modifié le fichier, recherchez la version obsolète dans Smartsheet et sélectionnez Télécharger une nouvelle version.
Le répertoire de votre appareil s’affiche. - Localisez le fichier sur votre appareil et sélectionnez Ouvrir.
Lorsque quelqu’un télécharge une pièce jointe, il télécharge la version la plus récente.
C’est tout! Vous verrez un numéro de version mis à jour sous le nom de la pièce jointe.
Afficher et télécharger les versions des pièces jointes
- Dans le volet Pièces jointes, recherchez la pièce jointe pour laquelle vous souhaitez afficher ou télécharger une version précédente.
- Survolez le nom du fichier de la pièce jointe et cliquez sur l’icône de menu > Afficher l’historique des versions (ou cliquez sur l’indicateur de version dans les détails du fichier).
La fenêtre Historique des versions des pièces jointes apparaît. - Survolez la version de la pièce jointe que vous souhaitez afficher ou télécharger et cliquez sur Prévisualiser le fichier ou Télécharger le fichier.
