Industrie de la formation

DÉFINITION

Un référentiel de connaissances est une base de données en ligne qui capture, organise et catégorise systématiquement les informations basées sur les connaissances. Les référentiels de connaissances sont le plus souvent des bases de données privées qui gèrent des informations d’entreprise et des informations propriétaires, mais des référentiels publics existent également pour gérer les informations du domaine public. Ils sont également appelés Référentiels d’Apprentissage Numérique, Référentiels d’Objets Numériques et Systèmes de Support de Performance Électroniques.

APERÇU

Conserver et partager les connaissances de l’entreprise est devenu un objectif essentiel pour les entreprises, quelles que soient leur taille et leur secteur d’activité. La prolifération des ressources numériques telles que les bases de données en ligne et les intranets d’entreprise permet aux organismes de formation de créer et de maintenir des référentiels de connaissances au bénéfice des employés et des clients.

Les référentiels de connaissances aident les organisations à mettre en contact les personnes avec des informations et une expertise à l’échelle mondiale via des bibliothèques consultables en ligne, des forums de discussion et d’autres éléments. Ils fournissent un emplacement central pour collecter, contribuer et partager des ressources d’apprentissage numériques à utiliser dans la conception pédagogique et le développement de contenu pour des environnements d’apprentissage traditionnels et non traditionnels. Ils font désormais partie intégrante des programmes de gestion des connaissances à l’échelle de l’entreprise et constituent un stimulant précieux des activités d’apprentissage social et informel.

En plus de fournir un hébergement et un accès centralisés, les référentiels permettent aux utilisateurs de partager des objets ou des fichiers numériques tout en permettant aux administrateurs de définir des autorisations et des contrôles d’accès au contenu, et de protéger l’intégrité et les droits de propriété intellectuelle des propriétaires et des créateurs de contenu. Ils invitent également à la collaboration entre les animateurs et les étudiants.

Les dépôts de connaissances ont évolué à partir d’archives statiques de documents publiés; ce sont maintenant des communautés en ligne dynamiques qui facilitent la recherche et la navigation d’informations pertinentes au sein de plateformes d’apprentissage agiles. En plus d’être un véhicule d’apprentissage juste à temps, les référentiels de connaissances permettent également un soutien et une évaluation post-formation.

De nombreux fournisseurs de logiciels desservent le marché en pleine croissance des référentiels numériques. Ils comprennent des fournisseurs de systèmes de gestion de contenu d’apprentissage (LCMS), l’outil de collaboration SharePoint de Microsoft Corporation, un package de gestion de contenu open source appelé Drupal et la solution Equella de Pearson Education.

PRINCIPALES CARACTÉRISTIQUES

Il existe plusieurs caractéristiques clés des référentiels de connaissances numériques efficaces:

• • Centralisation. Une grande variété de didacticiels numériques et de contenus sélectionnés à partir de sources multiples peuvent être hébergés dans un emplacement central où ils peuvent être étiquetés, partagés et commentés à l’échelle mondiale au sein d’une interface cohérente.

• • Gestion de contenu. L’étendue du contenu d’apprentissage peut inclure des fichiers audiovisuels, des simulations, des données, des modules d’apprentissage, des articles, des blogs, des vidéos YouTube, des conseils sur les meilleures pratiques, des capacités de surveillance et des informations de contact. Le contenu est consultable par mots clés, résultats d’apprentissage et autres véhicules.

• • Économies de coûts. Les référentiels peuvent potentiellement réduire le coût de la formation et de l’éducation en rendant accessibles des supports de cours abordables, en réduisant le besoin de formation en classe et en stimulant un apprentissage informel productif.

• • Contrôle d’accès. En limitant les éléments de contenu individuels via l’authentification par mot de passe et d’autres fonctionnalités de sécurité, les conservateurs peuvent atteindre divers objectifs. Les contrôles d’accès impliquent souvent la protection des informations exclusives et la protection de la propriété intellectuelle. Certains dépôts, mais pas tous, utilisent la gestion des droits numériques (DRM) pour protéger et monétiser la propriété intellectuelle sur le marché.

• • Gestion des dossiers. Les référentiels peuvent s’intégrer aux systèmes de gestion de l’apprentissage pour se fondre de manière transparente dans les programmes d’apprentissage et de gestion des talents.

PRATIQUES EXEMPLAIRES

Diverses pratiques exemplaires sont utilisées par les organismes de formation pour faciliter l’apprentissage tout en protégeant les informations exclusives et la propriété intellectuelle.

• • Assurer la qualité plutôt que la quantité. Pour protéger et maintenir l’intégrité de l’information contenue dans les dépôts, les organisations créent souvent un système de « stewards » — des experts en la matière qui acceptent des responsabilités sur des domaines ou des communautés spécifiques. Les stewards modèrent souvent les messages, répondent aux questions et, lorsque cela est conseillé, encadrent et encadrent les apprenants et organisent des webinaires.

• • Assurer la surveillance et le contrôle. Pour s’assurer que les objectifs de partage des connaissances sont établis et exécutés, les organisations peuvent créer un comité interfonctionnel composé d’employés et de professionnels de la formation de valeur. Les panels sont chargés de veiller à ce que les référentiels deviennent un aspect valorisé d’une expérience d’apprentissage holistique pour les publics internes et externes visés. Cela signifie s’assurer que les bonnes personnes peuvent acquérir les bonnes connaissances au bon moment. Parmi les autres priorités figurent l’évaluation de l’efficacité des modules d’apprentissage en ligne créés pour enseigner des compétences importantes et leur modification, au besoin.

• • Protéger la propriété intellectuelle. Des référentiels de connaissances sont nécessaires pour protéger l’intégrité et la pertinence de la PI. Les organisations peuvent le faire plus efficacement en intégrant la conformité aux droits d’auteur et la gestion des droits numériques (DRM) dans les systèmes afin que les administrateurs puissent suivre l’utilisation du contenu. La plupart des référentiels actuels ne disposent pas de capacités de DRM, une limitation majeure qui affecte les créateurs de contenu et les autres détenteurs de propriété intellectuelle, et freine la croissance des plates-formes.

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