Faiblesses Du Contrôle Interne: « Je Connais Quelqu’Un Qui… »
De nombreux chefs d’Église ne voudront peut—être pas admettre — et certainement pas sous leurs yeux vigilants – qu’il pourrait y avoir des faiblesses ou des vulnérabilités dans leurs ministères. En tant qu’auditeur de carrière et consultant, j’entends de nombreuses histoires qui commencent par « Hypothétiquement parlant… » ou « Je connais quelqu’un qui… » De nombreux ministères ont des questions sur les contrôles internes et la façon de traiter ou de prévenir efficacement les vulnérabilités. Être disposé à examiner ces questions est une première étape importante pour remédier à toute faiblesse.
Certaines églises fonctionnent avec une vulnérabilité sans se rendre compte des conséquences. Ils sont surpris quand quelque chose ne va pas, mais ils auraient probablement dû connaître le risque tout le temps. Jetons un coup d’œil à certaines des faiblesses spécifiques du contrôle interne qui peuvent exister dans une église et pourquoi elles sont préoccupantes:
Faiblesse: Les individus peuvent eux-mêmes accéder à des fonds non chiffrés dans le coffre-fort.
Risque: Même si ce n’est pas la procédure standard pour une personne d’accéder au coffre-fort par elle-même, si quelqu’un peut le faire, un problème existe. Considérez toutes les personnes avec des clés ou des combinaisons dans votre coffre-fort. Par exemple, une église a découvert que le concierge avait une clé supplémentaire pour le coffre-fort et la clé de rechange pour la pièce dans laquelle il se trouvait.
Faiblesse: Les chèques signés sont remis à la personne qui les a préparés.
Risque : Cette personne pourrait changer de bénéficiaire. Puisqu’il ou elle a la documentation, l’individu pourrait créer un autre chèque pour payer le vendeur plus tard.
Faiblesse: La même personne a accès aux systèmes de dépôt et de don.
Risque: Cette personne pourrait prendre des contributions et afficher une entrée fictive dans le système des donateurs pour créditer le donateur.
Faiblesse : Une personne ayant accès aux comptes fournisseurs et au grand livre général est également signataire d’un chèque.
Risque: Cette personne pourrait effectuer un paiement et le signer sans que personne d’autre ne le sache.
Faiblesse: Les chèques en blanc sont signés car il est difficile de trouver des signataires.
Risque: Si une personne ayant accès au grand livre a également accès aux chèques en blanc signés, les chèques peuvent être rédigés à n’importe qui et pour n’importe quel montant.
Faiblesse : Une personne ayant accès au grand livre général a un accès bancaire en ligne.
Risque: La personne pourrait transférer des fonds vers un autre compte bancaire ou traiter et enregistrer un virement bancaire sans approbation.
Faiblesse: Les différents ministères ont des comptes bancaires distincts qui ne sont pas enregistrés dans le grand livre général.
Risque: L’activité n’est pas examinée ou approuvée par d’autres, ce qui expose l’Église à un risque de détournement de fonds et la ou les personnes responsables à une accusation d’acte répréhensible.
Faiblesse : La paie est traitée par une seule personne et n’est pas examinée.
Risque : La personne pourrait modifier les taux de rémunération non approuvés ou ajouter des employés » fantômes » à la paie.
Faiblesse : Les cartes de temps ne sont pas signées par un superviseur.
Risque: Les heures déclarées et la compensation accordée peuvent être inexactes, intentionnellement ou accidentellement.
Faiblesse : Le ministère manque de personnel adéquatement formé ou compétent.
Risque: Les employés peuvent faire des erreurs, ce qui entraîne une mauvaise information, ou des erreurs intentionnelles (fraude) peuvent survenir, mais ne sont pas détectées en raison d’erreurs ou de négligences constantes.
Faiblesse : Les informations financières et les rapprochements sont préparés des mois après les faits.
Risque : Les erreurs ne seront pas détectées en temps opportun et les décisions peuvent être fondées sur des informations financières incorrectes.
Faiblesse : Une seule carte de crédit d’entreprise est disponible pour plusieurs personnes et les transactions ne sont pas examinées de manière appropriée par un superviseur (une personne autre que la personne sur le compte).
Risque: Quelqu’un pourrait faire des frais qui ne sont pas liés aux affaires de l’église, et déterminer la partie responsable de tout achat devient difficile avec plusieurs utilisateurs.
Cette liste est fournie pour vous aider à comprendre à quel point il est facile de négliger certaines faiblesses clés des contrôles internes. Même si aucune de ces situations n’existe dans votre église, il est toujours bon de les garder à l’esprit car les procédures financières, les dossiers et le personnel changent souvent avec le temps.
Les contrôles suivants ne nécessitent pas d’efforts extraordinaires, mais ils peuvent fournir au moins une défense de base pour votre église et les personnes qui traitent les reçus en espèces, les décaissements en espèces et la paie:
- Demandez toujours à plus d’une personne de gérer des fonds non comptabilisés.
- Fournir des informations de dépôt à une personne de la comptabilité ainsi qu’à la personne qui traite les informations sur le donateur. Le rapport sur le système des dépôts et des donateurs devrait être vérifié de manière indépendante pour s’assurer qu’ils sont en accord.
- Envoyez des déclarations détaillées des donateurs au moins une fois par an.
- Utilisez les mêmes contrôles pour les chèques reçus que pour les espèces. Les chèques doivent être estampillés « Pour dépôt seulement » dès que possible.
- Réconcilier le système des donateurs avec le grand livre au moins une fois par an.
- Assurez-vous que l’accès au stock de chèques, la capacité d’afficher dans le grand livre général et le pouvoir de signer les chèques impliquent au moins deux personnes distinctes.
- Éliminez ou contrôlez soigneusement les timbres de signature.
- Gardez la petite caisse à des montants minimes et rapprochez-la périodiquement.
- Demandez à une personne ayant accès au grand livre d’examiner le rapprochement bancaire et les chèques annulés sur une base mensuelle.
- Si la paie est traitée par une seule personne, assurez-vous qu’elle est examinée et approuvée par une deuxième personne.
- Mettre en œuvre un processus de clôture mensuel qui détaille:
- Les étapes à effectuer, ainsi que les dates d’échéance
- Qui doit préparer les informations
- Qui doit examiner les informations
- Avoir des entrées de journal préparées par une personne et approuvées par une deuxième personne, ou demander à une deuxième personne d’imprimer un rapport de journal entier chaque mois et de l’examiner et de l’approuver.
Les éléments ci-dessus sont un bon point de départ. Une fois ces politiques et procédures en place, la prochaine étape consiste à s’assurer qu’elles sont documentées adéquatement.
Votre église peut bénéficier d’un examen par une personne extérieure de vos processus pour déterminer les faiblesses qui peuvent exister. Si vous rencontrez un refoulement de la part d’individus, rappelez-leur que ces pratiques sont en place en tant que principe de gérance et servent à protéger les individus impliqués. Encadrer ces tâches de cette façon peut changer le point de vue de chacun sur l’importance de ces questions!
Cet article est apparu pour la première fois le ChurchLawandTax.com .
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