hogyan javítható a számla jóváhagyási folyamata

az Ön vállalkozása pénzt és termelékenységet veszít egy nem hatékony és elavult számla jóváhagyási folyamat miatt? Meglepődhet, ha megtudja, hogy még a technológiai fejlesztések korában is, mint például a munkafolyamat-automatizálás, a mesterséges intelligencia és az adatelemzés, sok vállalat továbbra is a kézi számla jóváhagyására támaszkodik az alapértelmezett beszerzés-fizetés (P2P) folyamat részeként. Ennek eredményeként pénzt veszítenek a hatékonyság hiánya, az elvesztegetett idő és az értéknövelő korai fizetési kedvezmények elmulasztott lehetőségei miatt.

a számlafeldolgozás egyszerűsítése és optimalizálása jelentős előnyökkel járhat a beszerzési és elszámolási csapatok, valamint a vállalat egészsége, jövedelmezősége és versenyképessége szempontjából. Ha időt szán néhány felhasználóbarát változtatás kutatására és végrehajtására, az segíthet abban, hogy ne veszítse el az értéket a nem optimális számlafeldolgozás miatt, és biztosítsa, hogy a legtöbbet kapja a pénzéért, amikor ideje fizetni a számlákat.

miért van szüksége formalizált számla jóváhagyási folyamatra

egy tökéletes világban a számla jóváhagyási folyamata meglehetősen egyszerű és egyértelmű: a vevő számlát kap a szállítótól, ellenőrzi, hogy helyes-e, majd jóváhagyásra eljuttatja a megfelelő érdekelt félhez. Miután jóváhagyták, a fizetendő számlák (AP) kifizetést bocsát ki, és ennek megfelelően frissíti a vállalat pénzügyi nyilvántartását.

a gyakorlatban azonban a jóváhagyási lánc megszakadásának, az emberi hibáknak, a számlacsalásnak és más problémáknak a lehetősége szükségessé teszi egy formalizált számla-jóváhagyási folyamat létrehozását. A számla-jóváhagyási munkafolyamatok vállalatonként változnak, de általában véve egy teljesen kidolgozott számla-jóváhagyási munkafolyamat így fog kinézni:

1. számla rögzítése

amikor számlát kap egy szállítótól, a tranzakcióval kapcsolatos összes információ (beleértve az eredeti megrendelés számát (PO-szám) számlaszámot, a számla összegét, a megrendelt áruk mennyiségét és minőségét, a feltételeket stb.) át kell vinni a címzett beszerzési rendszerébe.

1. Számlaérvényesítés/PO Matching

a rögzítés után a számla kategorizálásra kerül, és a tranzakcióhoz kapcsolódó egyéb dokumentumokhoz kapcsolódik, beleértve az eredeti PO-t, a szállítási dokumentumokat, a vásárlási nyugtákat és a szállítóval folytatott levelezést a megrendelés bármilyen változásáról. Ezt általában “háromutas egyeztetésnek” nevezik, de tartalmazhat olyan dokumentumokat is, amelyek túlmutatnak a PO, a számla és a szállítási jegyzék hármasán.

1. kivételek és javítások

ha egy számla hiányos vagy helytelen adatokat tartalmaz, akkor azt a személyzet azon tagjaihoz továbbítják, akik a helyes vagy hiányzó információkat felkutatják, majd újra ellenőrzik és egyeztetik. Azok a számlák, amelyek nem vezethetők vissza megbízhatóan egy meglévő tranzakcióhoz, csalási vizsgálatot indíthatnak.

1. számla jóváhagyási útvonal

az ellenőrzés és az egyeztetés befejezése után a számla a megfelelő jóváhagyóhoz(jóváhagyókhoz) kerül, a vállalat üzleti folyamatai által meghatározott kritériumok alapján. Előfordulhat például, hogy a számlát mind a megrendelést végző osztály vezetőjének, mind a felső vezetőnek jóvá kell hagynia, ha az összeg kívül esik a meghatározott kiadási korlátokon, vagy egy adott projektköltségvetéshez kapcsolódik.

1. fizetés feldolgozása

a jóváhagyott számlákat feldolgozásra és fizetésre továbbítják a fizetendő számlák osztályához. A feldolgozott számlákat lezárják és a számviteli nyilvántartásokat frissítik.

hivatalos számlavezetési eljárással sokkal könnyebb minimalizálni a lehetséges hibákat és zavarokat. Azonban még a legsimább kézi folyamat is hajlamos megelőzhető problémákra, amelyeket a számla automatizálásával lehet megoldani.

“a hivatalos számla-jóváhagyási folyamat kidolgozásán túl a legjobb választás, amelyet vállalata hatékonyságának, pontosságának és a számlafeldolgozásból származó megtakarítások javítása érdekében tehet, az automatizálás.”

a kézi számlafeldolgozási és jóváhagyási munkafolyamatok által okozott problémák minden bizonnyal megfelelő (ha nem optimális) teljesítményt nyújtanak a minimális ellátási lánccal rendelkező kisvállalkozások számára. A nagyobb vállalkozások és a stratégiai növekedést folytatók azonban hamarosan rájönnek, hogy a növekvő ellátási lánc magával hozza a munkaerő, a tehetség és az erőforrások iránti nagyobb keresletet—és a Kézi folyamatok egyszerűen nem tudják hatékonyan és hatékonyan kielégíteni ezt a keresletet.

a leggyakoribb problémák, amelyek a kézi számlafeldolgozást sújthatják, a következők:

• rossz kiadási átláthatóság és fokozott kockázat. A Kézi folyamatok csábítják a rosszindulatú feleket, hogy hamis számlát nyújtsanak be fizetésre, és növelik annak kockázatát, hogy az ilyen számlákat kifizetik, és csak akkor fedezik fel, ha már túl késő. Ezenkívül a kézi munkafolyamatok lehetővé teszik a megrendelések” átcsúszását”, amikor a maverick költ, különösen akkor, ha a felhasználók megkerülik a jóváhagyott beszerzési politikát, hogy elemeket vásároljanak, és számlákat és egyéb dokumentumokat kapjanak a hurokban fizetendő számlák nélkül. Ez hiányos és pontatlan kiadási adatokhoz vezethet, amelyek viszont pusztító hatással lehetnek a pénzügyi beszámolókra, az ellenőrzési nyomvonalakra, a cash flow-ra és a stratégiai döntéshozatalra.
• Elveszett számlák. A papír alapú dokumentumkezelés egyik kihívása a számlák elvesztésének vagy megsemmisítésének gyakorisága. A rosszul elhelyezett számlák nyomon követése egy hatalmas papírtengerben időigényes, és szükségtelen késedelmekkel károsíthatja a beszállítói kapcsolatokat.
• emberi hiba. Amikor az ujjak találkoznak a billentyűzettel, a hibák és tévedések kockázata megsokszorozódik. A kézi adatbevitel hibás vagy hiányos kifizetésekhez vezethet, és sokkal nehezebbé teheti a számlák ellenőrzését.
• ismétlődő kifizetések. A kézi számlafeldolgozás másik tünete, hogy a duplikált kifizetések több okból is végrehajthatók, beleértve a nem hatékony adatbevitel és a jóváhagyási munkafolyamatok késedelmeit, vagy az útválasztási hibákat, amelyek ugyanazt a fizetést kétszer dolgozzák fel. Automatikus ellenőrzés nélkül túl könnyű—és drága-többször is fizetni a szükséges árukért és szolgáltatásokért.
• Jóváhagyási Munkafolyamat Késése. A kézi munkafolyamatok minden folyamatot lelassítanak. És ha nincs olyan rendszer, amely biztonsági másolatot és emlékeztetőket biztosítana azoknak a jóváhagyóknak, akik az irodán kívül vannak, vagy egyszerűen túl elárasztottak ahhoz, hogy nagy figyelmet fordítsanak a beérkező levelek mappájára, a számla jóváhagyása késleltethető, ami késedelmes fizetésekhez, a lehetséges korai fizetési kedvezmények elvesztéséhez és a beszállítókkal való goodwillhez vezethet.
• Magas Személyzeti Rezsi. A tollon, papíron és embereken alapuló számlázási munkafolyamatok lassúak, munkaigényesek és drágák. A túlzott munkaerőköltségek az egyetlen számla feldolgozásának átlagos költségét a sztratoszférába tolhatják.

Alakítsa át a számla jóváhagyási folyamatát automatizálással

a hivatalos számla jóváhagyási folyamat fejlesztésén túl a legjobb választás a vállalat hatékonyságának, pontosságának és a számlafeldolgozás megtakarításának javítása érdekében az automatizálás. Számla jóváhagyó szoftver, vagy AP automatizálási szoftver, egy átfogó beszerzés-fizetés szoftver részeként, mint PLENERGY, elérheti ezt a célt. A Levvel (korábban Paystream Advisors) kutatócég 2018—as jelentése szerint a vállalati szervezetek három legfontosabb számlafeldolgozási problémája a kimaradt kedvezmények (44%), a késedelmes fizetések (39%) és a duplikált fizetések (29%) – három lehetséges probléma, amelyek könnyen kezelhetők az automatizálás erejével.

de ez nem ér véget. A felhőalapú AP automatizálási szoftver—beleértve a számlafeldolgozást is—számos azonnali és erőteljes fejlesztést biztosít a beszerzés és az AP csapatok számára, többek között:

• optimális elszámoltathatóság; az automatizált munkafolyamatok minden tranzakciót valós időben nyomon követnek, így mindig tudni fogja, hogy a számla hol található a jóváhagyási láncban. Beállíthatja a munkafolyamatokat az esetleges eseményekkel és emlékeztetőkkel az útlezárások minimalizálása érdekében, valamint a mobil hozzáférést a lehető leggyorsabb jóváhagyásokhoz.
• teljes kiadási láthatóság.
• pontos és hatékony számlázási ciklusok automatikus 3-utas illesztéssel.
• egyszerű integráció a meglévő számviteli és vállalati erőforrás-tervezési (ERP) rendszerekkel, hogy összekapcsolja az összes érdekelt felet az üzleti egységek és részlegek között.
• nagyobb termelékenység a kihangosító automatizált munkafolyamatoknak köszönhetően, amelyek megszabadítják a személyzetet az alacsony értékű, időigényes robotmunkától, így stratégiai feladatokra összpontosíthatnak.
• jelentős költség-és időmegtakarítás a folyamatoptimalizálásnak és a papír alapú dokumentumkezelés megszüntetésének köszönhetően.
• az emberi hiba és a számlacsalás csökkentése vagy megszüntetése.
• gyorsabb, pontosabb pénzügyi beszámolás, előrejelzés és ellenőrzési nyomvonal.
• további korai fizetési kedvezmények és kevés vagy semmilyen késedelmi díj.

automatizálja és optimalizálja a számlázási munkafolyamatokat a Számlajóváhagyó szoftverrel

a számlajóváhagyási munkafolyamatok maximális értékének elérése kihívást jelenthet, de nem kell, hogy uralja a menetrendet, vagy szükségtelen bonyolultsággal terhelje munkatársait. A jól kidolgozott számlajóváhagyási eljárással és a megfelelő AP automatizálási megoldással csökkentheti a számlafeldolgozás kockázatát, javíthatja termelékenységét és hatékonyságát, és jelentős megtakarításokat élvezhet a kevesebb hulladékból, az alacsonyabb munkaerőköltségekből és a kevesebb erőforrás-felhasználásból.

vegye ki a Számlajóváhagyásból eredő stresszt, és javítsa az összes munkafolyamatot a PLANERGY

Tudja meg, hogyan