Mark Hammar | január 19, 2016
a minőségirányítási rendszerben (QMS) jelentős különbség van a folyamat és az eljárás jelentése között, és e két fogalom összetévesztése problémává válhat az ISO 9001 bevezetése során. Egy korábbi cikkben nézze meg a nyelvét! Ne keverje össze a folyamatokat az eljárásokkal, volt egy vita a folyamat és az eljárás közötti különbségekről, de gyakran hasznos ezt a vitát jobban megérteni néhány példával.
mi a QMS folyamat?
ISO 9000:2005 az a dokumentum, amely rögzíti az ISO 9001 követelményeiben használt QMS-specifikus kifejezések definícióit, és e meghatározás szerint a folyamat “egymással összefüggő vagy kölcsönhatásban álló tevékenységek halmaza, amely a bemeneteket kimenetekké alakítja.”A QMS – ben, mint minden üzletben, sok folyamat létezik; valójában szinte bármit, amit egy szervezetben csinálsz, folyamatként lehet besorolni. Lesz egy folyamat a könyvelés elvégzéséhez, kellékek vásárlásához, vállalkozó felvételéhez vagy az ügyfél megrendelésének megerősítéséhez.
a folyamat kulcsa az, hogy bemenetet vesz fel, bizonyos tevékenységeket elvégez a bemenet segítségével, majd létrehoz egy kimenetet. A fenti számviteli példában a számviteli folyamat jelentéseket készít a kiadásokról, a bevételekről és a vásárlásokról, majd létrehozza vagy módosítja a szükséges számlarekordokat, és végül pénzügyi jelentéseket készít a menedzsment és a részvényesek felülvizsgálatához. Hasonlóképpen, a vállalkozó felvételének folyamata azzal a kéréssel kezdődik, hogy felvegyék a vállalkozót, megvizsgálják a megfelelő vállalkozót, hogy felvegyék az idézeteket, és bemutassák a kiválasztott vállalkozónak a megrendelés elvégzését a munka elvégzéséhez.
tehát bármi, amit a szervezetében csinál, amely bevisz egy bemenetet, csinál egy tevékenységet azzal a bemenettel, majd létrehoz egy kimenetet, folyamat; de miben különbözik ez az eljárástól? Nem minden folyamatnak kell eljárnia-a fő döntés az, ha bizonyos lépések sorozatát kell követnie, vagy sem.
mi a QMS eljárás?
ismét az ISO 9000:2005 szerint az eljárás “meghatározott módszer egy tevékenység vagy folyamat végrehajtására.”Tehát, ha van egy folyamat, amelynek egy meghatározott módon kell megtörténnie, és meghatároztad, hogyan kell megtörténnie, akkor van egy eljárásod. A szerződés-felülvizsgálati folyamatot kísérő eljárásra példa lehet, hogy meghatározta az egyik módot arra, hogy az ügyfelek megrendelést adjanak Önnek, meghatározott lépések vannak a megrendelés felülvizsgálatára, jóváhagyására és elfogadására, majd a megrendelést rögzítik és bizonyos módon elosztják az alkalmazottak számára.
fontos megjegyezni, hogy nem minden folyamatnak kell eljárnia. Például, ha van olyan folyamata, amelyben csak egy jóváhagyott szállítótól vásárol terméket, de nincs meghatározott módja annak, hogy szállítót felvegyen a listára, akkor van egy folyamata, de nem egy eljárás, amellyel együtt járhat. Hasonlóképpen, a szoftverfejlesztésben nincs egy helyes módszer a kódolásra, a szoftverfejlesztők pedig másképp írják a kódjukat, nem követve az eljárást; vagy, ha egy képzett és tanúsított gépész kap egy rajzot, és úgy dönt, hogy hogyan készítsen egy megmunkált alkatrészt, akkor lehet, hogy nincs egyetlen helyes módja annak, hogy ezt megtegye, így az illető a készségeire és tudására támaszkodik, hogy eldöntse, hogyan készítse el az alkatrészt.
minden eljárást dokumentálni kell?
egy olyan folyamat, amely nem rendelkezik eljárással, különösen észrevehető azokban a folyamatokban, ahol nagymértékben támaszkodik a munkát végző személy tudására és készségeire. Amikor egy orvos agyműtétet végez, nincs dokumentált eljárásuk erre, mert nagymértékben támaszkodik tapasztalataikra, amikor foglalkoznak azzal, amit találnak, ahogy mennek. Lehet, hogy vannak olyan eljárások, amelyeket menet közben követnek, de erre nincs dokumentált eljárás.
annak megvitatása, hogy dokumentálni kell-e az eljárást, még egy újabb lépés, de fontos is. Az ISO 9001:2008-ban hat azonosított dokumentált eljárás szükséges a QMS-hez, de az ISO 9001:2015 új verziójával nincs kötelező dokumentált eljárás. A vállalat felelőssége annak meghatározása, hogy dokumentálnia kell-e az eljárást annak érdekében, hogy biztosítsa a folyamat és a kapcsolódó eljárás következetes eredményeit.
a folyamatok és eljárások megértése fontos része a QMS-nek
a folyamat megközelítés az ISO 9001 alapját képező nyolc minőségirányítási elv egyike, és annak megértése, hogy mi a folyamat és hogyan hatnak egymásra, fontos része a QMS megvalósításának és fejlesztésének. A folyamatok ismeretében jobban megértheti, hogy melyeknek kell egy meghatározott módja a kimenet létrehozásának, amely tudatja Önnel, hogy mikor kell eljárnia a folyamathoz. Ezután tovább meghatározhatja, hogy dokumentálnia kell-e ezt az eljárást, vagy sem a következetes eredmények biztosítása érdekében.
Ismerje meg folyamatait és interakcióit, és hatékonyabban tudja végrehajtani a MIR-t a jobb ügyfél-elégedettség és a javulás érdekében. Ez az, amiért a végrehajtási QMS az első helyen, nem igaz?
használja ezt az ingyenes ISO 9001 Foundations online tanfolyamot, hogy több tudást szerezzen az ISO 9001:2015 szabványról.
