belső ellenőrzés gyengeségei: “ismerek valakit, aki…”
lehet, hogy sok egyházi vezető nem akarja beismerni — és különösen nem az éber szemük alatt—, hogy gyengeségek vagy sebezhetőségek lehetnek a szolgálataikban. Mint karrier auditor és tanácsadó, sok történetet hallok, amelyek azzal kezdődnek, hogy “hipotetikusan szólva…” vagy “ismerek valakit, aki…” sok Minisztériumnak kérdése van a belső ellenőrzéssel kapcsolatban, és hogyan lehet hatékonyan kezelni vagy megelőzni a sebezhetőségeket. Az, hogy hajlandó megfontolni ezeket a kérdéseket, fontos első lépés a hiányosságok kezelésében.
egyes egyházak sebezhetőséggel működnek, anélkül, hogy felismernék, milyen következményekkel járhatnak. Meglepődnek, amikor valami rosszul megy, de valószínűleg egész idő alatt tudniuk kellett volna a kockázatot. Vessünk egy pillantást néhány konkrét belső ellenőrzési gyengeségre, amelyek létezhetnek egy egyházban, és miért aggodalomra adnak okot:
gyengeség: az egyének maguk is hozzáférhetnek a széfben lévő számlálatlan pénzeszközökhöz.
kockázat: még ha nem is szokásos eljárás, hogy egy személy saját maga férjen hozzá a széfhez, ha valaki meg tudja csinálni, probléma áll fenn. Fontolja meg a kulcsokkal vagy kombinációkkal rendelkező embereket a széfben. Például az egyik templom felfedezte, hogy a Gondnoknak van egy extra kulcsa a széfhez, a Pótkulcs pedig a szobához, amelyben volt.
gyengeség: Az aláírt csekkeket visszaadják annak, aki elkészítette őket.
kockázat: ez az egyén megváltoztathatja a kedvezményezettet. Mivel ő rendelkezik a dokumentációval, az egyén létrehozhat egy másik csekket, hogy később fizessen az eladónak.
gyengeség: ugyanaz a személy hozzáfér mind a letéti, mind a donor rendszerekhez.
kockázat: ez a személy hozzájárulásokat vehet fel, és fiktív bejegyzést tehet közzé a donor rendszerében, hogy jóváírja a donort.
gyengeség: a fizetendő számlákhoz való hozzáféréssel rendelkező személy és a Főkönyv is csekk aláíró.
kockázat: Ez a személy fizethet és aláírhatja anélkül, hogy bárki más tudná.
gyengeség: üres csekkeket írnak alá, mert nehéz aláírókat találni.
kockázat: ha a főkönyvhöz hozzáféréssel rendelkező személy is hozzáfér az aláírt biankó csekkekhez, a csekkeket bárkinek és bármilyen összegért meg lehet írni.
gyengeség: a főkönyvhöz hozzáféréssel rendelkező egyén online banki hozzáféréssel rendelkezik.
kockázat: az egyén átutalhat pénzt egy másik bankszámlára, vagy feldolgozhatja és rögzítheti az átutalást jóváhagyás nélkül.
gyengeség: Az egyes minisztériumok külön bankszámlákkal rendelkeznek, amelyeket nem rögzítenek a főkönyvben.
kockázat: a tevékenységet mások nem vizsgálják felül vagy hagyják jóvá, így az egyházat a sikkasztás veszélye fenyegeti, a felelős személy(ek) pedig a jogsértés vádjának veszélye.
gyengeség: a bérszámfejtést egy személy dolgozza fel, és nem vizsgálják felül.
kockázat: az egyén nem jóváhagyott fizetési arányváltozásokat hajthat végre, vagy “szellem” alkalmazottakat adhat hozzá a bérszámfejtéshez.
gyengeség: az Időkártyákat nem írja alá a felügyelő.
kockázat: A bejelentett órák és a megadott kompenzáció pontatlanok lehetnek, akár szándékosan, akár véletlenül.
gyengeség: a minisztérium nem rendelkezik megfelelően képzett vagy hozzáértő személyzettel.
kockázat: az alkalmazottak hibázhatnak, rossz információhoz vezethetnek, vagy szándékos hibák (csalás) fordulhatnak elő, de a következetes hibák vagy hanyagság miatt észrevétlenek maradnak.
gyengeség: a pénzügyi információk és egyeztetések hónapokkal a tény után készülnek.
kockázat: a hibákat nem fedezik fel időben, és a döntések hibás pénzügyi információkon alapulhatnak.
gyengeség: egyetlen vállalati hitelkártya több ember számára is használható, és a tranzakciókat nem megfelelően vizsgálja felül egy felügyelő (valaki más, mint a számlán szereplő személy).
kockázat: valaki olyan díjakat szabhat ki, amelyek nem kapcsolódnak az egyházi üzlethez, és több felhasználó számára nehézzé válik a vásárlás felelősének meghatározása.
ez a lista segít megérteni, milyen könnyű figyelmen kívül hagyni a belső kontrollok néhány kulcsfontosságú gyengeségét. Még akkor is, ha ezek közül egyik sem létezik az egyházban, mindig jó, ha szem előtt tartja őket, mivel a pénzügyi eljárások, a nyilvántartások és a személyzet gyakran változnak az idő múlásával.
a következő ellenőrzések nem igényelnek rendkívüli erőfeszítést, de legalább alapszintű védelmet nyújthatnak az egyháznak és a pénzbevételeket, készpénzkifizetéseket és bérszámfejtést feldolgozó egyéneknek:
- mindig több mint egy személy kezeli a számlálatlan pénzeszközöket.
- adjon letéti információkat valakinek a könyvelésben, valamint az adományozó adatait feldolgozó személynek. A letéti és adományozói rendszerről szóló jelentést függetlenül ellenőrizni kell annak biztosítása érdekében, hogy azok megegyezzenek.
- legalább évente küldjön részletes adományozói nyilatkozatokat.
- használja ugyanazokat a vezérlőket a kapott csekkekhez, mint a készpénzhez. A csekkeket a gyakorlatban a lehető leghamarabb “csak letétbe helyezésre” kell bélyegezni.
- legalább évente egyeztetni kell a donorrendszert a főkönyvvel.
- győződjön meg arról, hogy a csekkkészlethez való hozzáférés, a főkönyvben való közzététel képessége és az ellenőrző aláírási jogosultság legalább két különálló személyt érint.
- távolítsa el vagy gondosan ellenőrizze az aláírási bélyegzőket.
- tartsa a kis összegű készpénzt minimális összegben,és rendszeresen egyeztesse.
- valaki, aki hozzáfér a főkönyvhöz, havonta felülvizsgálja a banki egyeztetést és a törölt csekkeket.
- ha a bérszámfejtést egy személy dolgozza fel, győződjön meg róla, hogy egy másik személy felülvizsgálja és jóváhagyja.
- havi zárási folyamat végrehajtása, amely részletezi:
- az elvégzendő lépések, valamint a határidők
- ki készítse el az információkat
- ki vizsgálja felül az információkat
- a naplóbejegyzéseket egy személy készítette el és egy második személy jóváhagyta, vagy egy második személy minden hónapban kinyomtat egy teljes naplóbejegyzést, és felülvizsgálja és jóváhagyja.
a fenti elemek jó kiindulási pontot jelentenek. Miután ezek a politikák és eljárások életbe léptek, a következő lépés annak biztosítása, hogy megfelelően dokumentálják őket.
egyházának hasznos lehet, ha egy külső személy felülvizsgálja folyamatait, hogy megállapítsa, hol lehetnek gyengeségek. Ha bármilyen visszalépést tapasztal az egyénektől, emlékeztesse őket arra, hogy ezek a gyakorlatok a stewardship elvként működnek, valamint az érintett személyek védelmét szolgálják. Ezeknek a feladatoknak az így történő megfogalmazása megváltoztathatja mindenki perspektíváját ezeknek a kérdéseknek a fontosságáról!
ez a cikk először jelent meg ChurchLawandTax.com.
iratkozzon fel az e-hírekre és figyelmeztetésekre
