Come Migliorare la Vostra Fattura Processo di Approvazione

È il vostro business di perdere soldi e per la produttività per l’inefficienza e superata fattura processo di approvazione? Potresti essere sorpreso di apprendere che, anche in un’epoca di progressi tecnologici come l’automazione del flusso di lavoro, l’intelligenza artificiale e l’analisi dei dati, molte aziende continuano a fare affidamento sull’approvazione manuale delle fatture come parte del processo P2P (Procure-to-pay) predefinito. Di conseguenza, stanno perdendo denaro per elaborare inefficienze, perdite di tempo e opportunità mancate per aumentare il valore degli sconti sui pagamenti anticipati.

Semplificare e ottimizzare l’elaborazione delle fatture può avere vantaggi significativi per i team di approvvigionamento e contabilità fornitori, nonché per la salute, la redditività e il potere competitivo della tua azienda. Dedicare del tempo alla ricerca e all’implementazione di alcune modifiche user-friendly può aiutarti a smettere di perdere valore nell’elaborazione delle fatture non ottimale e assicurarti di ottenere il massimo per i tuoi soldi quando è il momento di pagare le bollette.

Perché è necessario un processo di approvazione della fattura formalizzata

In un mondo perfetto, il processo di approvazione della fattura è abbastanza semplice e diretto: l’acquirente riceve una fattura dal fornitore, verifica che sia corretta e quindi la indirizza allo stakeholder appropriato per l’approvazione. Una volta approvato, accounts payable (AP) emette il pagamento e aggiorna i record finanziari della società di conseguenza.

In pratica, tuttavia, la possibilità di interruzioni nella catena di approvazione, errori umani, frodi nelle fatture e altri problemi richiedono la creazione di un processo di approvazione delle fatture formalizzato. Fattura flussi di lavoro di approvazione variano da azienda ad azienda, ma, in generale, di una cucina completamente sviluppato fattura flusso di lavoro di approvazione sarà simile a questo:

1. Fattura di Acquisizione

Quando una fattura ricevuta da un fornitore, tutte le informazioni rilevanti per la transazione originale del numero di ordine di acquisto (ODA numero) numero di fattura, l’importo della fattura, la quantità e la qualità della merce, condizioni, etc.) dovrebbero essere trasferiti al sistema di acquisto del destinatario.

1. Convalida della fattura/Corrispondenza dell’ordine

Una volta acquisita, la fattura viene classificata e collegata a qualsiasi altro documento relativo alla transazione, inclusi l’ordine originale, i documenti di spedizione, le ricevute di acquisto e la corrispondenza con il fornitore su eventuali modifiche all’ordine. Questo è comunemente indicato come” corrispondenza a tre vie”, ma può includere documenti oltre il trio di PO, fattura e manifesto di spedizione.

1. Eccezioni e correzioni

Se una fattura contiene informazioni incomplete o errate, viene instradata ai membri dello staff che rintracciano le informazioni corrette o mancanti e quindi ricontrollate e verificate. Le fatture che non possono essere ricondotte in modo affidabile a una transazione esistente possono innescare un’indagine per frode.

1. Routing approvazione fattura

Al termine della verifica e della corrispondenza, la fattura viene instradata al / ai approvatore / i corretto / i, in base ai criteri stabiliti dai processi aziendali della società. Ad esempio, potrebbe essere necessario approvare una fattura sia dal responsabile del reparto che effettua l’ordine sia da un senior manager se l’importo è al di fuori di specifici limiti di spesa o è correlato a un budget di progetto specifico.

1. Elaborazione dei pagamenti

Le fatture approvate vengono inoltrate al reparto contabilità fornitori per l’elaborazione e il pagamento. Le fatture elaborate vengono chiuse e le registrazioni contabili aggiornate.

Con un processo di gestione formale delle fatture in atto, è molto più facile ridurre al minimo potenziali errori e interruzioni. Tuttavia, anche il processo manuale più fluido è soggetto a problemi prevenibili che possono essere risolti tramite l’automazione delle fatture.

“Oltre a sviluppare un processo formale di approvazione delle fatture, la scelta migliore che puoi fare per migliorare l’efficienza, l’accuratezza e i risparmi della tua azienda dall’elaborazione delle fatture è automatizzare.”

Problemi creati dai processi di approvazione manuale delle fatture

Elaborazione manuale delle fatture e flussi di lavoro di approvazione l’adesione alle regole aziendali può certamente fornire prestazioni adeguate (se non ottimali) per le piccole imprese con catene di fornitura minime. Tuttavia, le aziende più grandi e quelle che perseguono una crescita strategica scopriranno presto che una catena di fornitura in crescita porta con sé una maggiore domanda di tempo per il personale, talento e risorse—e i processi manuali semplicemente non possono soddisfare tale domanda in modo efficace ed efficiente.

Alcuni dei problemi più comuni che possono affliggere l’elaborazione manuale delle fatture includono:

• Scarsa trasparenza della spesa e aumento del rischio. I processi manuali rendono allettante per i malintenzionati presentare una fattura falsa per il pagamento e aumentano il rischio che tali fatture vengano pagate e non scoperte fino a quando non è troppo tardi. Inoltre, i flussi di lavoro manuali possono consentire agli ordini di “scivolare attraverso le fessure” come maverick spendono, in particolare se gli utenti circumnavigano la politica di acquisto approvata per acquistare articoli e ricevere fatture e altri documenti senza conti da pagare nel ciclo. Ciò può portare a dati di spesa incompleti e imprecisi, che a loro volta possono avere un impatto devastante sulla rendicontazione finanziaria, sugli audit trail, sul flusso di cassa e sul processo decisionale strategico.
• Fatture perse. Una delle sfide create dalla gestione dei documenti cartacei è la frequenza con cui le fatture possono essere perse o distrutte. Rintracciare fatture false in un vasto mare di carta richiede molto tempo e può danneggiare i rapporti con i fornitori con inutili ritardi.
• Errore umano. Quando le dita si incontrano tastiera, il rischio di errori e sviste si moltiplica. L’inserimento manuale dei dati può portare a pagamenti errati o incompleti e rendere molto più difficile la verifica delle fatture.
• Pagamenti duplicati. Un altro sintomo dell’elaborazione manuale delle fatture, i pagamenti duplicati possono essere effettuati per una serie di motivi, tra cui ritardi dovuti a flussi di lavoro di immissione e approvazione dei dati inefficienti o errori di routing che portano allo stesso pagamento in fase di elaborazione due volte. Senza la verifica automatica, è fin troppo facile—e costoso—pagare più di una volta per i beni e i servizi necessari.
• Ritardi del flusso di lavoro di approvazione. I flussi di lavoro manuali rallentano ogni processo. E se non esiste un sistema in atto per fornire back-up e promemoria per gli approvatori che sono fuori ufficio o semplicemente troppo sommerso per prestare molta attenzione alla loro casella di posta, approvazioni fattura possono essere ritardati, portando a ritardi nei pagamenti, perdita di potenziali sconti di pagamento anticipato, e buona volontà con i fornitori.
• Alto personale Overhead. I flussi di lavoro delle fatture basati su penna, carta e persone sono lenti, laboriosi e costosi. Costi di manodopera eccessivi possono spingere il costo medio di elaborazione di una singola fattura nella stratosfera.

Trasforma il tuo processo di approvazione delle fatture con l’automazione

Oltre a sviluppare un processo di approvazione formale delle fatture, la scelta migliore che puoi fare per migliorare l’efficienza, la precisione e i risparmi della tua azienda dall’elaborazione delle fatture è automatizzare. Il software di approvazione delle fatture o il software di automazione AP, come parte di un software Procure-to-Pay complessivo, come PLANERGY, può raggiungere questo obiettivo. Un rapporto 2018 della società di ricerca Levvel (precedentemente Paystream Advisors) ha rilevato che i primi tre problemi di elaborazione delle fatture per le organizzazioni aziendali erano mancati sconti (44%), ritardi nei pagamenti (39%) e pagamenti duplicati (29%)—tre potenziali problemi che sono prontamente affrontati attraverso il potere dell’automazione.

Ma non finisce qui. Il software di automazione AP basato su cloud, inclusa l’elaborazione delle fatture, offre ai team di approvvigionamento e AP diversi miglioramenti immediati e potenti, tra cui:

• Responsabilità ottimale; i flussi di lavoro automatizzati tengono traccia di ogni transazione in tempo reale, in modo da sapere sempre dove si trova la fattura nella catena di approvazione. È possibile impostare flussi di lavoro con contingenze e promemoria per ridurre al minimo i blocchi stradali e l’accesso mobile per le approvazioni più rapide possibili.
• Visibilità spesa totale.
• Cicli di fatturazione accurati ed efficienti con corrispondenza automatica a 3 vie.
• Facile integrazione con i sistemi ERP (Accounting and Enterprise Resource Planning) esistenti per connettere tutte le parti interessate tra unità aziendali e reparti.
• Maggiore produttività grazie a flussi di lavoro automatizzati a mani libere che liberano il personale da fatica a basso costo e dispendiosa in termini di tempo, in modo che possano concentrarsi su compiti più strategici.
• Enormi risparmi di costi e di tempo grazie all’ottimizzazione dei processi e all’eliminazione della gestione documentale cartacea.
• Riduzione o eliminazione di errori umani e frodi nelle fatture.
• Reporting finanziario, previsione e audit trail più rapidi e accurati.
• Più sconti di pagamento anticipato e poche o nessuna tassa di pagamento in ritardo.

Automatizza e ottimizza i flussi di lavoro delle fatture con il software di approvazione delle fatture

Ottenere il massimo valore dai flussi di lavoro di approvazione delle fatture può essere difficile, ma non deve dominare il tuo programma o stressare il tuo personale con una complessità inutile. Con un processo di approvazione delle fatture ben sviluppato e la giusta soluzione di automazione AP, è possibile ridurre il rischio nell’elaborazione delle fatture, migliorare la produttività e l’efficienza e godere di notevoli risparmi derivanti dalla riduzione degli sprechi, dai minori costi di manodopera e dal minor consumo di risorse.

Elimina lo stress dalle approvazioni delle fatture e migliora tutti i tuoi flussi di lavoro con PLANERGY

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