Procurement 101Purchase Order vs Contract

Se vuoi lanciare una moneta su un determinato argomento, considera solo l’acquisto da un Contratto rispetto all’emissione di un Ordine di acquisto (PO). Aspetta, fermati! Mettere il trimestre verso il basso lentamente e aggiungerlo alla vostra crescita top-line, dove appartiene. Questa sensazione di indecisione che stai avendo, anche se giustificata, non aiuterà la vostra organizzazione procurare con fiducia. Buone notizie – però-questa sensazione è del tutto evitabile.

Per giustificare la tua indecisione sull’ordine da un Contratto rispetto a un PO, tieni presente che a prima vista sembrano essere confusi sulle loro identità. Considerate questi esempi. Quando accettato da un fornitore ogni PO diventa un contratto, ma non ogni contratto è un PO. Alcuni (ma non tutti!) le persone vedono POs come una sorta di contratto una tantum. Gli ordini di acquisto possono incrociare i termini di un contratto negoziato. È un malinteso comune che il livello di dettaglio in un PO sia inferiore a quello di un contratto.

Qualsiasi professionista medico autorizzato diagnosticherebbe questo come una variazione del disturbo dissociativo dell’identità, Divisione Procurement. È intenzione di Tradogram di rimettere la “cura” negli appalti, quindi ecco i principali fattori 6 da considerare quando si evita una crisi di identità per contratti e ordini di acquisto.

1. 1. Durata: Le OP sono generalmente utilizzate a breve termine (generalmente meno di un anno) su base una tantum, mentre i contratti sono utilizzati per l’approvvigionamento di articoli per un periodo di tempo prolungato (generalmente superiore a un anno) e possono includere opzioni di rinnovo.
   2. Legalità: un contratto è un documento legale e un PO è un documento commerciale. Per elaborare, un PO è un’offerta dall’acquirente al fornitore. Se accettato dal fornitore (entro un lasso di tempo ragionevole) l’OP diventa un contratto. Logicamente, questo PO avrà valore zero se non è accettato dal fornitore. Vale la pena ricordare che i POs possono essere creati in base ai contratti-questi sono anche indicati come ordini di rilascio.
   3. Termini e condizioni: come accennato, c’è un equivoco sul livello di dettaglio nei contratti e negli ordini di acquisto. I termini e le condizioni negoziati specifici sono delineati in entrambi, ma un contratto dovrebbe essere utilizzato quando questi Ts e Cs devono includere l’ambito di lavoro, i risultati finali, gli standard di prestazione, i piani di gestione del cambiamento, ecc.

“Un contratto è usato quando ci sono un insieme complesso di condizioni associate con l’acquisizione che vanno al di sopra degli standard standard condizioni associate con il PO. Questo non significa che un PO non dovrebbe essere usato, mi suggeriscono che si dovrebbe, perché il valore del PO è quello di prenotare un impegno del sistema finanziario, per consentire un record specifico di spendere per fornitore e facilitare il processo di matching per il pagamento”. Giuseppe R. Postiglione Sr. (CMRP)

1. Livello di rischio: come linea guida, quando il livello di rischio è più alto, è più saggio utilizzare un contratto. Un rischio significativo può indicare la possibilità di una ricompensa significativa, quindi un documento legale è una sorta di rete di sicurezza. I contratti possono ridurre l’esposizione al rischio, identificare le responsabilità e definire gli standard di prestazione in modo più diretto rispetto ai termini di un POs. Tuttavia, poiché le quantità e i tempi di consegna non sono definiti in un contratto, si consiglia di emettere uno o più POS riferiti al contratto al fine di impegnare fondi di pagamento per i beni/servizi contratti. Mitigare il rischio ove possibile.
2. Tipo: Esistono tre tipi di contratti: un contratto a prezzo fisso, un contratto rimborsabile (noto anche come contratto Cost-Plus) e un contratto materiale Time &. Allo stesso modo, esistono diversi tipi di POs: è possibile emettere un PO standard o un ordine generale con più date di consegna per un periodo di tempo. È fondamentale conoscere in anticipo i tuoi obiettivi di acquisto precisi.
3. Classificazione degli articoli: gli ordini di acquisto sono comunemente utilizzati per l’acquisto di beni, mentre i contratti sono più frequentemente utilizzati per l’acquisto di servizi. Anche se molte aziende non seguono questo protocollo, il messaggio più grande qui è considerare ciò che si sta acquistando e procedere di conseguenza. Potrebbe non avere molto senso redigere un contratto per quell’ordine una tantum di bende per l’intero reparto acquisti quando vanno a lanciare la moneta.

Se questi suggerimenti non forniscono due “identità” separate per Contratti e ordini di acquisto, non disperare: non è sempre facile rilevare sottigliezze di carattere. Per rendere questa situazione indolore, cerca di non vedere il lancio della moneta come una scelta tra un Contratto e un PO, ma piuttosto una decisione tra due approcci: un PO che diventa un contratto una tantum o un Contratto che stabilisce i parametri di un rapporto a lungo termine (significativamente più complesso) con i fornitori.

Ancora confuso? Siamo felici di chattare con te! Per avere ulteriori suggerimenti sulla gestione di contratti e POs, Contattaci e chiedici come Tradogram può aiutarti.

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