QuickBooks Desktop Job Costing: Il Principiante Cheat Sheet

QuickBooks Desktop Job Costing: Il Principiante Cheat Sheet

Se volete una versione di QuickBooks per i professionisti di servizio, non dovrebbe essere difficile da ottenere, perché QuickBooks Pro, QuickBooks Premier, QuickBooks Commercialista Edizione, e QuickBooks Enterprise (tutti i livelli di abbonamento) include questa funzionalità. Inizia il tuo scavo e approfondire il perché, il come e il quando di QuickBooks Costo del lavoro.

I costi di lavoro si applicano alla mia attività quando non sono un appaltatore?

L’importanza del monitoraggio dei costi del lavoro è la segmentazione di lavori, attività o progetti sotto un’entità padre. Per le imprese di costruzione, in genere significa avere una persona (al livello superiore all’interno dell’elenco dei clienti) o il progetto di un’azienda come genitore. Sotto, avrai una varietà di oggetti che puoi etichettare in qualsiasi modo tu voglia.

Se sei un business di vendita al dettaglio, è ancora possibile utilizzare job costing in QuickBooks Desktop per monitorare le numerose posizioni; monitorare la loro redditività individuale, la produttività in evasione degli ordini, e così via. Se continuate a leggere ulteriormente, vedrete come QuickBooks ‘ flessibilità benefici rivenditori-mattoni e malta o tipi di e-commerce.

Come funziona Job Costing in QuickBooks?

La sezione delineata in questo file di società campione QuickBooks indica che Regina French Homes è la società o il cliente con cui la società campione conduce la maggior parte della sua corrispondenza.

Regina French Homes ha progetti (dal suo aspetto) che vuole che l’azienda faccia-in base al nome della strada in cui fornisce prodotti o servizi, o entrambi.

In questo esempio immediato, alla società è stato appena assegnato il lavoro Spring Street – per la bandiera assegnata accanto allo stato del lavoro.

Clicchiamo sull’entità “Wrong Way Rd”, perché non ci sono state transazioni per “Spring Street”. Questa volta vediamo delle transazioni.

Ingrandendo la fattura evidenziata, si vede in che modo la società campione si riferisce alle entità secondarie in modo più chiaro. Il flag di “Sistemi pool automatici” nel menu a discesa classe indica questa transazione è per un un acquisto di uno dei sistemi pool automatici della società.

Si tratta di acquisti di articoli: due acquisti di parti di inventario – l’ultimo sistema di piscine 3000 e una copertura per piscina verde forestale; e un articolo di servizio: lavoro di installazione. L’articolo di servizio viene convogliato nella fattura attraverso il suo sito e le righe del cestino non popolate, poiché non disegna alcuna quantità.

In secondo luogo, la quantità frazionaria comunicata nella sua riga di quantità trasmette due ore e mezza di tempo sono stati spesi per l’installazione del sistema piscina e la sua copertura piscina di accompagnamento.

Ciò che potresti trovare utile è come le due colonne – Tasso base e Prezzo ciascuna – mostrano una differenziazione. Per controllare due volte come questo può giocare fuori nei dati di reporting, in genere si esegue un rapporto Stime vs effettivi.

Puoi arrivarci cliccando sul collegamento ipertestuale “Stime vs Effettivi”. Sulla base di ciò che è sullo schermo, finora, non sembra che il rapporto fornirà informazioni sostanziali. Vediamo quali sono i risultati dell’esecuzione di quel rapporto:

Prestando attenzione alle colonne in tutto il report, indica la probabilità che non siano stati inseriti dati stimati per questo particolare lavoro o cliente.

Perché non c’erano dati stimati? Filtrare le transazioni in Stime e l’intervallo di date a tutti, rivela che a questo particolare lavoro non è stata data un’offerta o un’offerta fin dall’inizio di questo particolare processo. Che dire di quella particolare fattura che abbiamo usato come esempio?

Andando alla scheda Formattazione della fattura e facendo clic su per personalizzare il layout dei dati, si entra nel processo di personalizzazione per il modello di modulo fattura; questo è applicabile a qualsiasi modulo con la scheda formattazione disponibile.

All’interno, arrivando alla sezione Colonne, si nota che la frequenza di base è abilitata solo per lo schermo, non per la stampa. Ciò illustra chiaramente che questo è solo per gli occhi dell’azienda, che è un buon inizio per tracciare ciò che normalmente valuti per i prodotti e i servizi forniti rispetto a ciò che hai accettato di valutare per conto dei tuoi clienti. Che cosa succede se si desidera ottenere ulteriori informazioni da rapporti in esecuzione?

In questo rapporto dettaglio redditività, i numeri consegnati si basano sul costo indicato per gli articoli inclusi nelle fatture per questo particolare lavoro e confrontano le tariffe utilizzate nelle stesse fatture, non le tariffe specificate durante la creazione dell’articolo nell’elenco Articoli.

Da questo punto di vista, non sei ancora in grado di ottenere i dettagli necessari per le stime rispetto agli effettivi, il che comporta l’utilizzo del modulo di stime in QuickBooks. Le stime hanno la capacità di tenere traccia delle modifiche in esso, dalla loro creazione iniziale, sia che si osservino le quantità di aggiornamento o i prezzi.

Alla ricerca di una visione di ciò che rivela un rapporto stime vs effettivi, abbiamo aperto il file della società campione del contraente. Avevamo bisogno di assicurarci che le stime fossero incluse prima di eseguire il rapporto Stime vs effettivi.

Entrando nel Centro clienti e facendo clic sulla scheda Transazioni mostra che ci sono i tipi di transazione Preventivi necessari. Per questo motivo, dovresti vedere i dati all’interno del rapporto Stime vs Effettivi.

Questo è un rapporto di riepilogo classificato per tutti i lavori. Da questo, si ottiene una visione a volo d’uccello di quello che i costi stavano per essere vs. quello che in realtà sono; e lo stesso viene convogliato per il monitoraggio delle entrate. L’ultima colonna-Diff indica se si stava per perdere o guadagnare da ogni lavoro.

Ecco una ripartizione voce per voce del costo stimato vs costo effettivo; le entrate stimate vs entrate effettive; e vedere se si stava per guadagnare o perdere da ogni elemento.

Questo mostrerà un dettaglio di voce per un cliente specifico che devi selezionare prima di eseguire il rapporto di dettaglio Stime vs Effettivi.

Questo rapporto sulla redditività dell’elemento mostra una disaggregazione voce per voce della redditività e la redditività complessiva dell’elemento-quando si scorre fino in fondo.

Alla fine della giornata, questi sono solo alcuni dei rapporti è possibile eseguire per monitorare come i lavori, o progetti svolgono un ruolo nella idoneità finanziaria della vostra azienda. Sebbene abbiamo utilizzato file aziendali specifici per illustrare principi e concetti discussi, è possibile utilizzare questo tipo di monitoraggio e reporting per altri settori.

Ricordo di aver incontrato casi d’uso che coinvolgono società controllate e sedi sotto una società madre per uso al dettaglio. È possibile monitorare la redditività, la produttività e i progressi per ogni filiale, utilizzando gli stessi processi allineati sopra.

È possibile fornire preventivi o preventivi personali a ciascuna filiale, quindi fatturarli ai prezzi concordati in ultima analisi da ciascuna filiale. Puoi, quindi, impilare ogni filiale; e vedere quale è stata più redditizia, o ha avuto più volume di vendite rispetto agli altri, ecc.

Come faccio a tenere traccia lavoro costano meglio in QuickBooks Desktop?

Per ottimizzare l’analisi dei costi del lavoro, è possibile esplorare un’area di dati dei clienti non esplorata spesso, sia durante la configurazione iniziale del cliente, sia dopo la creazione del cliente, la scheda Informazioni lavoro del cliente o del lavoro. Qui, si forniscono attributi che circondano ogni lavoro:

• Descrizione del lavoro: descrizione più dettagliata della natura del lavoro svolto per conto di un cliente o di una località.
• Tipo di lavoro: che tipo di lavoro viene eseguito per questo client o posizione. In questo file di esempio ha solo l’opzione per la progettazione personalizzata.Hai il potenziale per essere più dettagliato aggiungendo più tipi per indicare cosa potrebbe essere stato più redditizio o dove il tuo team potrebbe essere stato più produttivo durante determinati periodi di tempo.
• Stato lavoro: sei stati disponibili per contrassegnare ogni progetto o lavoro. Ciò che si seleziona probabilmente dipenderà da come la vostra azienda definisce il significato per ogni stato. Di seguito, tuttavia, sono riportati i casi d’uso tipici per ciascuna opzione.
  • In sospeso per la fase di negoziazione
  • Aggiudicato per aver avuto la possibilità di lavorare sul posto di lavoro
  • Non Aggiudicato per aver perso l’offerta di lavoro per quel lavoro o cliente
  • In corso indica che viene assegnato il lavoro e viene lavorato su
  • Chiuso indica il lavoro in corso
  • Nessuno indica che non ha iniziato il processo di offerta.
• Data di inizio: il giorno in cui inizi il tuo lavoro sul progetto.
• Data di fine prevista: quando l’organizzazione ritiene che il progetto sarà completato.
• Data di fine: quando il progetto si è effettivamente concluso.

Popolando questi campi; e utilizzando le stime, è possibile ottenere una visione migliore non solo di dollari e centesimi, ma della produttività complessiva, rispetto a una determinata pipeline di progetto.

Quando si utilizza la fatturazione progress, è possibile tenere traccia in modo più preciso della vita di un determinato lavoro, progetto o ordine (nel contesto dei negozi al dettaglio); e vedere i dati rivelati attraverso le fatture Progress vs. stime. Per i negozi al dettaglio, puoi impostare la progressione in base alle quantità che puoi soddisfare, quindi fatturare per conto del cliente.

A cosa serve il menu a discesa Stato lavoro in QuickBooks?

Quando si utilizza in modo più completo il menu a discesa Stato lavoro per il cliente, in particolare quando si sfruttano le opzioni a discesa In corso e Chiuse, è possibile utilizzare il rapporto di riepilogo lavori WIP in QuickBooks Desktop.

Questo si basa sul confronto tra ciò che è nella stima e ciò che è stato fatturato contro di essa. Se si utilizza in particolare la fatturazione di avanzamento basata sulla percentuale, % Complete trarrà le cifre dalla quantità di fatturazione della stima.

Come posso utilizzare al meglio il rapporto di riepilogo QuickBooks Jobs WIP?

Guardando i filtri dei report, è possibile utilizzare tutti i tipi di stato del lavoro. Le preoccupazioni qui possono essere l’impostazione di uno solo dei flag di stato. Alcune aziende potrebbero voler essere in grado di visualizzare più di uno stato contemporaneamente – invece di dover eseguire un report per ogni stato di lavoro.

Qualcosa di simile suona sicuramente come un pratico suggerimento di miglioramento del prodotto che puoi inviare dalla sezione Aiuto di QuickBooks, quindi inviare feedback online e selezionare il suggerimento del prodotto; a meno che non sia qualcosa già inviato. Se questo è il caso, sono sicuro che gli sviluppatori stanno cercando di implementare e testare la sua integrazione nel software complessivo – mentre parliamo.

Forse, ad esempio, richiediamo la possibilità di includere lo stato del lavoro come casella di controllo nella scheda Display quando si personalizza questo report.

È possibile generare un report in cui vengono elencati contemporaneamente gli stati del lavoro?

Dopo alcuni scavi, abbiamo scoperto la possibilità di utilizzare il rapporto Elenco contatti clienti. Ci sono cose che si desidera tenere a mente, quando lo si utilizza; questi sono:

• Richiede la personalizzazione e il filtraggio degli attributi dei dati
• È un report basato su elenchi, il che significa che non vengono presentati dati analitici.

Nonostante questi puntatori, puoi estrarre i numeri aggiungendo colonne – Saldo, giorni in ritardo. È possibile aggiungere ulteriori dettagli informativi aggiungendo colonne per lo stato del lavoro, il tipo di lavoro, il tipo di cliente, la data di fine, la data di fine proiettata, il rappresentante, ecc.

A seconda di quanto si desidera focalizzare tale report, è possibile che si rimuovano una serie di colonne non essenziali per gli obiettivi di reporting; sarà quindi l’aggiunta di quelli essenziali contemporaneamente per arrivare dove è necessario essere.

Ecco un report di esempio, dopo aver rimosso colonne irrilevanti e aggiunto colonne pertinenti al report. Sono sicuro che ci sono alcune altre colonne che ti vengono in mente che potresti voler aggiungere anche a questo.

Data la quantità di tempo che tale personalizzazione può richiedere, puoi stare tranquillo nella possibilità di memorizzare il report; questo report può quindi essere esportato, in modo da poterlo ripristinare nel caso in cui si verifichino problemi di integrità dei dati.

Un rivenditore può utilizzare il rapporto di riepilogo WIP in QuickBooks?

Ciò che abbiamo scoperto nel processo di fatturazione progress sta procedendo in base alle quantità non verrà inserito completamente nel rapporto di riepilogo WIP. Invece, si desidera utilizzare l’ordine di vendita al processo di fattura, che contribuirà a tenere traccia meglio quantità su ordine posteriore per le imprese al dettaglio.

Come puoi vedere, % Complete è apparentemente basato sulla progressione basata sulla percentuale. Sembra legare le quantità basate sul conteggio solo nel Diff ( $ ). colonna e colonna Entrate Act. Questo può buttare fuori corretta interpretazione dei dati di segnalazione di fronte a voi.

Cosa devo sapere sulla redditività degli articoli e sul costo del lavoro in QuickBooks Desktop?

La corretta creazione di articoli è essenziale per il corretto monitoraggio dei costi di lavoro in QuickBooks. Descritto sopra è il processo di creazione di un elemento di servizio in base al contesto del lavoro svolto per conto della vostra azienda tramite subappaltatori.

Lo stesso può essere fatto per i tipi di articoli di assemblaggio di parti non di inventario e di inventario. Ciò garantisce un monitoraggio accurato di particolari elementi che è necessario tenere sotto controllo.

Più dettagli fornisci qui, maggiori quantità di dati fornisci a QuickBooks reporting per rivelare informazioni su come sta andando la tua azienda.

Che cosa può buttare fuori i miei calcoli per la redditività in QuickBooks?

Un evento occasionale può essere lo smarrimento di un credito a un lavoro/progetto, mentre si intende accreditare un altro. Per fortuna, QuickBooks Desktop 2019-QuickBooks Pro, QuickBooks Premier, QuickBooks Accountant Edition o Enterprise-ha la capacità di trasferire crediti tra i lavori in modo più fluido rispetto alle versioni precedenti, dove ci vogliono solo un paio di clic sui pulsanti.

Abbiamo una registrazione di questa funzione in azione dal nostro webinar dove abbiamo evidenziato le molte nuove funzionalità trovate in QuickBooks Desktop 2019.

Fino alla prossima volta

Grazie per sbirciare questo cheat sheet nel mondo del monitoraggio dei costi di lavoro, utilizzando QuickBooks Desktop. Se siete stati utilizzando questa funzione per qualche tempo, grande! Se trovi alcune anomalie che non ti aspettavi nella segnalazione, valutazione degli articoli, tracciamento dei lavori e dei progetti, ecc. non esitate a raggiungere il vostro consulente QuickBooks tecnologia fuori dalla scatola.

Potenziato attraverso una tale partnership, sarete certi di una revisione approfondita del file aziendale QuickBooks con un team di esperti di contabilità tecnologia Out Of The Box e controllori finanziari a vostra disposizione.

Se questa sarà la tua prima volta che ti avventurerai in costi di lavoro con QuickBooks, lo stesso si prenderà cura di te. Non esitate a iniziare la conversazione-che si tratti di un pareggio finanziario o di una possibile migrazione dei dati QuickBooks. Siamo solo una telefonata al numero (888) 232-4758; puoi inviarci un’e-mail o pianificare la tua recensione gratuita, qui.