Controllo Interno di Debolezza: “Conosco Qualcuno Che…”
Molti dirigenti della chiesa non vuole ammettere — e certamente non sotto i loro occhi attenti, ci potrebbe essere debolezza o vulnerabilità dei loro ministeri. Come auditor e consulente di carriera, sento molte storie che iniziano con “Ipoteticamente parlando…” o “Conosco qualcuno che who” Molti ministeri hanno domande sui controlli interni e su come affrontare o prevenire efficacemente le vulnerabilità. Essere disposti a considerare questi problemi è un primo passo importante per affrontare eventuali debolezze.
Alcune chiese operano con una vulnerabilità senza rendersi conto di quali potrebbero essere le conseguenze. Sono sorpresi quando qualcosa va storto, ma probabilmente avrebbero dovuto conoscere il rischio per tutto il tempo. Diamo un’occhiata ad alcune delle specifiche debolezze di controllo interno che possono esistere in una chiesa e perché sono una preoccupazione:
Debolezza: gli individui possono accedere a fondi non conteggiati nella cassaforte da soli.
Rischio: Anche se non è una procedura standard per una persona accedere alla cassaforte da soli, se qualcuno può farlo, esiste un problema. Considera tutte le persone con chiavi o combinazioni per la tua cassaforte. Ad esempio, una chiesa ha scoperto che il custode aveva una chiave in più per la cassaforte e la chiave di riserva per la stanza in cui si trovava.
Debolezza: Gli assegni firmati vengono restituiti all’individuo che li ha preparati.
Rischio: tale individuo potrebbe cambiare il beneficiario. Dal momento che lui o lei ha la documentazione, l’individuo potrebbe creare un altro assegno per pagare il venditore in seguito.
Debolezza: La stessa persona ha accesso sia al sistema dei depositi che a quello dei donatori.
Rischio: quella persona potrebbe prendere contributi e pubblicare una voce fittizia al sistema del donatore per accreditare il donatore.
Debolezza: un individuo con accesso ai conti da pagare e il registro generale è anche un firmatario di assegni.
Rischio: Questa persona potrebbe effettuare un pagamento e firmarlo senza che nessun altro lo sappia.
Debolezza: Assegni in bianco sono firmati perché è difficile trovare firmatari.
Rischio: se una persona con accesso al registro generale ha anche accesso agli assegni in bianco firmati, gli assegni potrebbero essere scritti a chiunque e per qualsiasi importo.
Debolezza: un individuo con accesso al registro generale ha accesso all’online banking.
Rischio: L’individuo potrebbe trasferire fondi su un altro conto bancario o elaborare e registrare un bonifico bancario senza approvazione.
Debolezza: I singoli ministeri hanno conti bancari separati che non sono registrati nel registro generale.
Rischio: L’attività non è rivista o approvata da altri, lasciando la chiesa a rischio di appropriazione indebita e l’individuo (i) responsabile (i) a rischio di un’accusa di illecito.
Debolezza: il libro paga viene elaborato da un individuo e non viene rivisto.
Rischio: L’individuo potrebbe apportare modifiche al tasso di retribuzione non approvate o aggiungere dipendenti “fantasma” al libro paga.
Debolezza: i timecard non sono firmati da un supervisore.
Rischio: Le ore riportate e la compensazione fornita possono essere imprecise, intenzionalmente o accidentalmente.
Debolezza: Il ministero manca di personale adeguatamente formato o competente.
Rischio: i dipendenti possono commettere errori, portando a informazioni scarse, o errori intenzionali (frode) potrebbero verificarsi ma non essere rilevati a causa di errori coerenti o sciatteria.
Debolezza: le informazioni finanziarie e le riconciliazioni vengono preparate mesi dopo il fatto.
Rischio: gli errori non verranno rilevati tempestivamente e le decisioni potrebbero essere basate su informazioni finanziarie errate.
Debolezza: una singola carta di credito aziendale è disponibile per più persone e le transazioni non sono adeguatamente esaminate da un supervisore (qualcuno diverso dalla persona sul conto).
Rischio: Qualcuno potrebbe fare spese che non sono legati al business della chiesa, e determinare la parte responsabile per qualsiasi acquisto diventa difficile con più utenti.
Questo elenco è fornito per aiutarti a capire quanto sia facile trascurare alcuni punti deboli chiave nei controlli interni. Anche se nessuna di queste situazioni esiste nella tua chiesa, è sempre bene tenerle a mente poiché le procedure finanziarie, i registri e il personale cambiano spesso nel tempo.
I seguenti controlli non richiedono uno sforzo straordinario, ma possono fornire almeno una difesa di base per la tua chiesa e gli individui che elaborano ricevute di cassa, esborsi di cassa e buste paga:
- Avere sempre più di una persona gestire i fondi innumerevoli.
- Fornire informazioni sul deposito a qualcuno in contabilità e alla persona che elabora le informazioni del donatore. La relazione sul sistema dei depositi e dei donatori dovrebbe essere verificata in modo indipendente per garantire che siano d’accordo.
- Invia dichiarazioni dettagliate dei donatori almeno annualmente.
- Utilizzare gli stessi controlli per gli assegni ricevuti come si fa per contanti. I controlli devono essere timbrati” Solo per deposito ” non appena nel processo come è pratico.
- Riconciliare il sistema dei donatori con il registro generale almeno annualmente.
- Assicurarsi che l’accesso allo stock di controllo, la possibilità di pubblicare nel registro generale e l’autorità di firma del controllo coinvolgano almeno due individui separati.
- Elimina o controlla attentamente i timbri della firma.
- Mantenere la piccola cassa a importi minimi e riconciliarla periodicamente.
- Avere qualcuno con accesso alla contabilità generale rivedere la riconciliazione bancaria e assegni annullati su base mensile.
- Se il libro paga viene elaborato da una persona, assicurarsi che sia esaminato e approvato da una seconda persona.
- Implementare un processo di chiusura mensile che dettagli:
- I passaggi che devono essere eseguiti, insieme alle date di scadenza
- Chi dovrebbe preparare le informazioni
- Chi dovrebbe rivedere le informazioni
- Avere voci di diario preparati da una persona e approvati da una seconda persona, o avere una seconda persona stampare un intero rapporto giornale ogni mese e rivedere e approvarlo.
Gli articoli di cui sopra sono un buon punto di partenza. Una volta che queste politiche e procedure sono in atto, il passo successivo è quello di assicurarsi che siano adeguatamente documentati.
La vostra chiesa può beneficiare di avere una persona esterna rivedere i vostri processi per determinare dove possono esistere debolezze. Se si verifica alcun push-back da parte di individui, ricordare loro queste pratiche sono in atto come un principio di gestione, oltre a servire per proteggere le persone coinvolte. Inquadrare questi compiti in questo modo può cambiare la prospettiva di tutti sull’importanza di queste questioni!
Questo articolo è apparso per la prima volta su ChurchLawandTax.com.
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