DEFINIZIONE
Un knowledge repository è un database online che acquisisce, organizza e categorizza sistematicamente le informazioni basate sulla conoscenza. I repository di conoscenza sono spesso database privati che gestiscono informazioni aziendali e proprietarie, ma esistono anche repository pubblici per gestire l’intelligenza di pubblico dominio. Essi sono anche indicati come Digital Learning Repository, repository di oggetti digitali e sistemi di supporto elettronico delle prestazioni.
PANORAMICA
Mantenere e condividere le conoscenze aziendali è diventato un obiettivo fondamentale per le aziende, indipendentemente dalle loro dimensioni e dal loro settore. La proliferazione di risorse digitali come database online e intranet aziendali consente alle organizzazioni di formazione di creare e mantenere archivi di conoscenze a beneficio di dipendenti e clienti.
I Knowledge repository aiutano le organizzazioni a connettere le persone con informazioni e competenze a livello globale tramite librerie ricercabili online, forum di discussione e altri elementi. Forniscono una posizione centrale per raccogliere, contribuire e condividere le risorse di apprendimento digitali da utilizzare nella progettazione didattica e nello sviluppo di contenuti per ambienti di apprendimento tradizionali e non tradizionali. Sono diventati parte integrante di programmi di gestione della conoscenza a livello aziendale e un prezioso stimolante delle attività di apprendimento sociale e informale.
Oltre a fornire hosting e accesso centralizzati, i repository consentono agli utenti di condividere oggetti o file digitali, consentendo inoltre agli amministratori di impostare autorizzazioni e controlli per l’accesso ai contenuti e di proteggere l’integrità e i diritti di proprietà intellettuale dei proprietari e dei creatori di contenuti. Invitano anche la collaborazione tra facilitatori e studenti.
I repository di conoscenza si sono evoluti da archivi statici di documenti pubblicati; ora sono comunità online dinamiche che facilitano la ricerca e la navigazione di informazioni rilevanti all’interno di piattaforme di apprendimento agile. Oltre ad essere un veicolo per l’apprendimento just-in-time, i repository della conoscenza consentono anche il supporto e la valutazione post-formazione.
Numerosi fornitori di software servono il mercato in rapida crescita per i repository digitali. Includono fornitori di learning Content management systems (LCMS), strumento di collaborazione SharePoint di Microsoft Corporation, un pacchetto di gestione dei contenuti open source chiamato Drupal e la soluzione Equella di Pearson Education.
CARATTERISTICHE PRINCIPALI
Ci sono diverse caratteristiche chiave di efficaci repository di conoscenza digitale:
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- Centralizzazione. Un’ampia varietà di corsi digitali e contenuti curati da più fonti possono essere ospitati in una posizione centrale in cui possono essere taggati, condivisi e commentati a livello globale all’interno di un’unica interfaccia coerente.
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- Gestione dei contenuti. L’ampiezza dei contenuti di apprendimento può includere file audiovisivi, simulazioni, dati, moduli di apprendimento, articoli, blog, video di YouTube, guida alle migliori pratiche, funzionalità di monitoraggio e informazioni di contatto. Il contenuto è ricercabile per parole chiave, risultati di apprendimento e altri veicoli.
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- Risparmio sui costi. I repository possono potenzialmente ridurre i costi della formazione e dell’istruzione rendendo accessibili i materiali dei corsi a prezzi accessibili, riducendo la necessità di formazione in aula e stimolando un apprendimento informale produttivo.
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- Controllo accessi. Limitando i singoli contenuti tramite l’autenticazione tramite password e altre funzionalità di sicurezza, i curatori possono raggiungere vari obiettivi. I controlli di accesso spesso implicano la salvaguardia delle informazioni proprietarie e la protezione della proprietà intellettuale. Alcuni, ma non tutti, repository utilizzano digital rights management (DRM) per proteggere e monetizzare la proprietà intellettuale nel mercato.
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- Gestione dei record. I repository possono integrarsi con i sistemi di gestione dell’apprendimento per integrarsi perfettamente nei programmi di apprendimento e gestione dei talenti.
BEST PRACTICE
Una varietà di best practice sono impiegate dalle organizzazioni di formazione per facilitare l’apprendimento, proteggendo allo stesso tempo le informazioni proprietarie e la proprietà intellettuale.
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- Assicuri la qualità sopra la quantità. Per proteggere e mantenere l’integrità delle informazioni contenute nei repository, le organizzazioni spesso creano un sistema di “steward” — esperti in materia che accettano responsabilità su aree o comunità specifiche. Gli steward spesso moderano i post, rispondono alle domande e, quando è consigliabile, allenano e mentor gli studenti e ospitano webinar.
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- Fornire supervisione e controllo. Per garantire che gli obiettivi di condivisione delle conoscenze siano stabiliti ed eseguiti, le organizzazioni possono creare un comitato interfunzionale di dipendenti stimati e professionisti della formazione. I panel hanno il compito di garantire che i repository diventino un aspetto prezioso di un’esperienza di apprendimento olistico per un pubblico interno ed esterno. Ciò significa assicurarsi che le persone giuste possano acquisire le giuste conoscenze al momento giusto. Altre priorità includono la misurazione dell’efficacia dei moduli di e-learning creati per insegnare competenze importanti e la loro modifica, se necessario.
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- Proteggere la proprietà intellettuale. I repository di conoscenza sono necessari per proteggere l’integrità e la pertinenza dell’IP. Le organizzazioni possono farlo in modo più efficace costruendo la conformità al copyright e la gestione dei diritti digitali (DRM) in sistemi in modo che gli amministratori possano monitorare l’utilizzo dei contenuti. La maggior parte dei repository attuali manca di funzionalità DRM, una limitazione importante che influisce sui creatori di contenuti e altri titolari di IP e blocca la crescita delle piattaforme.
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