あなたのビジネスは、非効率的で時代遅れの請求書承認プロセスにお金と生産性を失っていますか？ ワークフローの自動化、人工知能、データ分析などの技術的進歩の時代であっても、多くの企業はデフォルトのp2P（procure-to-pay）プロセスの一部として手動請求書の承認に依存し続けていることを知って驚くかもしれません。 その結果、非効率性を処理するためにお金を失い、時間を無駄にし、価値を高める早期支払い割引の機会を逃しています。
請求書処理の合理化と最適化は、調達チームと買掛金管理チーム、および会社の健全性、収益性、競争力に大きな利益をもたらすことができます。 いくつかのユーザーフレンドリーな変更を研究し、実装するために時間を割いて、あなたは最適ではない請求書処理に価値を失うことを停止し、それが手形
形式化された請求書承認プロセスが必要な理由
完璧な世界では、請求書承認プロセスは非常に簡単で簡単です: 購入者は、サプライヤから請求書を受け取り、それが正しいことを確認し、承認のために適切な利害関係者にルーティングします。 承認されると、買掛金勘定（AP）が支払いを発行し、それに応じて会社の財務記録を更新します。
しかし、実際には、承認チェーンの中断、人的ミス、請求書詐欺などの問題が発生する可能性があり、正式な請求書承認プロセスを作成する必要があります。 請求書承認ワークフローは会社によって異なりますが、一般的には、完全に開発された請求書承認ワークフローは次のようになります:
- 請求書キャプチャ
仕入先から請求書を受け取ると、取引に関連するすべての情報（元の発注番号（PO番号）請求書番号、請求書金額、注文された商品の数量）は、受信者の購買システムに転送する必要があります。
- 請求書検証/PO照合
キャプチャされると、請求書が分類され、元のPO、出荷伝票、購買領収書、注文の変更に関する仕入先との対応など、取引に関連する他の文書 これは一般に”三者照合”と呼ばれますが、PO、請求書、出荷マニフェストのトリオを超えた文書が含まれる場合があります。
- 例外と訂正
請求書に不完全または不正確な情報が含まれている場合、正しい情報または不足している情報を追跡し、再検証して一致させます。 既存の取引に確実に追跡できない請求書は、詐欺調査を引き起こす可能性があります。
- 請求書承認ルーティング
検証と照合が完了すると、会社のビジネスプロセスによって確立された基準に基づいて、請求書が適切な承認者にルーテ たとえば、請求書は、金額が特定の支出制限を超えている場合や、特定のプロジェクト予算に関連している場合は、注文を行う部門のマネージャーとシニアマ
- 支払処理
承認された請求書は、処理および支払のために買掛金管理部門に転送されます。 処理された請求書はクローズアウトされ、会計レコードが更新されます。
正式な請求書管理プロセスを導入することで、潜在的なエラーや混乱を最小限に抑えることがはるかに簡単になります。 ただし、最もスムーズな手動プロセスであっても、請求書の自動化によって対処できる予防可能な問題が発生しやすくなります。
“正式な請求書承認プロセスを開発するだけでなく、請求書処理の効率性、正確性、および節約を向上させるための最良の選択は、自動化することです。”
手動請求書承認プロセスによって作成された問題
ビジネスルールに準拠した手動請求書処理および承認ワークフローは、最小限のサプライチェーンを持つ小企業に適切な(最適ではないにしても)パフォーマンスを提供することができます。 しかし、大企業や戦略的な成長を追求する企業は、サプライチェーンの成長により、スタッフの時間、人材、リソースに対する需要が高まることをすぐに発見
手動請求書処理を悩ませる可能性のある最も一般的な問題のいくつかは次のとおりです:
- 支出の透明性が低下し、リスクが増加します。 手動プロセスは、悪意のある当事者が支払いのために虚偽の請求書を提出することを魅力的にし、そのような請求書が支払われ、手遅れになるまで発見されないリスクを高めます。 さらに、手動のワークフローでは、特にユーザーが承認された購買ポリシーを迂回してアイテムを購入し、ループ内で買掛金なしで請求書やその他の文書を受け取る場合、マーベリックが費やすように、注文が”亀裂を滑り落ちる”ことができます。 これにより、不完全で不正確な支出データが発生し、財務報告、監査証跡、キャッシュフロー、戦略的意思決定に壊滅的な影響を与える可能性があります。
- 紙ベースの文書管理によって作成される課題の1つは、請求書が紛失または破棄される頻度です。 膨大な紙の中で誤った請求書を追跡することは時間がかかり、不必要な遅延でサプライヤーとの関係を損なう可能性があります。
- ヒューマンエラー。 指がキーボードを満たすと、エラーや見落としのリスクが倍増します。 手動でデータを入力すると、支払いが不正確または不完全になり、請求書の確認がはるかに困難になる可能性があります。
- 手動の請求書処理のもう一つの症状は、非効率的なデータ入力と承認ワークフローによる遅延や、同じ支払いが二度処理されるルーティングエラーなど、いくつかの理由で重複した支払いが行われる可能性があります。 自動検証がなければ、必要な商品やサービスを複数回支払うのは簡単で高価です。
- 承認ワークフローの遅延。 手動のワークフローは、すべてのプロセスを遅くします。 また、不在の承認者や、受信トレイに細心の注意を払うにはあまりにも混雑している承認者にバックアップとリマインダーを提供するシステムがない場合、請求書の承認が遅れる可能性があり、支払い遅延、早期支払い割引の可能性が失われ、サプライヤーとの親善につながります。
- 高いスタッフのオーバーヘッド。 ペン、紙、および人に基づく請求書ワークフローは、時間がかかり、労働集約的で、高価です。 過度の人件費は、単一の請求書を処理する平均コストを成層圏に押し込む可能性があります。
自動化による請求書承認プロセスの変換
正式な請求書承認プロセスを開発するだけでなく、請求書処理の効率、精度、節約を向上させるための最良の選択は、自動化することです。 PLANERGYのような調達-支払ソフトウェア全体の一部として、請求書承認ソフトウェア、またはAP自動化ソフトウェアは、この目標を達成することができます。 調査会社Levvel（旧Paystream Advisors）の2018年のレポートによると、企業組織の請求書処理に関する懸念の上位3つは、割引（44％）、支払い遅延（39％）、支払いの重複（29％）であり、自動化の力
しかし、それはそこで終わらない。 請求書処理を含むクラウドベースのAP自動化ソフトウェアは、調達チームとAPチームに次のようないくつかの即時かつ強力な改善を提供します:
- 最適な説明責任; 自動化されたワークフローはすべての取引をリアルタイムで追跡するため、請求書が承認チェーン内のどこにあるかを常に把握できます。 不測の事態やリマインダーを使用してワークフローを設定し、障害を最小限に抑え、可能な限り迅速な承認のためのモバイルアクセスを設定できます。
- 自動3方向照合による正確で効率的な請求書サイクル。
- 既存の会計および企業資源計画(ERP)システムとの容易な統合により、ビジネスユニットおよび部門間のすべての利害関係者を接続します。
- ハンズフリーの自動ワークフローにより、スタッフは低価値で時間のかかる作業から解放され、より戦略的なタスクに集中できます。
- プロセスの最適化と紙ベースの文書管理の排除による大幅なコストと時間の節約。
- ヒューマンエラーおよび請求書詐欺の削減または排除。
- より速く、より正確な財務報告、予測、および監査証跡。
- より多くの早期支払い割引といくつかのまたは全く遅延支払い手数料。
請求書承認ソフトウェアによる請求書ワークフローの自動化と最適化
請求書承認ワークフローから最大値を得ることは困難な場合がありますが、スケジュー よく発達した請求書承認プロセスと適切なAP自動化ソリューションを使用すると、請求書処理のリスクを軽減し、生産性と効率を向上させ、廃棄物の削減、人件費の削減、リソース消費の削減から大幅な節約を楽しむことができます。
請求書の承認からストレスを取り除き、PLANERGY
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