内部統制の弱点：”私は誰かを知っている…”
多くの教会指導者は、彼らの省庁に弱点や脆弱性がある可能性があることを認めたくないかもしれません。 キャリア監査人やコンサルタントとして、私は”仮説的に話す…”または”私は誰かを知っている…”で始まる多くの話を聞きます多くの省庁は、内部統制と効果的に脆弱性に対処または防止する方法について質問しています。 これらの問題を考慮して喜んでであることは弱さに演説することの重要な第一歩である。
いくつかの教会は、結果が何であるかを認識せずに脆弱性を持って動作します。 何かがうまくいかないとき、彼らは驚いているが、彼らはおそらく全体の時間のリスクを知っている必要があります。 教会に存在する可能性のある特定の内部統制の弱点のいくつかと、それが懸念される理由を見てみましょう：
弱点：個人は自分で金庫内の無数の資金に
リスク：一人で金庫にアクセスするのが標準的な手順ではなくても、誰かがそれを行うことができれば、問題が存在します。 あなたの金庫にキーまたは組合せを持つすべての人々を考慮しなさい。 例えば、ある教会は、管理人が金庫に余分な鍵を持っていて、それが入っていた部屋に予備の鍵を持っていることを発見しました。
: 署名された小切手は、それらを準備した個人に戻されます。
リスク：その個人が受取人を変更する可能性があります。 彼または彼女は文書を持っているので、個人は後で仕入先に支払うために別の小切手を作成することができます。
弱点:同一人物は預金システムとドナーシステムの両方にアクセスできます。
リスク:その人は寄付金を受け取り、寄付者を信用するために寄付者システムに架空のエントリを投稿することができます。
弱点：買掛金勘定と総勘定元帳にアクセスできる個人も小切手署名者です。
: この人は支払いを行い、他の誰も知らずにそれに署名することができます。
弱点：署名者を見つけるのが難しいため、空白のチェックが署名されています。
リスク：総勘定元帳へのアクセス権を持つ人も署名された空白小切手にアクセスできる場合、小切手は誰にでも任意の金額で書き込むことができま
弱点：総勘定元帳へのアクセス権を持つ個人は、オンラインバンキングへのアクセス権を持っています。
リスク：個人は、承認なしに別の銀行口座に資金を転送したり、処理したり、電信送金を記録したりする可能性があります。
: 個々の省庁には、総勘定元帳に記録されていない別々の銀行口座があります。
リスク:この活動は他の人によって見直されたり承認されたりせず、教会は横領の危険にさらされ、担当者は不正行為の告発の危険にさらされます。
弱点：給与は一人の個人によって処理され、レビューされません。
リスク：個人は未承認の給与レートの変更を行うか、給与に”ゴースト”従業員を追加する可能性があります。
弱点：タイムカードは監督者によって署名されていません。
: 報告された時間、および与えられた補償は、意図的にまたは偶然かどうか、不正確である可能性があります。
弱点：省は十分な訓練を受けた、または知識豊富なスタッフを欠いている。
リスク：従業員がミスを犯し、情報が不足したり、意図的なエラー（詐欺）が発生したりする可能性がありますが、一貫したミスやずさんさのために検出され
弱さ：財務情報と和解は、事実の数ヶ月後に準備されています。
リスク：エラーは適時に検出されず、誤った財務情報に基づいて決定される可能性があります。
弱点：単一の法人クレジットカードは、複数の人が使用することが可能であり、取引は上司（アカウントの人以外の人）によって適切に審査されていません。
リスク：誰かが教会のビジネスに関連していない料金を支払う可能性があり、複数のユーザーでは購入の責任者を決定することが困難になります。
このリストは、内部統制のいくつかの重要な弱点を見落とすことがいかに簡単かを理解するのに役立つように提供されています。 たとえこれらの状況があなたの教会に存在しなくても，財務手続き，記録，人員が時間の経過とともに変化することが多いので，それらを念頭に置いておくことは常に良いことです。
以下の管理は特別な努力を必要としませんが、少なくともあなたの教会と現金領収書、現金支出、給与計算を処理する個人にベースラインの防御を提:
- 常に複数の人が数えられていない資金を処理しています。
- 預金情報を会計の誰かに提供するだけでなく、ドナー情報を処理する人にも提供します。 預金およびドナーシステム報告書は、それらが一致していることを確認するために独立して検証されるべきである。
- 少なくとも毎年詳細なドナー声明を送る。
- 受け取った小切手には、現金と同じコントロールを使用します。 小切手は、実用的であるようにすぐにプロセスで”預金のみのために”スタンプする必要があります。
- 少なくとも毎年、ドナーシステムを総勘定元帳に調整します。
- 小切手在庫へのアクセス、総勘定元帳への転記能力、および小切手署名権限には、少なくとも二つの別々の個人が関与していることを確認してくださ
- 署名スタンプを削除するか、慎重に制御します。
- 小口現金を最小限に抑え、定期的に調整してください。
- 総勘定元帳へのアクセス権を持つ人に、銀行の調整を確認させ、小切手を月単位でキャンセルさせます。
- 給与計算が一人の人によって処理される場合は、それが二人目の人によって審査され、承認されていることを確認してください。
- :
- 実行する必要がある手順と期日
- 誰が情報を準備する必要があるか
- 誰が情報を確認する必要があるか
- ある人が仕訳を作成し、別の人が承認したり、別の人が毎月全体の仕訳報告書を印刷してレビューして承認したりします。
上記の項目は良い出発点です。 これらの方針と手順が整ったら、次のステップは、それらが適切に文書化されていることを確認することです。
あなたの教会は、外部の人が弱点がどこにあるかを判断するためにあなたのプロセスを見直すことから利益を得るかもしれません。 個人からのプッシュバックに遭遇した場合は、これらの慣行がスチュワードシップの原則として実施されているだけでなく、関係する個人を保護する そのようにこれらのタスクをフレーミングすることは、これらの問題の重要性に関するすべての人の視点を変えることができます！
この記事が最初に登場したのはChurchLawandTax.com.
電子ニュースやアラートにサインアップ
