비효율적이고 오래된 송장 승인 프로세스로 인해 비즈니스가 비용과 생산성을 잃고 있습니까? 워크플로 자동화,인공 지능 및 데이터 분석과 같은 기술 발전 시대에도 많은 기업들이 기본 지불 조달 프로세스의 일부로 수동 송장 승인에 계속 의존하고 있다는 사실을 알면 놀랄 수 있습니다. 그 결과 비효율성,시간 낭비 및 조기 지불 할인의 가치 증대 기회를 놓치기 위해 돈을 잃고 있습니다.
송장 처리를 간소화하고 최적화하는 것은 귀사의 건강,수익성 및 경쟁력뿐만 아니라 조달 및 미지급금 팀에 상당한 이점을 줄 수 있습니다. 연구 하 고 몇 가지 사용자 친화적인 변경 사항을 구현 하는 시간을 내어 차선책 송장 처리에 가치를 잃고 중지 하 고 청구서를 지불 하는 시간 때 당신의 돈을 위해 가장 지 고 있어 확인 하는 데 도움이 수 있습니다.
공식화된 송장 승인 프로세스가 필요한 이유
완벽한 환경에서 송장 승인 프로세스는 매우 간단하고 간단합니다: 구매자는 공급자로부터 송장을 받고 올바른지 확인한 다음 승인을 위해 적절한 이해 관계자에게 송장을 라우팅합니다. 이 승인되면,지급 계정(에이)지불을 발행하고 그에 따라 회사의 재무 기록을 업데이트.
그러나 실제로는 승인 체인의 중단,인적 오류,송장 사기 및 기타 문제가 발생할 가능성이 있으므로 공식화 된 송장 승인 프로세스를 만들어야합니다. 송장 승인 워크플로는 회사마다 다르지만 일반적으로 완전히 개발된 송장 승인 워크플로는 다음과 같습니다:
- 송장 캡처
공급 업체로부터 송장을 받으면 거래와 관련된 모든 정보(원래 구매 주문 번호(사서함 번호)송장 번호,송장 금액,주문한 상품의 수량 및 품질,이용 약관 등))는 수령인의 구매 체계로 옮겨져야 합니다.
- 송장 확인/우편 번호 일치
일단 캡처되면,송장은 분류되어 원본 우편 번호,선적 서류,구매 영수증 및 주문 변경 사항에 대한 공급 업체와의 통신을 포함하여 거래와 관련된 다른 문서와 연결됩니다. 이것은 일반적으로”3 방향 일치”라고하지만,포,송장 및 배송 매니페스트의 트리오 넘어 문서를 포함 할 수있다.
- 예외 및 수정
청구서에 불완전하거나 잘못된 정보가 있는 경우 올바르거나 누락된 정보를 추적한 다음 다시 확인하고 일치하는 직원에게 라우팅됩니다. 기존 거래로 안정적으로 추적할 수 없는 송장은 사기 조사를 유발할 수 있습니다.
- 송장 승인 라우팅
확인 및 일치가 완료되면 회사의 비즈니스 프로세스에 의해 설정된 기준에 따라 송장이 적절한 승인자에게 라우팅됩니다. 예를 들어,금액이 특정 지출 한도를 벗어나거나 특정 프로젝트 예산과 관련된 경우 주문 부서의 관리자와 수석 관리자가 송장을 승인해야 할 수 있습니다.
- 지불 처리
승인된 송장은 처리 및 지불을 위해 미지급금 부서에 전달됩니다. 처리 된 송장은 폐쇄 및 회계 기록이 업데이트됩니다.
정식 송장 관리 프로세스를 통해 잠재적인 오류 및 중단을 훨씬 쉽게 최소화할 수 있습니다. 그러나 가장 부드러운 수동 프로세스조차도 송장 자동화를 통해 해결할 수있는 예방 가능한 문제가 발생하기 쉽습니다.
“공식적인 송장 승인 프로세스를 개발하는 것 외에도 송장 처리에서 회사의 효율성,정확성 및 비용 절감을 개선하기 위해 할 수있는 최선의 선택은 자동화하는 것입니다.”
수동 송장 승인 프로세스에서 발생하는 문제
비즈니스 규칙을 준수하는 수동 송장 처리 및 승인 워크플로는 최소한의 공급망을 가진 중소기업에 적절한(최적이 아닐 경우)성능을 확실히 제공할 수 있습니다. 그러나 대기업과 전략적 성장을 추구하는 사람들은 성장하는 공급망이 직원 시간,재능 및 자원에 대한 더 큰 수요를 가져 오며 수동 프로세스는 효과적이고 효율적인 방식으로 그 수요를 충족시킬 수 없다는 것을 곧 알게 될 것입니다.
수동 송장 처리를 괴롭히는 가장 일반적인 문제 중 일부는 다음과 같습니다:
- 가난한 지출 투명성 및 위험 증가. 수동 프로세스는 악의적 인 당사자가 지불을 위해 잘못된 송장을 제출하고 너무 늦을 때까지 그러한 송장이 지불되고 발견되지 않을 위험을 증가시키는 것을 유혹합니다. 게다가,수동 워크 플로우는 주문이 코디 지출로”균열을 통해 슬립”할 수 있습니다,사용자가 항목을 구입하고 루프에서 지불 계정없이 송장 및 기타 문서를받을 승인 구매 정책을 일주 특히. 이는 불완전하고 부정확 한 지출 데이터를 초래할 수 있으며,이는 재무보고,감사 추적,현금 흐름 및 전략적 의사 결정에 엄청난 영향을 미칠 수 있습니다.
- 송장 분실. 종이 기반 문서 관리에 의해 생성 된 과제 중 하나는 송장이 손실되거나 파괴 될 수있는 빈도입니다. 종이의 광대 한 바다에서 잘못 송장을 추적하는 것은 시간이 많이 걸리고 불필요한 지연 공급 업체 관계를 손상시킬 수 있습니다.
- 인간의 오류. 손가락이 키보드를 만날 때 오류 및 과실에 대한 위험이 증가합니다. 수동 데이터 입력은 부정확하거나 불완전한 지불로 이어질 수 있으며 송장을 확인하는 것이 훨씬 더 어려워집니다.
- 중복 지불. 수동 송장 처리의 또 다른 증상은 비효율적 인 데이터 입력 및 승인 워크 플로우로 인한 지연 또는 동일한 지불이 두 번 처리되는 라우팅 오류를 포함하여 여러 가지 이유로 중복 지불을 할 수 있습니다. 자동 검증이 없으면 필요한 상품과 서비스에 대해 두 번 이상 지불하는 것이 너무 쉽고 비용이 많이 듭니다.
- 승인 워크플로 지연. 수동 워크플로는 모든 프로세스를 느리게 합니다. 그리고 사무실에서 또는 단순히 너무 그들의 받은 편지함에 세심 한 관심을 지불 정신이 승인자에 대 한 백업 및 미리 알림을 제공 하는 장소에 없는 경우 송장 승인 지연 될 수 있습니다,늦은 지불,잠재적인 조기 지불 할인의 손실 및 공급 업체와 친선 선도.
- 높은 직원 오버 헤드. 펜,종이 및 사람을 기반으로 한 송장 워크플로는 느리고 노동 집약적이며 비용이 많이 듭니다. 과도한 노동 비용은 성층권에 단일 송장 처리의 평균 비용을 밀어 수 있습니다.
자동화로 인보이스 승인 프로세스 변환
공식 인보이스 승인 프로세스를 개발하는 것 외에도 인보이스 처리에서 회사의 효율성,정확성 및 비용 절감을 개선하기 위해 최선의 선택은 자동화하는 것입니다. 송장 승인 소프트웨어 또는 자동화 소프트웨어는 플래너지와 같은 전반적인 조달 대 지불 소프트웨어의 일부로 이러한 목표를 달성 할 수 있습니다. 리서치 회사 레베블(이전 페이스트림 어드바이저)의 2018 년 보고서에 따르면 엔터프라이즈 조직에 대한 세 가지 송장 처리 문제는 할인 누락(44%),늦은 지불(39%)및 중복 지불(29%)—자동화의 힘을 통해 쉽게 해결할 수있는 세 가지 잠재적 인 문제.
하지만 거기서 끝나지 않습니다. 인보이스 처리를 포함한 클라우드 기반 인보이스 자동화 소프트웨어는 조달 및 인보이스 팀에게 다음과 같은 몇 가지 즉각적이고 강력한 개선 사항을 제공합니다:
- 최적의 책임; 자동화된 워크플로는 모든 트랜잭션을 실시간으로 추적하므로 승인 체인에서 송장이 어디에 있는지 항상 알 수 있습니다. 우발 및 미리 알림으로 워크 플로우를 설정하여 장애물을 최소화하고 가능한 가장 빠른 승인을 위해 모바일 액세스를 설정할 수 있습니다.
- 총 지출 가시성.
- 자동 3 방향 매칭을 통한 정확하고 효율적인 송장 주기.
- 기존 회계 및 기업 자원 계획 시스템과 쉽게 통합하여 사업 단위 및 부서 전체의 모든 이해 관계자를 연결합니다.
- 핸즈프리 자동화된 워크플로우 덕분에 생산성이 향상되어 직원들이 낮은 가치,시간 소모적인 고역을 벗어나 보다 전략적인 업무에 집중할 수 있습니다.
- 프로세스 최적화 및 종이 기반 문서 관리의 제거를 통한 막대한 비용 및 시간 절감.
- 인적 오류 및 송장 사기의 감소 또는 제거.
- 보다 빠르고 정확한 재무 보고,예측 및 감사 추적.
- 더 일찍 지불 할인과 몇 가지 또는 전혀 늦게 지불 수수료.
인보이스 승인 소프트웨어로 인보이스 워크플로 자동화 및 최적화
인보이스 승인 워크플로우에서 최대 값을 얻는 것은 어려울 수 있지만 일정을 지배하거나 불필요한 복잡성으로 직원에게 스트레스를 줄 필요는 없습니다. 인보이스 승인 프로세스 및 올바른 인보이스 자동화 솔루션을 통해 인보이스 처리의 위험을 줄이고 생산성과 효율성을 개선하며 폐기물 감소,인건비 절감 및 자원 소비 감소로 인한 상당한 절감 효과를 누릴 수 있습니다.
인보이스 승인에서 스트레스를 해소하고 플래너지를 통해 모든 워크플로우를 개선하세요.
