veel bouwcontracten zijn zo geschreven dat de eigenaar voor arbeid en materialen door middel van gezamenlijke controles zal betalen. In het typische scenario zal een contractant een betalingsaanvraag indienen waarin het werk van verschillende onderaannemers tijdens de betalingscyclus van die maand wordt gespecificeerd. De eigenaar geeft dan controles uit die gezamenlijk moeten worden betaald aan de hoofdaannemer en aan de onderaannemer wiens werk in de aanvraag is vermeld. Dit proces kan in het voordeel van de toeleverancier werken, omdat het de hoofdaannemer verhindert om voor de toeleverancier bestemde betalingen te gebruiken om aan andere verplichtingen te voldoen.
Helaas, gezamenlijke controleren betalingen kunnen ook problemen die niet bekend zijn met de “Gemeenschappelijke Regel,” die stelt dat wanneer een leverancier of onderaannemer onderschrijft een cheque betaald samen met hem en de algemene aannemer, hij wordt verondersteld te hebben “ontvangen alle bedragen dan verschuldigd tot hem, hoewel hij feitelijk heeft ontvangen slechts een deel of geen van de bedragen die haar verschuldigd zijn.”Zie Brown Wholesale Electric, Inc. v. Beztak of Scottsdale, Inc., 163 Ariz. 340, 345 (Ariz.1990).
deze regel voor gezamenlijke controle vormt een dilemma voor leveranciers en onderaannemers, omdat zij de controle moeten goedkeuren als zij überhaupt betaald willen worden. Hun goedkeuring van de gezamenlijke controle schept echter een wettelijk vermoeden dat zij het volledige bedrag van de controle hebben ontvangen, zelfs indien de algemene aannemer retentiemiddelen heeft ingehouden of de betaling anderszins heeft verminderd. Het dilemma wordt versterkt door het feit dat controles meestal worden uitgegeven voor het werk van de vorige maand. Tegen de tijd dat de controle is goedgekeurd en de betaling aan de onderaannemer is gedaan, heeft hij waarschijnlijk nog meer arbeid of materialen aan het project geleverd, die kunnen worden beschouwd als een deel van de bedragen die hem dan verschuldigd zijn.”
gelukkig kan een onderaannemer, met enige voorafgaande planning, het onjuiste vermoeden overwinnen dat hij tot de datum waarop de controle werd goedgekeurd al het verschuldigde bedrag heeft betaald. Het enige wat nodig is, is een overeenkomst met de eigenaar en de algemene aannemer dat de goedkeuring van een gezamenlijke controle beperkter is dan de regel van de gezamenlijke controle veronderstelt. Het vermoeden wordt buiten beschouwing gelaten indien er een overeenkomst bestaat tussen de opdrachtgever en de eigenaar of de Algemene opdrachtnemer over de verdeling van de opbrengst.”163 Ariz. op 343.
daarom moet een leverancier of onderaannemer een schriftelijke overeenkomst van de eigenaar en de algemene aannemer verkrijgen dat zijn bevestiging van de controle geen bevestiging is van betaling van alles wat op het moment van de bevestiging verschuldigd was, maar slechts een bevestiging van werkelijk betaalde bedragen. Het niet verkrijgen van een dergelijke overeenkomst brengt het risico met zich mee dat de toeleverancier nooit betaald wordt voor het werk dat niet in de gezamenlijke controle is opgenomen.
een onderaannemer kan in aanmerking komen voor gezamenlijke controles, omdat deze hem meer controle geven over betalingen aan de hoofdaannemer. Met kennis van de werking van de regel van de gezamenlijke controle kan de onderaannemer ook de juridische fictie overwinnen dat hij betaald is voor werk dat nooit in de betaling is opgenomen.
