hoe uw goedkeuringsproces voor facturen te verbeteren

verliest uw bedrijf geld en productiviteit aan een inefficiënt en verouderd goedkeuringsproces voor facturen? Het zal je misschien verbazen dat zelfs in een tijdperk van technologische vooruitgang zoals workflow automatisering, kunstmatige intelligentie en data-analyse, veel bedrijven blijven vertrouwen op handmatige factuur goedkeuring als onderdeel van hun standaard procure-to-pay (P2P) proces. En als gevolg daarvan verliezen ze geld om inefficiënties te verwerken, verspilde tijd en gemiste kansen voor waardeverhogende kortingen voor vroege betalingen.Het stroomlijnen en optimaliseren van Factuurverwerking kan aanzienlijke voordelen opleveren voor uw inkoop-en crediteurenteams, evenals voor de gezondheid, winstgevendheid en concurrentiekracht van uw bedrijf. Het nemen van de tijd om te onderzoeken en implementeren van een paar gebruiksvriendelijke veranderingen kan u helpen stoppen met het verliezen van waarde aan suboptimale Factuurverwerking en ervoor te zorgen dat u het meeste voor uw geld wanneer het tijd is om de rekeningen te betalen.

waarom u een geformaliseerd goedkeuringsproces voor facturen nodig heeft

In een perfecte wereld is het goedkeuringsproces voor facturen vrij eenvoudig en eenvoudig: koper ontvangt een factuur van leverancier, verifieert of deze correct is en stuurt deze vervolgens ter goedkeuring door naar de relevante stakeholder. Zodra het is goedgekeurd, accounts payable (AP) geeft betaling en werkt de financiële administratie van het bedrijf dienovereenkomstig.

in de praktijk vereisen de mogelijke onderbrekingen in de goedkeuringsketen, menselijke fouten, factuurfraude en andere problemen echter de invoering van een geformaliseerd proces voor de goedkeuring van facturen. Invoice approval workflows variëren van bedrijf tot bedrijf, maar over het algemeen zal een volledig ontwikkelde invoice approval workflow er ongeveer zo uitzien:

1. Factuuropname

wanneer een factuur wordt ontvangen van een verkoper, alle informatie die relevant is voor de transactie (inclusief origineel inkoopordernummer (PO-nummer) factuurnummer, factuurbedrag, hoeveelheid en kwaliteit van de bestelde goederen, algemene voorwaarden, enz.) moet worden overgedragen aan het aankoopsysteem van de ontvanger.

1. Factuurvalidatie / PO Matching

eenmaal opgenomen, wordt de factuur gecategoriseerd en gekoppeld aan alle andere documenten met betrekking tot de transactie, inclusief de originele PO, verzenddocumenten, aankoopontvangsten en correspondentie met de verkoper over eventuele wijzigingen in de bestelling. Dit wordt vaak aangeduid als” drie-weg matching, ” maar kan documenten bevatten buiten het trio van PO, factuur, en verzendmanifest.

1. uitzonderingen en correcties

als een factuur onvolledige of onjuiste informatie bevat, wordt deze doorgestuurd naar personeelsleden die de juiste of ontbrekende informatie opsporen en vervolgens opnieuw verifiëren en vergelijken. Facturen die niet betrouwbaar kunnen worden getraceerd naar een bestaande transactie, kunnen aanleiding geven tot een fraudeonderzoek.

1. Factuurgoedkeuringsroutering

nadat de verificatie en de matching zijn voltooid, wordt de factuur naar de juiste goedkeurder(s) gestuurd, op basis van criteria die zijn vastgesteld door de bedrijfsprocessen van het bedrijf. Een factuur moet bijvoorbeeld worden goedgekeurd door zowel de manager van de afdeling die de bestelling plaatst als een senior manager als het bedrag buiten specifieke uitgavenlimieten valt of gerelateerd is aan een specifiek projectbudget.

1. betalingsverwerking

goedgekeurde facturen worden voor verwerking en betaling doorgestuurd naar de crediteurenafdeling. Verwerkte facturen worden gesloten en de boekhouding wordt bijgewerkt.

met een formeel factuurbeheerproces is het veel gemakkelijker om potentiële fouten en storingen te minimaliseren. Echter, zelfs de soepelste handmatige proces is gevoelig voor vermijdbare problemen die kunnen worden aangepakt door factuurautomatisering.

“naast het ontwikkelen van een formeel goedkeuringsproces voor facturen, is het automatiseren van de beste keuze die u kunt maken om de efficiëntie, nauwkeurigheid en besparingen van de factuurverwerking van uw bedrijf te verbeteren.”

problemen veroorzaakt door handmatige Factuurgoedkeuringsprocessen

handmatige Factuurverwerking en-goedkeuringsprocessen die voldoen aan bedrijfsregels kunnen zeker zorgen voor adequate (zo niet optimale) prestaties voor kleine bedrijven met minimale toeleveringsketens. Grotere bedrijven en bedrijven die strategische groei nastreven, zullen echter al snel ontdekken dat een groeiende supply chain een grotere vraag naar personeelstijd, talent en middelen met zich meebrengt—en handmatige processen kunnen eenvoudigweg niet op een effectieve en efficiënte manier aan die vraag voldoen.

enkele van de meest voorkomende problemen die handmatige Factuurverwerking kunnen teisteren, zijn::

• slechte uitgaven transparantie en verhoogd risico. Handmatige processen maken het verleidelijk voor kwaadwillende partijen om een valse factuur in te dienen voor betaling, en verhogen het risico dat dergelijke facturen worden betaald en niet ontdekt totdat het te laat is. Daarnaast kunnen handmatige workflows orders “slip through the cracks” als maverick besteden, vooral als gebruikers omzeilt goedgekeurd aankoopbeleid om items te kopen en facturen en andere documenten te ontvangen zonder rekeningen te betalen in de loop. Dit kan leiden tot onvolledige en onnauwkeurige uitgavengegevens, die op hun beurt een verwoestende impact kunnen hebben op de financiële verslaggeving, audit trails, cashflow en strategische besluitvorming.
• verloren facturen. Een van de uitdagingen die ontstaan bij documentbeheer op papier is de frequentie waarmee facturen verloren kunnen gaan of vernietigd kunnen worden. Het opsporen van verkeerd ingevulde facturen in een enorme zee van papier is tijdrovend en kan de relaties met leveranciers beschadigen met onnodige vertragingen.
• menselijke fout. Wanneer vingers het toetsenbord ontmoeten, neemt het risico op fouten en vergezichten toe. Handmatige gegevensinvoer kan leiden tot onjuiste of onvolledige betalingen en het veel moeilijker maken om facturen te controleren.
• dubbele betalingen. Een ander symptoom van handmatige Factuurverwerking, dubbele betalingen kunnen worden gedaan om een aantal redenen, waaronder vertragingen als gevolg van inefficiënte gegevensinvoer en goedkeuring workflows of routing fouten die leiden tot dezelfde betaling wordt twee keer verwerkt. Zonder automatische verificatie is het maar al te gemakkelijk—en duur—om meer dan één keer te betalen voor de goederen en diensten die u nodig hebt.
• Vertragingen In De Goedkeurings-Workflow. Handmatige workflows vertragen elk proces. En als er geen systeem is om back-up en herinneringen te bieden voor approvers die niet op kantoor zijn of gewoon te druk zijn om veel aandacht te besteden aan hun inbox, kunnen factuurgoedkeuringen worden vertraagd, wat leidt tot late betalingen, verlies van potentiële kortingen voor vroege betalingen en goodwill bij leveranciers.
• Hoge Personeelskosten. Factuurworkflows op basis van pen, papier en mensen zijn traag, arbeidsintensief en duur. Buitensporige arbeidskosten kunnen de gemiddelde kosten van het verwerken van een enkele factuur in de stratosfeer duwen.

Transformeer uw Factuurgoedkeuringsproces met automatisering

naast het ontwikkelen van een formeel factuurgoedkeuringsproces kunt u het beste kiezen om de efficiëntie, nauwkeurigheid en besparingen van de factuurverwerking van uw bedrijf te verbeteren door automatisering. Invoice approval software, of AP automation software, als onderdeel van een algemene Procure-to-Pay software, zoals PLANERGY, kan dit doel te bereiken. Een 2018 rapport van onderzoeksbureau Levvel (voorheen Paystream adviseurs) vond dat de top drie Factuurverwerking zorgen voor bedrijfsorganisaties waren gemiste kortingen (44%), late betalingen (39%), en dubbele betalingen (29%)—drie potentiële problemen die gemakkelijk worden aangepakt door de kracht van automatisering.

maar daar eindigt het niet. Cloud-based AP automation software-inclusief Factuurverwerking-geeft uw inkoop en AP teams een aantal onmiddellijke en krachtige verbeteringen, waaronder:

• optimale verantwoording; geautomatiseerde workflows volgen elke transactie in realtime, zodat u altijd weet waar uw factuur zich bevindt in de goedkeuringsketen. U kunt workflows instellen met onvoorziene omstandigheden en herinneringen om wegblokkades te minimaliseren, en mobiele toegang voor de snelst mogelijke goedkeuringen.
• totale zichtbaarheid van uitgaven.
• nauwkeurige en efficiënte factuurcycli met automatische 3-weg matching.
• eenvoudige integratie met bestaande accounting-en enterprise resource planning (ERP) – systemen om alle stakeholders in bedrijfsonderdelen en afdelingen met elkaar te verbinden.
• hogere productiviteit dankzij handsfree geautomatiseerde workflows die personeel bevrijden van laagwaardig, tijdrovend werk, zodat ze zich kunnen concentreren op meer strategische taken.
• enorme kosten – en tijdbesparingen door procesoptimalisatie en de afschaffing van op papier gebaseerd documentbeheer.
• vermindering of eliminatie van menselijke fouten en factuurfraude.
• snellere en nauwkeurigere financiële rapportage, prognoses en audit trails.
• meer kortingen op vervroegde betalingen en weinig of geen vergoedingen voor late betalingen.

Automatiseer en optimaliseer uw Factuurworkflows met Factuurgoedkeuringssoftware

het verkrijgen van maximale waarde uit uw factuurgoedkeuringsworkflows kan een uitdaging zijn, maar het hoeft uw planning niet te domineren of uw personeel onnodig te belasten met complexiteit. Met een goed ontwikkeld proces voor de goedkeuring van facturen en de juiste AP-automatiseringsoplossing kunt u het risico in uw Factuurverwerking verminderen, uw productiviteit en efficiëntie verbeteren en profiteren van aanzienlijke besparingen door minder afval, lagere arbeidskosten en minder hulpbronnenverbruik.

haal de Stress uit Factuurgoedkeuringen en verbeter al uw Workflows met PLANERGY