HR Key Performance Indicators: een uitgebreide uitleg met voorbeelden

“zonder gegevens ben je gewoon een ander persoonmet een mening”, is misschien wel Edward Deming ‘ s bekendste citaat.

het is onmogelijk om het management van mensen te verbeteren als u de resultaten van uw werk niet meet. Als je niet definieert hoe ‘goede prestaties’ eruit zien en hoe je het kunt meten, hoe zul je erachter komen of je het goed doet?

als u in het bedrijfsleven uw vooruitgang niet meet in de richting van uw HR-doelstellingen, hoe weet u dan hoe succesvol u bent? Om succes te meten, heb je prestatie-indicatoren nodig.

In dit artikel zullen we dieper ingaan op de belangrijkste prestatie-indicatoren voor HR. We zullen bespreken wat ze zijn, hoe ze worden gebruikt, en bieden een kader om ze zelf te creëren!

Wat zijn HR-KPI ‘ s?
lijst van HR KPI ‘s
het creëren van een HR KPI Scorecard: een echte Business Case
Human Resources KPI template
kenmerken van goede HR KPI’ s
leidende Versus achterblijvende KPI ‘s

wat zijn HR KPI’ s?

om deze vraag te beantwoorden, moeten we eerst kijken naar Key performance indicators (KPI ‘ s). KPI ‘ s zijn strategische metrics. Dit betekent niet dat alles wat je kunt meten in HR een KPI is. Alleen metrics die een directe link hebben met de organisatiestrategie kunnen KPI ‘ s worden genoemd.

Human Resources key performance indicators (HR KPI ‘ s) zijn metrics die worden gebruikt om te zien hoe HR bijdraagt aan de rest van de organisatie. Dit betekent dat HR-KPI ‘ s meten hoe succesvol HR is in het realiseren van de HR-strategie van de organisatie.

de HR-strategie volgt de organisatorische strategie. Met andere woorden, HR-KPI ‘ s weerspiegelen organisatorische prestaties voor HR, zoals ze worden gedefinieerd op basis van de HR-resultaten die relevant zijn om bedrijfsdoelstellingen te bereiken. Deze bedrijfsdoelstellingen worden vaak geformuleerd in de Balanced Scorecard.

laten we een voorbeeld gebruiken om te illustreren hoe dit werkt.

Dodgers is een organisatie die probeert te innoveren in een zeer competitief landschap. Daarom heeft de Raad van bestuur besloten om overal kosten te besparen, behalve op de afdeling productinnovatie. De vraag is, hoe zal dit doel worden vertaald in HR KPI ‘ s?

de gehele organisatie moet geld besparen, met inbegrip van GHR. Deze verlaging zou bijvoorbeeld kunnen worden toegepast op de aanwervingskosten. De kosten zijn momenteel op $ 500.000 en moet worden verlaagd tot $ 400.000. In dit geval is ‘Recruitment cost in Dollars’ theKPI, de huidige score is $500.000 en het doel voor deze KPI is $400.000.

een tweede KPI van mensen zou “innovatief gedrag” kunnen zijn, dat jaarlijks wordt gemeten in het jaarlijkse engagement survey. De score op een 10-puntsschaal is momenteel 6.2. Het doel is vastgesteld op 7,5 of hoger. Dit zal heel wat werk vergen!

de HR KPI-sjabloon zou er als volgt uit kunnen zien.

HR kan meerdere KPI ‘ s toevoegen om een specifiek bedrijfsdoel te bereiken. Elk van deze KPI ‘ s kan worden onderverdeeld in kleinere doelen.

om de HR-strategie te realiseren, is het het beste als deze KPI ‘ s op elkaar aansluiten. Echter, soms, ze conflicteren.

als u bijvoorbeeld kosten moet besparen in uw learning & ontwikkelingsbudget, terwijl u ook innovatie probeert te stimuleren,staat u voor een moeilijke keuze. De strategische uitdaging is om innovatie te stimuleren en tegelijkertijd uw opleidingsbudget te verlagen. Dit is een goed voorbeeld van hoe HRKPI ‘ s HR helpen om haar strategische doelen te realiseren en bij te dragen aan de doelstellingen van de rest van de organisatie.

lijst van HR-KPI ‘s

veel artikelen die u online zult vinden zullen tientallen, soms dicht bij honderd KPI’ s, weergeven. Laat je niet voor de gek houden: de meeste hiervan zijn eenvoudige HR-statistieken die niet belangrijk zijn om te volgen, omdat ze meestal niet aansluiten bij de organisatiestrategie.

enkele voorbeelden van wat HR KPI ‘ s niet zijn

• gemiddelde interviewkosten
• gemiddelde arbeidsduur
• gemiddeld salaris
• gemiddeld aantal opleidingsuren per werknemer
• gemiddeld aantal vakantiedagen per werknemer
• gemiddeld aantal onbetaald verlof per werknemer
• gemiddelde pensioenleeftijd
• compensatiekosten als percentage van de omzet
• tevredenheid over de opleiding van werknemers
• verhouding HR-VTE
• enz.

Waarom zijn dit geen KPI ‘ s? Al deze metingen zeggen iets over hoe efficiënt HR is. Hebben we bijvoorbeeld 1 uur per 100 werknemers nodig, of 1,5? Dit zegt niets over effectiviteit. Niet van deze statistieken zal direct bijdragen aan het bereiken van de strategie van de organisatie.

de KPI ‘ s die in een organisatie worden gebruikt, zijn uniek.Elke organisatie is anders – en de KPI ‘ s moeten die uniciteit weerspiegelen.

hier is een lijst met voorbeeldkpi ‘ s:

• percentage absenteïsme: Het absenteïsme in de organisatie wordt meestal berekend door het aantal werkdagen waarin de werknemer afwezig was te delen door het totale aantal werkdagen.
• Afwezigheidskosten: de totale kosten van afwezigheid worden berekend door het loon van de werknemers, de kosten van het beheer van afwezigheden en de vervangingskosten op te nemen. Deze KPI is vooral relevant voor Europese landen met sterke vakbonden en een hoge mate van werknemersbescherming.
• uitkeringen Tevredenheid: de tevredenheid met de uitkeringen wordt gewoonlijk gemeten aan de hand van een enquête over de betrokkenheid van werknemers. Deze kunnen zeer relevant zijn om het personeelsverloop te verminderen.
• productiviteit van werknemers: hoewel deze maatstaf moeilijk te berekenen is, zegt deze iets over de groeicapaciteit in termen van productie van menselijk kapitaal.
• Employee satisfaction index: Employee satisfaction wordt gemeten door middel van attitude and engagement surveys. Ontevredenheid is een belangrijke oorzaak voor het personeelsverloop.
• Employee engagement index: Employee engagement wordt ook gemeten aan de hand van attitude-of engagement-enquêtes. Hoge betrokkenheid van medewerkers voorspelt een hogere productiviteit, een betere klantenservice, een lagere omzet en vele andere relevante en positieve resultaten.
• Employee innovation index: innovatie wordt ook gemeten aan de hand van attitude-of engagement-enquêtes. Innovatie is steeds vaker een belangrijke motor voor zakelijk succes. Het is de rol van HR om deze innovatie mogelijk te maken.
• intern bevorderingspercentage: deze KPI wordt gemeten door het aantal senior functies dat door interne bevordering werd vervuld te delen door het totale aantal senior functies dat werd vervuld. Interne hires zijn vaak up-to-speed sneller, verminderen het risico van een slechte huur, en langer in de baan te blijven.
• Net Promoter Score: Een Net Promoter Score (NPS) is een uitstekende manier om te meten in welke mate iemand een dienst of bedrijf aan een andere persoon zou aanbevelen. Om te weten te komen hoe tevreden medewerkers zijn met de diensten van HR, kunt u de NPS van HR meten. met de NPS kunt u ook meten in welke mate mensen aanbevelen om voor de organisatie te werken. Afhankelijk van uw strategische doelen kan NPS een solide HR KPI zijn.
• percentage van de kosten van het personeel: Dit is een maatstaf die de kosten van het personeel neemt en verdeelt door de totale kosten van de organisatie. Deze KPI, hoewel niet vaak gebruikt, kan worden gebruikt voor kostenreductie doeleinden of om te helpen bij het verbeteren van automatisering/robotisering in een organisatie.
• kwaliteit van de huur: de kwaliteit van de huur is het percentage van de nieuwe huurders die een goede beoordeling krijgen van hun manager tijdens hun prestatiebeoordeling. Quality of hire geeft aan hoe effectief HR is bij het werven en selecteren van kandidaten. Het consequent handhaven van een hoge kwaliteit van hire rating stelt de organisatie in staat om haar strategische doelen te bereiken.
• omzetcijfer: de omzet is een veel voorkomende maatstaf en ook een belangrijke KPI, omdat een hoge omzet zeer kostbaar kan zijn.
• onvrijwillige omzet: niet alle omzet is vrijwillig. Dit is het aantal ontslagen onder leiding van de werkgever als percentage van het totale aantal ontslagen.
• vrijwillig verloop: Dit is het aantal ontslagen door werknemers als percentage van het totale aantal ontslagen.
• ongewenst omzetcijfer: niet alle omzet is slecht. Het is meestal positief als slechte artiesten vertrekken. Dit is het aantal goede performers dat vertrekt als percentage van alle performers.
• effectiviteit van Training: Training moet effectief zijn om zijn doel(en) te bereiken.
• 90-daagse quit rate: soms ook de 360-daagse quit rate. Dit is het aantal huurlingen dat binnen 3 maanden of een jaar vertrekt. Een percentage van twee cijfers is al erg slecht. Het is HR ‘ s taak om de juiste mensen te werven. Indien dit niet gebeurt, zal dit een negatief meetbaar effect hebben op de doeltreffendheid van de organisatie. Dit is een belangrijke recruitment KPI.

het creëren van een HR KPI Scorecard: een Real-Life Business Case

zoals we eerder schreven, zijn niet alle KPI ‘ s relevant. In deze sectie geven we een voorbeeld van hoe je een HR KPItemplate maakt voor een rekruteringsafdeling. Dit voorbeeld is gebaseerd op een echte onderneming in de maritieme sector.

de westelijke maritieme sector bevindt zich in moeilijke wateren. Waar 50 jaar geleden de meeste schepen thuis werden gebouwd, is het tegenwoordig veel goedkoper om grote vrachtschepen en tankers te bouwen in Oost-Azië.De concurrentie met goedkope arbeidskrachten en staal uit China bleek moeilijk te zijn voor deze in de VS gevestigde scheepsbouwonderneming. Een kostendifferentiatiestrategie was derhalve niet haalbaar.

deze specifieke onderneming besloot zwaar te investeren in technologie en innovatie, in de wetenschap dat het grootste deel van hun huidige klantenportefeuille belangstelling had voor hun hightech scheepsbouwvaardigheden (meestal kleinere schepen) tegen een veel hoger prijsniveau.

strategische doelen gebeuren nooit in afzondering. Dit voorbeeldorganisatie heeft om kosten te besparen, terwijl steeds meer innovatief door middel van smarterhiring.

• zij moeten de aanwervingskosten verlagen
• zij willen meer gekwalificeerde professionals in dienst nemen

de kaart van de wervingsstrategie wordt weergegeven in de volgende afbeelding.

de blauwe pijlen in het sjabloon tonen de interne relaties tussen de verschillende doelen. Het college van Bestuur beslist over de strategiedoelen. De HR-manager stelt de HR-doelstellingen vast.

In de volgende stap moeten we één of meerkpi ‘ s maken voor elk doel. Hoe meet je een afname in doorlooptijd? En hoe zit het met je aantrekkingskracht als werkgever?

na het definiëren van KPI ‘ s voor elk doel, moet u uw huidige score en uw doel identificeren. Het resulterende KPI-sjabloon kon er als volgt uitzien.

Human Resources KPI template

en daar is het, onze voltooide Human ResourcesKPI template. Op basis van de strategie van de organisatie hebben we een aantal KPI ‘ s gedefinieerd die ons zullen helpen onze strategische HR-doelen te bereiken. We hebben ze geconcretiseerd door onze huidige score te meten en door een doel te stellen.

het creëren van HR-KPI ‘ s die consistent zijn en die toegevoegde waarde hebben voor de onderneming is een uitdagende oefening. Echter, wanneer goed gedaan, ZEENABLE HR om enorme waarde toe te voegen aan het bedrijf in een bewezen en verydata-driven manier. Het stellen van doelen met behulp van HR-KPI ‘ s biedt ons een kader dat helpt om betere beslissingen te nemen en, doelgerichter, strategische bedrijfsresultaten te stimuleren.

kenmerken van goede KPI

nu weet u het verschil tussen metrics en KPI ‘ s, en weet u hoe u kunt komen met Human Resources key Performance Indicators. De vraag die overblijft is “wat zijn de kenmerken van goodHR KPI’ s?”

in een paper uit 2009 beschrijft Eckerson een aantal kenmerken van” goede ” KPI ‘ s.

• schaars: u moet zich alleen concentreren op een paar HR KPI ‘ s. Ze worden niet voor niets key performance indicators genoemd. Concentreer je op de essentiële en laat de rest weg. De algemene regel blijft: hoe minder, hoe beter.
• Drillable: u moet in staat zijn om in detail te boren. Waarom halen we ons streefcijfer voor wervingskosten niet? Welke groepen zijn het duurst om te rekruteren? Door naar beneden te boren kunt u gemakkelijker uw toekomstig succes voorspellen en zien waar vooruitgang ontbreekt.
• eenvoudig: Gebruikers moeten de KPI begrijpen. Als het niet eenvoudig is, is het moeilijk om te communiceren en te focussen op.
• uitvoerbaar: de reden waarom HR zich alleen richt op KPI ‘ s die verband houden met HR-resultaten is dat zij deze kunnen beïnvloeden. HR is niet verantwoordelijk voor omzet of verkoops succes. Concentreer je alleen op de KPI ‘ s welke resultaten je kunt beïnvloeden.
• eigendom: in lijn met de vorige punten, moeten KPI ‘ s een eigenaar hebben. Deze eigenaar zal worden beloond in geval van succes en zal verantwoordelijk worden gehouden als ze niet aan het doel te raken.
• gecorreleerd: de KPI moet worden gerelateerd aan het gewenste resultaat. Wanneer we het hebben over bedrijfsdoelstellingen, moeten de HR-KPI ‘ s worden gerelateerd aan deze bedrijfsresultaten. U zult niet direct kostenbesparingen bereiken door betere performers in te huren.
  het inhuren van goede performers is van vitaal belang, maar dit zou niet uw belangrijkste focus moeten zijn wanneer het bedrijf kosten moet besparen om te overleven. Misschien kunt u de wervingskosten met 30% verlagen zonder de kwaliteit van de huur te verlagen. Dit is belangrijker omdat het helpt bij het vervullen van de strategie van het bedrijf.Griffin (2004) stelde dat er een direct verband moet zijn tussen KPI ‘ s en doelstellingen, tussen doelstellingen en doelstellingen en tussen doelstellingen en strategie.
• uitgelijnd: uitlijning van HR-KPI ‘ s is iets wat we eerder kort hebben besproken. KPI ‘ s mogen elkaar niet ondermijnen.

er is een eenvoudiger raamwerk waarmee we allemaal vertrouwd zijn en dat het bovenstaande samenvat. Ik wilde hier niet mee beginnen, omdat eenvoudiger alternatieven niet altijd beter zijn.

het alternatief, gedefinieerd door Hursman (2010), is het bekende slimme acroniem. Dit staat voor

• Smart
• meetbaar
• haalbaar
• Relevant
• tijdgebonden

Als u deze criteria kent, kunt u de relevante prestatie-indicatoren voor human Resources die u nodig hebt voor succes verhogen.

tijdens mijn afstudeerstudie deed ik een interviewserie met verschillende HR-managers. Een van de vragen die ik hen stelde was: hoe ziet goede prestaties voor HR eruit?

ik herinner me nog het antwoord van de eerste HRmanager aan wie ik deze vraag stelde. Ze was hoofd HR in een top-5 accountancyorganisatie in Nederland en haar antwoord was:”dat hebben we niet in HR”.

toen ik haar vroeg wat ze bedoelde, legde ze uit dat ze haar werk deed en alles efficiënt runde. Toen ik vervolgens vroeg hoe haar prestaties als HR-manager werden gemeten, zei ze: “dat is het niet”.

dit verbaasde me. Wat me nog meer verbaasde, was dat ze dit helemaal niet vreemd vond. Daarbovenop, dit was een boekhouding organisatie, getallen-gedreven moet in hun DNA!

leidende vs. achterblijvende KPI ‘s

een laatste onderscheid dat ik wil onderzoeken is het onderscheid tussen leidende en achterblijvende KPI’ s. Kaplan and Norton (2007), de onderzoekers die met de Balanced Scorecard kwamen, verklaren het verschil in hun paper.

een toonaangevende indicator heeft betrekking op toekomstige ontwikkelingen en oorzaken. Deze indicatoren gaan vooraf aan een gebeurtenis. Bijvoorbeeld, productiviteit is een leading KPI voor arbeidskosten.

een achterstandsindicator heeft betrekking op ontwikkelingen en effecten uit het verleden. Dit weerspiegelt de resultaten van KPI ‘ s in het verleden. Als productiviteit leidt HR KPI voor arbeidskosten, zou ziekte een achterblijvende KPI zijn. Anternatieve achterblijvende KPI zou de arbeidskosten per werknemer zijn.

wat zou de relevante leidende en vertragende indicator zijn wanneer het bedrijfsdoel de ondersteuning van de kwalificatie van werknemers zou zijn? Dit is bijvoorbeeld relevant wanneer een constante (her)Kwalificatie een must is om gekwalificeerde diensten te verlenen.

in dit geval zou de belangrijkste indicator Het gemiddelde aantal opleidingsuren per werknemer kunnen zijn. De achterblijvende indicator zou het percentage werknemers kunnen zijn dat de kwalificatie heeft voltooid.

zoals u in deze voorbeelden kunt zien, zijn de leidende indicatoren vaak minder nauwkeurig, maar bieden ze wel een interessant inzicht in de lopende prestaties van een KPI. De achterblijvende indicator is preciezer, maar pas daarna.

het opnemen van deze verschillende soorten KPI ‘ s zal helpen bij het creëren van een scorekaart die zowel de toekomst kan voorspellen als historischesucces kan volgen.

om (veel) meer te leren over het maken van KPI ‘ s die aansluiten bij de organisatie, kijk dan op onze online cursus Strategic HR Metrics. In deze cursus verkennen we de volledige diepte van HR metrics en geven we veel voorbeelden. De cursus wordt gegeven door drie beoefenaars, René Klep die HR manager was bij Philips en HRM doceert, David Creelman, misschien wel een van de meest doorgewinterde experts op dit gebied, en Mark Lawrence, People analytics leader bij GlaxoSmithKline. Gelukkig leren!