als u ooit een muntje wilt opgooien over een bepaald onderwerp, overweeg dan om te kopen van een Contract versus het uitgeven van een inkooporder (PO). Wacht, stop! Zet het kwart langzaam neer en voeg het toe aan je top-line groei, waar het hoort. Dit gevoel van besluiteloosheid dat je hebt, hoewel gerechtvaardigd, zal niet helpen uw organisatie te verwerven met vertrouwen. Goed nieuws, hoewel-dit gevoel is volledig te vermijden.
om uw besluiteloosheid over het bestellen van een Contract versus een PO te rechtvaardigen, houd er rekening mee dat ze op het eerste gezicht verward lijken te zijn over hun identiteit. Bekijk deze voorbeelden. Bij aanvaarding door een verkoper wordt elke PO een contract, maar niet elk contract is een PO. Sommige (maar niet allemaal!) mensen zien POs als een soort eenmalig contract. Inkooporders kunnen verwijzen naar de voorwaarden van een onderhandelde overeenkomst. Het is een veel voorkomende misvatting dat het niveau van detail in een PO minder is dan dat van een contract.
elke medisch deskundige met vergunning zou dit diagnosticeren als een variatie van dissociatieve identiteitsstoornis, Procurement Division. Het is de bedoeling van Tradogram om de ‘cure’ terug te zetten in de inkoop, dus hier zijn de top 6 factoren te overwegen bij het vermijden van een identiteitscrisis voor contracten en inkooporders.
-
- duur: PO ‘ s worden doorgaans op korte termijn (over het algemeen minder dan één jaar) eenmalig gebruikt, terwijl contracten worden gebruikt voor de aankoop van items over een langere periode (over het algemeen langer dan één jaar) en kunnen verlengingsopties omvatten.
- rechtmatigheid: een contract is een juridisch document en een PO is een handelsdocument. Om uit te werken, een PO is een aanbod van de koper aan de leverancier. Indien aanvaard door de leverancier (binnen een redelijke termijn) wordt de PO een contract. Logischerwijs zal deze PO nulwaarde hebben als deze niet door de leverancier wordt geaccepteerd. Het is vermeldenswaard dat POs kan worden gemaakt op basis van contracten – deze worden ook aangeduid als Release Orders.
- Algemene Voorwaarden: zoals vermeld, bestaat er een misvatting over de mate van gedetailleerdheid in contracten en inkooporders. Specifieke onderhandelde voorwaarden worden in beide beschreven, maar een contract moet worden gebruikt wanneer deze T ’s en c’ s de reikwijdte van het werk, te leveren producten, prestatienormen, veranderingsmanagementplannen, enz.moeten omvatten.
“een contract wordt gebruikt wanneer er een complexe set van voorwaarden in verband met de overname die gaan boven de standaard boilerplate voorwaarden in verband met PO’ s. Dit betekent niet dat een PO niet moet worden gebruikt, Ik stel voor dat het moet omdat de waarde van de PO is om een verbintenis in het financiële systeem te boeken, zorgen voor een specifieke record van de uitgaven aan de leverancier en het matching proces voor betaling te vergemakkelijken”. Joseph R. Postiglione Sr. (CMRP ))
- risiconiveau: als richtlijn, wanneer het risiconiveau hoger is, is het verstandiger om een contract te gebruiken. Een aanzienlijk risico kan wijzen op de mogelijkheid van een aanzienlijke beloning, dus een juridisch document is een soort vangnet. Contracten kunnen de blootstelling aan risico ’s beperken, verantwoordelijkheden identificeren en prestatienormen directer definiëren dan de voorwaarden van een PO’ s. Aangezien de hoeveelheden en het tijdstip van levering echter niet in een contract zijn gedefinieerd, wordt aanbevolen dat een of meer Po ‘ s worden uitgegeven die verwijzen naar het contract om betalingsmiddelen voor de gecontracteerde goederen/diensten vast te leggen. Risico zoveel mogelijk beperken.
- Type: Er zijn drie soorten contracten: een contract met een vaste prijs, een contract voor vergoeding van kosten (ook bekend als een Cost-Plus-contract) en een contract met een tijd & materieel. Evenzo, er zijn verschillende soorten POs-U kunt een standaard PO, of een deken bestelling met meerdere leveringsdata over een periode van tijd. Het is van cruciaal belang om uw precieze inkoopdoelstellingen van tevoren te weten.
- classificatie van Posten: inkooporders worden gewoonlijk gebruikt voor de aankoop van goederen, terwijl contracten vaker worden gebruikt voor de aankoop van diensten. Hoewel veel bedrijven niet volgen dit protocol, de grotere boodschap hier is overwegen wat u koopt en ga dienovereenkomstig. Het zou niet veel zin om een contract op te stellen voor die eenmalige bestelling van blinddoeken voor uw hele afdeling inkoop wanneer ze gaan om de munt te gooien.
als deze tips geen twee afzonderlijke “identiteiten” bieden voor contracten en inkooporders, wanhoop dan niet – het is niet altijd gemakkelijk om subtiliteiten van tekens te detecteren. Om deze situatie pijnloos te maken, probeer dan niet de coin flip te zien als een keuze tussen een Contract en een PO, maar eerder een beslissing tussen twee benaderingen – een PO die een eenmalige contract wordt of een Contract dat de parameters van een lange termijn (aanzienlijk complexer) relatie met leveranciers bepaalt.
nog steeds verward? We zijn blij om met u te chatten! Voor meer tips over het beheren van contracten en POs, Neem Contact met ons op en vraag ons hoe Tradogram kan helpen.
Mailing List
abonneer u om nieuwe content rechtstreeks in uw postvak in te laten bezorgen.
