Interne Controle Zwakke punten: “ik Ken Iemand Die…”
Veel kerkelijke leiders niet willen toegeven en zeker niet onder hun toeziend oog — er kan zwakke punten of kwetsbaarheden in hun ministeries. Als loopbaanrevisor en consultant hoor ik veel verhalen die beginnen met “hypothetisch gesproken…” of “ik ken iemand die…” veel ministeries hebben vragen over interne controles en hoe ze kwetsbaarheden effectief kunnen aanpakken of voorkomen. Bereid zijn om deze kwesties in overweging te nemen is een belangrijke eerste stap om eventuele zwakke punten aan te pakken.
sommige kerken werken met een kwetsbaarheid zonder zich te realiseren wat de gevolgen zouden kunnen zijn. Ze zijn verbaasd als er iets mis gaat, maar ze hadden waarschijnlijk het risico de hele tijd moeten weten. Laten we eens kijken naar enkele van de specifieke interne controle zwakheden die kunnen bestaan in een kerk en waarom ze een zorg zijn:
zwakte: individuen kunnen zelf toegang krijgen tot niet-betaalde fondsen in de kluis.
risico: zelfs als het niet de standaardprocedure is voor één persoon om zelf toegang te krijgen tot de kluis, bestaat er een probleem als iemand het kan doen. Overweeg alle mensen met sleutels of combinaties van uw kluis. Een kerk ontdekte bijvoorbeeld dat de conciërge een extra sleutel had van de kluis en de reservesleutel van de kamer waarin hij zich bevond.
zwakte: Ondertekende cheques worden teruggegeven aan de persoon die ze voorbereid.
risico: die persoon kan van begunstigde veranderen. Omdat hij of zij de documentatie heeft, kan het individu een andere cheque maken om de verkoper later te betalen.
zwakte: dezelfde persoon heeft toegang tot zowel het depositostelsel als het donorstelsel.
risico: die persoon kan bijdragen aannemen en een fictieve toegang tot het donorstelsel plaatsen om de donor te crediteren.
zwakte: een persoon met toegang tot crediteuren en het grootboek is ook een cheque ondertekenaar.
risico: Deze persoon kan een betaling doen en ondertekenen zonder dat iemand anders het Weet.
zwakte: Blanco controles worden ondertekend omdat het moeilijk is om ondertekenaars te vinden.
risico: als een persoon die toegang heeft tot het grootboek ook toegang heeft tot de ondertekende blanco cheques, kunnen de cheques aan iedereen en voor elk bedrag worden geschreven.
zwakte: een persoon met toegang tot het grootboek heeft toegang tot internetbankieren.
risico: de persoon kan geld overmaken naar een andere bankrekening of een bankoverschrijving verwerken zonder toestemming.
zwakte: Afzonderlijke ministeries hebben afzonderlijke bankrekeningen die niet in het grootboek zijn opgenomen.
risico: de activiteit wordt niet beoordeeld of goedgekeurd door anderen, waardoor de kerk het risico loopt van verduistering en de verantwoordelijke persoon(personen) het risico loopt van een beschuldiging van wangedrag.
zwakte: Payroll wordt door één persoon verwerkt en wordt niet herzien.
risico: het individu kan niet-goedgekeurde salariswijzigingen doorvoeren of “ghost” – werknemers aan de loonlijst toevoegen.
zwakte: tijdkaarten worden niet ondertekend door een toezichthouder.
risico: De gerapporteerde uren en de toegekende compensatie kunnen opzettelijk of per ongeluk onjuist zijn.
zwakte: het ministerie heeft onvoldoende opgeleid of deskundig personeel.
risico: werknemers kunnen fouten maken, wat leidt tot slechte informatie, of opzettelijke fouten (fraude) kunnen optreden, maar onopgemerkt blijven door consistente fouten of slordigheid.
zwakte: financiële informatie en aansluitingen worden maanden na de feiten voorbereid.
risico: fouten worden niet tijdig ontdekt en beslissingen kunnen gebaseerd zijn op onjuiste financiële informatie.
zwakte: een enkele zakelijke creditcard is beschikbaar voor meerdere mensen om te gebruiken, en de transacties worden niet naar behoren beoordeeld door een toezichthouder (iemand anders dan de persoon op de rekening).
risico: iemand kan kosten maken die geen verband houden met kerkzaken, en het bepalen van de verantwoordelijke partij voor elke aankoop wordt moeilijk met meerdere gebruikers.
deze lijst is bedoeld om u te helpen begrijpen hoe gemakkelijk het is om enkele belangrijke zwakke punten in interne controles over het hoofd te zien. Zelfs als geen van deze situaties bestaan in uw kerk, is het altijd goed om ze in gedachten te houden als financiële procedures, verslagen, en personeel vaak veranderen in de tijd.
de volgende controles vereisen geen buitengewone inspanning, maar ze kunnen op zijn minst een baseline verdediging bieden voor uw kerk en de personen die kassabonnen, kassabonnen en payroll verwerken:
- heb altijd meer dan één persoon omgaan met niet-betaalde fondsen.
- verstrek deponeringsinformatie aan iemand in de boekhouding en aan de persoon die donorinformatie verwerkt. Het verslag over het depot – en donorsysteem moet onafhankelijk worden gecontroleerd om te garanderen dat zij het met elkaar eens zijn.
- stuur ten minste jaarlijks gedetailleerde donorverklaringen.
- gebruik voor ontvangen cheques dezelfde controles als voor contant geld. Controles moeten worden afgestempeld “voor storting alleen” zo snel in het proces als praktisch is.
- het donorstelsel ten minste eenmaal per jaar in overeenstemming brengen met het grootboek.
- ervoor zorgen dat bij de toegang tot de controlevoorraad, de mogelijkheid om in het grootboek te posten en de controle-ondertekeningsautoriteit ten minste twee afzonderlijke personen betrokken zijn.
- handtekening stempels verwijderen of zorgvuldig controleren.
- kleine kasmiddelen tot een minimum beperken en periodiek afstemmen.
- laat iemand met toegang tot het grootboek maandelijks de bankafstemming en geannuleerde cheques controleren.
- indien de loonadministratie door één persoon wordt verwerkt, zorg er dan voor dat deze door een tweede persoon wordt beoordeeld en goedgekeurd.
- implementeer een maandelijks afsluitingsproces dat details:
- de stappen die moeten worden uitgevoerd, samen met vervaldata
- wie moet de informatie voorbereiden
- wie moet de informatie herzien
- laat journaalposten opstellen door één persoon en goedgekeurd door een tweede persoon, of laat een tweede persoon elke maand een volledig journaalrapport afdrukken en het beoordelen en goedkeuren.
bovenstaande items zijn een goed uitgangspunt. Zodra dit beleid en deze procedures zijn ingevoerd, is de volgende stap ervoor te zorgen dat ze adequaat worden gedocumenteerd.
uw kerk kan er baat bij hebben dat een externe persoon uw processen controleert om te bepalen waar zwakheden kunnen bestaan. Als u een push-back tegenkomt van individuen, hen eraan herinneren deze praktijken zijn op zijn plaats als een rentmeesterschap principe en dienen om de betrokken individuen te beschermen. Door deze taken zo in te richten kan ieders perspectief op het belang van deze zaken veranderen!
dit artikel verscheen voor het eerst op ChurchLawandTax.com.
Meld u aan voor E-nieuws en waarschuwingen
