QuickBooks Desktop Job Costing: De Beginner’ s Cheat Sheet

QuickBooks Desktop Job Costing: De Beginner ‘ s Cheat Sheet

Als u een versie van QuickBooks voor professionals, het moet niet moeilijk zijn om te verkrijgen omdat QuickBooks Pro, QuickBooks Premier, QuickBooks Accountant Edition, en QuickBooks Enterprise (abonnement niveaus) deze functie opnemen. Begin met graven en duik in het waarom, het hoe en het wanneer van QuickBooks Job Costing.

geldt de kostprijsberekening voor mijn bedrijf als ik geen aannemer ben?

het belang van het bijhouden van taakkosten is het segmenteren van taken, taken of projecten onder een moederentiteit. Voor bouwbedrijven, het betekent meestal het hebben van een persoon (op het hoogste niveau binnen uw klantenlijst) of het project van een bedrijf als de ouder. Hieronder, vindt u een verscheidenheid aan items die u kunt labelen op elke manier die u wilt.

als u een retailbedrijf bent, kunt u nog steeds job costing gebruiken in QuickBooks Desktop om uw vele locaties te volgen; hun individuele winstgevendheid, productiviteit in orderverwerking, enzovoort. Als u verder leest, zult u zien hoe de flexibiliteit van QuickBooks retailers ten goede komt-brick and mortar of e-commerce types.

Hoe werkt de kostprijsberekening in QuickBooks?

in dit QuickBooks-steekproefbestand wordt aangegeven dat Regina French Homes het bedrijf of de klant is waarmee het steekproefbedrijf het grootste deel van zijn correspondentie voert.

Regina French Homes heeft projecten (zo te zien) die het bedrijf wil doen-op basis van de straatnaam waar het producten of diensten aanbiedt, of beide.

in dit directe voorbeeld werd het bedrijf zojuist de Spring Street job toegekend-per de toegekende vlag naast Job Status.

we klikken op de entiteit “Wrong Way Rd,” omdat er geen transacties waren voor “Spring Street”. We zien deze keer transacties.

Als u inzoomt op de gemarkeerde factuur, ziet u hoe de onderneming in de steekproef zich duidelijker verhoudt tot de sub-entiteiten. De vlag van “automatische Pool systemen” in de klasse dropdown geeft aan dat deze transactie is voor een aankoop van een van de automatische pool systemen van het bedrijf.

het gaat om aankopen van artikelen: twee aankopen van voorraadonderdelen – het Ultimate 3000 poolsysteem, en een Forest Green Pool Cover; en een service item: Installation labor. Het service-item wordt in de factuur getransporteerd via zijn Site en Bin rijen worden niet bevolkt – omdat het geen hoeveelheid trekt.

ten tweede is de in de Hoeveelheidsrij meegedeelde fractionele hoeveelheid twee en een half uur tijd besteed aan de installatie van het poolsysteem en de bijbehorende pooldekking.

wat u wellicht nuttig vindt, is hoe de twee kolommen – basisrente en prijs elk – een differentiatie laten zien. Om te controleren hoe dit kan spelen in het rapporteren van gegevens, u meestal uitvoeren van een schattingen vs Actuals rapport.

u kunt er komen door te klikken op de hyperlink “Estimates vs Actuals”. Op basis van wat er op het scherm, tot nu toe, lijkt het niet het rapport zal substantiële informatie te bieden. Laten we eens kijken wat de resultaten zijn van het uitvoeren van dat rapport:

let op de kolommen in het rapport, het wijst op de waarschijnlijkheid dat er geen Geschatte gegevens zijn ingevoerd voor deze specifieke taak of klant.

waarom waren er geen Geschatte gegevens? Het filteren van de transacties naar schattingen, en het datumbereik voor alle, onthult dat deze specifieke taak niet werd gegeven een bod of offerte vanaf het begin van dit specifieke proces. Hoe zit het met die specifieke factuur die we als voorbeeld hebben gebruikt?

Ga naar het tabblad Opmaak van de factuur en klik op om de gegevensindeling aan te passen, dan komt u in het aanpassingsproces voor het factuurformulier sjabloon; dit is van toepassing op elk formulier dat het tabblad Opmaak beschikbaar heeft.

in het gedeelte kolommen ziet u dat de basistarief is ingeschakeld voor alleen scherm, niet afdrukken. Dit illustreert duidelijk Dit is voor bedrijf eyes only, dat is een goede start voor het bijhouden van wat u normaal beoordelen voor producten en diensten die u levert vs wat u overeengekomen om te beoordelen namens uw klanten. Wat als u meer informatie wilt uit het uitvoeren van rapporten?

In dit rapport van de rentability detail, zijn de geleverde aantallen gebaseerd op de kosten die voor die posten in facturen voor deze specifieke baan worden uiteengezet en pit tegen de tarieven die in dezelfde facturen worden gebruikt, niet de tarieven die tijdens het creëren van het item in de lijst van Items worden gespecificeerd.

vanuit dit standpunt, bent u nog steeds niet in staat om de details te krijgen die u nodig hebt voor schattingen Versus actuals – wat het gebruik van het Schattingsformulier in QuickBooks impliceert. Schattingen hebben de mogelijkheid om wijzigingen daarin te volgen, sinds hun eerste creatie – of je kijkt naar het bijwerken van hoeveelheden, of prijzen.

op zoek naar een overzicht van wat een schatting vs.actuals rapport laat zien, hebben we het voorbeeldbestand van de aannemer geopend. We moesten ervoor zorgen schattingen werden opgenomen voordat het uitvoeren van de schattingen vs Actuals rapport.

Als u naar het klantencentrum gaat en op het tabblad transacties klikt, ziet u dat er de vereiste transactietypes zijn. Vanwege dit, moet u gegevens zien binnen de schattingen vs Actuals rapport.

dit is een samenvattend rapport, ingedeeld naar alle taken. Van deze, krijg je een birds-eye view van een wat uw kosten zouden gaan worden vs. wat ze eigenlijk zijn; en hetzelfde wordt overgebracht voor inkomsten bijhouden. De laatste kolom-Diff geeft aan of je stond te verliezen of te winnen van elke taak.

hier is een post per post uitsplitsing van geschatte kosten vs werkelijke kosten; de geschatte inkomsten vs werkelijke inkomsten; en kijken of u stond te winnen of te verliezen van elk item.

dit toont een regelitemdetail voor een specifieke klant die u moet selecteren voordat u het rapport schattingen vs Actuals Detail uitvoert.

dit rapport over de winstgevendheid toont een uitsplitsing per item van de winstgevendheid en de totale winstgevendheid van het item – wanneer het helemaal naar beneden scrolt.

aan het eind van de dag zijn dit slechts enkele van de rapporten die u kunt uitvoeren om bij te houden hoe banen of projecten een rol spelen in de financiële gezondheid van uw bedrijf. Hoewel we specifieke bedrijfsbestanden hebben gebruikt om besproken principes en concepten te illustreren, kunt u dit type tracking en rapportage voor andere industrieën gebruiken.

ik herinner me dat er gebruikssituaties waren waarbij dochterondernemingen en locaties onder een moedermaatschappij betrokken waren voor gebruik in de detailhandel. U kunt de winstgevendheid, productiviteit en vooruitgang voor elke dochteronderneming volgen-met behulp van dezelfde processen die hierboven zijn beschreven.

u kunt persoonlijke schattingen of offertes aan elke dochteronderneming verstrekken en deze vervolgens factureren tegen de uiteindelijk door elke dochteronderneming overeengekomen prijzen. U kunt dan elke dochteronderneming stapelen; en zien welke meer winstgevend is geweest, of had meer verkoopvolume dan de andere, enz.

Hoe volg ik de kostprijsberekening beter in QuickBooks Desktop?

om uw analyse van de kosten van uw taak te maximaliseren, kunt u een gebied met klantgegevens verkennen dat niet vaak wordt verkend – of het nu gaat om de initiële instelling van de klant, of om het maken van een klant – het tabblad Taakinfo van de klant of de taak. Hier geeft u attributen aan rond elke taak:

• Job Description: het beschrijven in meer detail de aard van het werk dat wordt gedaan namens een klant of een locatie.
• Taaktype: wat voor soort taak wordt uitgevoerd voor deze client of locatie. In dit voorbeeldbestand heeft het alleen de optie voor aangepast ontwerp.Je hebt het potentieel om meer gedetailleerd te zijn door meer typen toe te voegen om aan te geven wat winstgevender kan zijn geweest, of waar je team productiever kan zijn geweest tijdens specifieke perioden.
• taakstatus: u bent ingesteld met zes beschikbare statussen om elk project of taak te markeren. Wat u selecteert zal waarschijnlijk afhangen van hoe uw bedrijf definieert de betekenis voor elke status. Hieronder zijn echter typische use cases voor elke optie.
  • in afwachting van onderhandelingen fase
  • toegekend voor het ontvangen van de gelegenheid om aan de baan te werken
  • niet toegekend voor het verliezen van het bod om werk te doen voor die baan of cliënt
  • in uitvoering geeft aan dat de baan is toegekend en wordt gewerkt aan
  • gesloten geeft aan dat de baan is voltooid
  • GEEN geeft aan dat de biedprocedure nog niet is begonnen.
• startdatum: de dag waarop u aan het project begint.
• verwachte einddatum: wanneer uw organisatie denkt dat het project voltooid zal zijn.
• Einddatum: toen het project daadwerkelijk eindigde.

door deze velden te vullen; en gebruik te maken van schattingen, kunt u een beter beeld krijgen van niet alleen dollars en centen, maar de totale productiviteit – met betrekking tot een bepaalde projectpijplijn.

wanneer u voortgangsfacturering gebruikt, kunt u de levensduur van een bepaalde baan, project of bestelling nauwkeuriger volgen (in de context van winkels); en de gegevens bekijken die worden onthuld door de Voortgangsfacturen vs.schattingen. Voor winkels kunt u de voortgang instellen op basis van de hoeveelheden die u kunt vervullen – en vervolgens factureren namens de klant.

Wat is de taakstatus Dropdown in QuickBooks goed voor?

wanneer u meer gebruik maakt van de keuzelijst taakstatus voor uw klant, vooral wanneer u gebruik maakt van de keuzemogelijkheden in uitvoering en gesloten, kunt u het samenvattingsrapport taken WIP gebruiken in QuickBooks Desktop.

dit is gebaseerd op de vergelijking tussen wat er in de schatting staat en wat er tegenover is gefactureerd. Als u vooral gebruik maakt van het percentage-based progress invoicing, zal % Complete de cijfers trekken uit hoeveel van de schatting is gefactureerd.

Hoe gebruik ik het QuickBooks-overzicht van taken WIP?

Als u rapportfilters bekijkt, kunt u gebruik maken van alle Taakstatustypen. De zorgen hier kunnen zijn de instelling op slechts een van de status vlaggen. Sommige bedrijven willen mogelijk meer dan één status tegelijk zien – in plaats van een rapport uit te voeren voor elke taakstatus.

zoiets als dit klinkt zeker als een handige productverbeteringssuggestie die je kunt verzenden vanuit de Help-sectie van QuickBooks, daarna Feedback Online sturen en productsuggestie selecteren; tenzij het iets is dat al is ingediend. Als dat het geval is, Weet ik zeker dat ontwikkelaars op dit moment op zoek zijn naar het implementeren en testen van de integratie ervan in de totale software.

misschien vragen we bijvoorbeeld om de mogelijkheid om taakstatus op te nemen als een selectievakje in het tabblad Weergeven bij het aanpassen van dit rapport.

kan ik een rapport genereren waarin de Taakstatussen tegelijkertijd worden weergegeven?

na wat onderzoek ontdekten we de mogelijkheid om het rapport van de Klantcontactlijst te gebruiken. Er zijn dingen die je in gedachten wilt houden, bij het gebruik ervan; deze zijn:

• het vereist aanpassing en filtering van gegevensattributen
• het is een op lijsten gebaseerd rapport, wat betekent dat er geen analytische gegevens worden gepresenteerd.

ondanks deze pointers kunt u getallen trekken door kolommen – balans toe te voegen, dagen achterstallig. U kunt meer informatie toevoegen door kolommen toe te voegen voor Job Status, Job Type, Klant Type, einddatum, geprojecteerde einddatum, Rep, enz.

afhankelijk van hoe gefocust een dergelijk rapport moet zijn, kunt u merken dat u een groot aantal kolommen verwijdert die niet essentieel zijn voor uw rapportagedoelstellingen. ; je zult dan essentiële tegelijk toevoegen om te komen waar je moet zijn.

hier is een voorbeeldrapport, na het verwijderen van irrelevante kolommen en het toevoegen van relevante kolommen aan het rapport. Ik weet zeker dat er een aantal andere columns te binnen schieten die je hier misschien aan wilt toevoegen.

gezien de hoeveelheid tijd die een dergelijke aanpassing kan vergen, kunt u gerust zijn in de mogelijkheid om het rapport te onthouden; dit rapport kan dan worden geëxporteerd – zodat u het kunt herstellen in het geval u problemen ondervindt met gegevensintegriteit.

kan een Retailer gebruik maken van het WIP-samenvattende rapport in QuickBooks?

wat we hebben ontdekt in de voortgang facturering proces vordert op basis van hoeveelheden zal niet volledig in het WIP samenvattende rapport. In plaats daarvan wilt u de verkooporder gebruiken om het Factuurproces te factureren, wat zal helpen bij het beter volgen van hoeveelheden op achter bestelling voor retailbedrijven.

zoals u kunt zien, is % Complete schijnbaar gebaseerd op de procentuele progressie. Het lijkt telgebaseerde hoeveelheden alleen in de ($) Diff te binden. kolom en Act inkomsten kolom. Dit kan leiden tot een juiste interpretatie van de rapportagegegevens die voor u liggen.

Wat moet ik weten over de winstgevendheid van items en de kosten van taken in QuickBooks Desktop?

juiste creatie van items is essentieel voor het correct bijhouden van de kosten van banen in QuickBooks. Hierboven afgebeeld is het proces van het creëren van een service item op basis van de context van het werk dat namens uw bedrijf via onderaannemers.

hetzelfde kan worden gedaan voor niet-inventarisdeel en inventarisassemblagedeeltypes. Dit zorgt voor nauwkeurige tracking van bepaalde items die u nodig hebt om tabs op te houden.

hoe meer details u hier geeft, hoe groter de hoeveelheid gegevens die u QuickBooks rapporteert om inzicht te geven over hoe uw bedrijf het doet.

wat kan mijn berekeningen voor winstgevendheid in QuickBooks afleiden?

incidenteel kan het verkeerd plaatsen van een krediet voor een baan/project zijn, terwijl het de bedoeling is een ander krediet te verlenen. Gelukkig, QuickBooks Desktop 2019-QuickBooks Pro, QuickBooks Premier, QuickBooks Accountant Edition of Enterprise-heeft de mogelijkheid om credits over te dragen onder banen soepeler dan eerdere versies, waar het slechts een paar klikken op de knop.

we hebben een opname van deze functie in actie van ons webinar waar we de vele nieuwe functies in QuickBooks Desktop 2019 hebben gemarkeerd.

tot de volgende keer

Dank u voor het gluren op dit spiekbriefje in de wereld van het bijhouden van uw werkkosten, met behulp van QuickBooks Desktop. Als u al enige tijd gebruik maken van deze functie, geweldig! Als u mogelijk een aantal anomalieën die u niet verwacht in de rapportage, item waardering, job en project tracking, enz. aarzel niet om contact op te nemen met uw Out of The Box Technology QuickBooks consultant.

door een dergelijk partnerschap bent u verzekerd van een grondige herziening van uw QuickBooks bedrijfsdossier met een team van Out of the Box technologie boekhouddeskundigen en financiële controllers tot uw beschikking.

als dit de eerste keer is dat u zich met QuickBooks waagt aan de kostprijsberekening, zal hetzelfde ook voor u zorgen. Aarzel niet om het gesprek te starten – of het nu voor een financiële band of een mogelijke QuickBooks data migratie. We zijn slechts een telefoontje verwijderd op (888) 232-4758; u kunt ons e-mailen, of plan uw gratis beoordeling, Hier.