Mark Hammar | styczeń 19, 2016
w Systemie Zarządzania Jakością (QMS) istnieje wyraźna różnica między tym, co oznacza proces, a tym, co oznacza procedura, a mylenie tych dwóch pojęć może stać się problemem podczas wdrażania ISO 9001. W poprzednim artykule, uważaj na język! Nie myl procesów z procedurami, była dyskusja na temat różnic między procesem a procedurą, ale często pomocne jest lepsze zrozumienie tej dyskusji za pomocą kilku przykładów.
co to jest proces QMS?
ISO 9000:2005 jest dokumentem, który rejestruje definicje konkretnych terminów QMS stosowanych w ramach wymagań ISO 9001, i zgodnie z tą definicją, Proces jest ” zestaw powiązanych ze sobą lub interakcji działań, które przekształca wejścia na wyjścia.”W QMS, jak w każdej firmie, istnieje wiele procesów; w rzeczywistości prawie wszystko, co robisz w organizacji, można sklasyfikować jako proces. Będziesz miał proces prowadzenia księgowości, zakupu materiałów eksploatacyjnych, zatrudniania kontrahenta lub potwierdzania zamówienia od klienta.
kluczem dla procesu jest to, że pobiera dane wejściowe, wykonuje pewne czynności za pomocą tego danych wejściowych, a następnie tworzy dane wyjściowe. W przypadku powyższego przykładu księgowego proces księgowy obejmie raporty dotyczące wydatków, przychodów i zakupów, a następnie utworzy lub zmieni wszelkie niezbędne zapisy konta, a na koniec utworzy raporty finansowe do zarządzania i przeglądu akcjonariuszy. Podobnie, proces zatrudniania wykonawcy rozpocznie się z prośbą o wynajęcie wykonawcy, dochodzenie w prawo wykonawcy zatrudnić w tym cytaty, i przedstawiając wybranemu wykonawcy z zamówienia zakupu do wykonania pracy.
więc wszystko, co robisz w swojej organizacji, co bierze dane wejściowe, robi działanie z tym danymi wejściowymi, a następnie tworzy dane wyjściowe, jest procesem; ale czym to się różni od procedury? Nie wszystkie procesy muszą mieć procedurę-głównym decydentem jest to, czy musisz wykonać określoną serię kroków, czy nie.
co to jest procedura QMS?
ponownie, zgodnie z ISO 9000: 2005, procedura jest ” określonym sposobem przeprowadzenia czynności lub procesu.”Tak więc, kiedy masz proces, który musi nastąpić w określony sposób i określiłeś, jak to ma się stać, masz procedurę. Przykładem procedury, która towarzyszyłaby procesowi przeglądu umowy, może być to, że określiłeś jeden sposób, w jaki klienci złożą Ci zamówienie zakupu, istnieje zdefiniowany zestaw kroków, aby przejrzeć, zatwierdzić i zaakceptować to zamówienie, a następnie zamówienie jest rejestrowane i dystrybuowane w określony sposób wśród pracowników.
ważne jest, aby pamiętać, że nie każdy proces musi mieć procedurę. Na przykład, jeśli masz proces, w którym kupujesz tylko produkt od zatwierdzonego dostawcy, ale nie masz zdefiniowanego sposobu dodania dostawcy do tej listy, to masz proces, ale nie procedurę, aby iść z nim. Podobnie, w rozwoju oprogramowania nie ma jednego właściwego sposobu kodowania, a programiści będą pisać swój kod inaczej, nie postępując zgodnie z procedurą; lub, gdy wyszkolony i certyfikowany mechanik otrzymuje rysunek i decyduje, jak wykonać obrabianą część, może nie być jednego właściwego sposobu, aby to zrobić, więc osoba będzie polegać na swoich umiejętnościach i Wiedzy, aby zdecydować, jak wykonać część.
czy każda procedura musi być udokumentowana?
posiadanie procesu, który nie ma procedury, jest szczególnie zauważalne w procesach, w których w dużej mierze polegasz na wiedzy i umiejętnościach osoby wykonującej pracę. Kiedy lekarz wykonuje operację mózgu, nie mają udokumentowanej procedury, aby to zrobić, ponieważ w dużej mierze opiera się na ich doświadczeniu w radzeniu sobie z tym, co znajdują, gdy idą. Mogą istnieć pewne procedury, które są przestrzegane w miarę upływu czasu, ale nie ma udokumentowanej procedury w tym zakresie.
dyskusja o tym, czy trzeba udokumentować procedurę, to kolejny krok, ale i ważny. W ISO 9001: 2008 istnieje sześć zidentyfikowanych udokumentowanych procedur, które są potrzebne do QMS, ale w nowej wersji ISO 9001: 2015 nie ma nakazanej udokumentowanej procedury. Obowiązkiem firmy jest określenie, czy muszą udokumentować procedurę, aby zapewnić spójne wyniki procesu i związanej z nim procedury.
zrozumienie procesów i procedur jest ważną częścią Systemu Zarządzania Jakością
podejście procesowe jest jedną z ośmiu zasad zarządzania jakością, które są podstawą ISO 9001, a zrozumienie, czym jest proces i w jaki sposób oddziałują, jest ważną częścią możliwości wdrożenia i poprawy systemu zarządzania jakością. Znając swoje procesy, możesz lepiej zrozumieć, które z nich muszą mieć określony sposób tworzenia danych wyjściowych, co pozwoli Ci wiedzieć, kiedy potrzebujesz procedury, aby przejść razem z procesem. Następnie można dalej określić, czy trzeba udokumentować tę procedurę, czy nie, aby zapewnić spójne wyniki.
Zrozum swoje procesy i ich interakcje, a będziesz w stanie skuteczniej wdrożyć swój system zarządzania jakością, aby uzyskać lepszą satysfakcję i doskonalenie klientów. Dlatego właśnie wdrażasz system QMS, prawda?
skorzystaj z tego bezpłatnego kursu online ISO 9001 Foundations, aby zdobyć więcej wiedzy na temat normy ISO 9001:2015.
