É a sua empresa perder dinheiro e produtividade de um ineficiente e ultrapassado fatura processo de aprovação? Você pode se surpreender ao saber que, mesmo em uma era de avanços tecnológicos como automação de fluxo de trabalho, inteligência artificial e análise de Dados, Muitas empresas continuam a confiar na aprovação manual de faturas como parte de seu processo de aquisição a pagamento (P2P) padrão. E, como resultado, eles estão perdendo dinheiro para processar ineficiências, perda de tempo e oportunidades perdidas para descontos de pagamento antecipado que aumentam o valor.Racionalizar e otimizar o processamento de faturas pode ter benefícios significativos para suas equipes de compras e contas a pagar, bem como a saúde, a lucratividade e o poder competitivo de sua empresa. Dedicar um tempo para pesquisar e implementar algumas mudanças fáceis de usar pode ajudá-lo a parar de perder valor para o processamento de faturas abaixo do ideal e garantir que você obtenha o máximo pelo seu dinheiro quando for a hora de pagar as contas.
por que você precisa de um processo de aprovação de fatura formalizado
em um mundo perfeito, o processo de aprovação de fatura é bastante simples e direto: o comprador recebe uma fatura do Fornecedor, verifica se ela está correta e, em seguida, a encaminha para a parte interessada apropriada para aprovação. Uma vez aprovado, as contas a pagar (AP) emitem pagamento e atualizam os registros financeiros da empresa de acordo.
na prática, no entanto, o potencial de quebras na cadeia de aprovação, erro humano, fraude de fatura e outros problemas exigem a criação de um processo de aprovação de fatura formalizado. Nota fiscal fluxos de trabalho de aprovação irá variar de empresa para empresa, mas de um modo geral, totalmente desenvolvido fatura fluxo de trabalho de aprovação será algo parecido com isso:
- nota fiscal de Captura
Quando uma fatura é recebida de um fornecedor, todas as informações relevantes para a transação (incluindo o original número do pedido de compra (número do pedido) número da nota fiscal, valor da nota fiscal, da quantidade e qualidade das mercadorias encomendadas, termos e condições, etc.) deve ser transferido para o sistema de compras do destinatário.
- nota fiscal de Validação/PO Correspondência
uma Vez capturada, a fatura é categorizado e vinculado à quaisquer outros documentos relacionados à transação, incluindo o original do pedido de compra, documentos de embarque, recibos de compra, e a correspondência com o fornecedor sobre quaisquer alterações à ordem. Isso é comumente referido como” correspondência de três vias”, mas pode incluir documentos além do trio de po, fatura e manifesto de remessa.
- exceções e correções
se uma fatura tiver informações incompletas ou incorretas, ela será encaminhada para membros da equipe que rastreiam as informações corretas ou ausentes e, em seguida, re-verificadas e combinadas. Faturas que não podem ser rastreadas de forma confiável até uma transação existente podem desencadear uma investigação de fraude.
- roteamento de aprovação de fatura
após a conclusão da verificação e correspondência, a fatura é encaminhada para o(s) aprovador (es) adequado (s), com base em critérios estabelecidos pelos processos de negócios da empresa. Por exemplo, uma fatura pode precisar ser aprovada pelo Gerente do departamento que faz o pedido, bem como por um gerente sênior, se o valor estiver fora dos limites de gastos específicos ou estiver relacionado a um orçamento de projeto específico.
- processamento de pagamentos
as faturas aprovadas são encaminhadas ao departamento de contas a pagar para processamento e pagamento. As faturas processadas são fechadas e os registros contábeis atualizados.
com um processo formal de gerenciamento de faturas em vigor, é muito mais fácil minimizar possíveis erros e interrupções. No entanto, mesmo o processo manual mais suave é propenso a problemas evitáveis que podem ser resolvidos por meio da automação de faturas.
“além de desenvolver um processo formal de aprovação de faturas, a melhor escolha que você pode fazer para melhorar a eficiência, a precisão e a economia da sua empresa com o processamento de faturas é automatizar.”
os problemas criados pelos processos manuais de aprovação de faturas
os fluxos de trabalho manuais de processamento e aprovação de faturas que seguem as regras de negócios certamente podem fornecer desempenho adequado (se não ideal) para pequenas empresas com cadeias de suprimentos mínimas. No entanto, grandes empresas e aqueles que buscam crescimento estratégico logo descobrirão que uma crescente cadeia de suprimentos traz consigo uma maior demanda por tempo, talento e recursos da equipe—e os processos manuais simplesmente não podem atender a essa demanda de maneira eficaz e eficiente.
alguns dos problemas mais comuns que podem afetar o processamento manual de faturas incluem:
- falta de transparência e aumento do risco. Os processos manuais tornam tentador que partes maliciosas enviem uma fatura falsa para pagamento e aumentam o risco de tais faturas serem pagas e não descobertas até que seja tarde demais. Além disso, os fluxos de trabalho manuais podem permitir que os pedidos “escapem pelas rachaduras” como gastos independentes, especialmente se os usuários circunavegarem a Política de compra aprovada para comprar itens e receber faturas e outros documentos sem contas a pagar no loop. Isso pode levar a dados de gastos incompletos e imprecisos, que por sua vez podem ter um impacto devastador nos relatórios financeiros, trilhas de auditoria, fluxo de caixa e tomada de decisões estratégicas.
- notas fiscais perdidas. Um dos desafios criados pelo gerenciamento de documentos em papel é a frequência com que as faturas podem ser perdidas ou destruídas. Rastrear faturas incorretas em um vasto mar de papel é demorado e pode prejudicar as relações dos fornecedores com atrasos desnecessários.
- erro humano. Quando os dedos encontram o teclado, o risco de erros e descuidos se multiplica. A entrada Manual de dados pode levar a pagamentos incorretos ou incompletos e dificultar muito a verificação de faturas.
- pagamentos duplicados. Outro sintoma do processamento manual de faturas, pagamentos duplicados podem ser feitos por vários motivos, incluindo atrasos de fluxos de trabalho ineficientes de entrada e aprovação de dados ou erros de roteamento que levam ao mesmo pagamento sendo processado duas vezes. Sem verificação automática, é muito fácil—e caro-pagar mais de uma vez pelos bens e serviços de que você precisa.
- Atrasos No Fluxo De Trabalho De Aprovação. Fluxos de trabalho manuais retardam todos os processos. E se não houver um sistema em vigor para fornecer backup e lembretes para aprovadores que estão fora do escritório ou simplesmente inundados demais para prestar muita atenção à sua caixa de entrada, as aprovações de faturas podem ser atrasadas, levando a atrasos nos pagamentos, perda de potenciais descontos em pagamentos antecipados e boa vontade com os fornecedores.
- Sobrecarga Alta Do Pessoal. Os fluxos de trabalho de faturas baseados em caneta, papel e pessoas são lentos, trabalhosos e caros. Custos excessivos de mão-de-obra podem empurrar o custo médio de processamento de uma única fatura para a estratosfera.
Transforme seu processo de aprovação de fatura com automação
além de desenvolver um processo formal de aprovação de fatura, a melhor escolha que você pode fazer para melhorar a eficiência, precisão e economia da sua empresa com o processamento de faturas é automatizar. O software de aprovação de faturas, ou software de automação AP, como parte de um software global de aquisição para pagamento, como o PLANERGY, pode atingir esse objetivo. Um relatório de 2018 da Empresa de pesquisa Levvel (anteriormente Paystream Advisors) descobriu que as três principais preocupações de processamento de faturas para organizações empresariais foram descontos perdidos (44%), pagamentos atrasados (39%) e pagamentos duplicados (29%)—três problemas potenciais que são prontamente resolvidos por meio do poder da automação.
mas não termina aí. O software de automação de AP baseado em nuvem—incluindo o processamento de faturas-oferece às equipes de compras e AP várias melhorias imediatas e poderosas, incluindo:
- responsabilidade ótima; os fluxos de trabalho automatizados rastreiam todas as transações em tempo real, para que você sempre saiba onde está sua fatura na cadeia de aprovação. Você pode configurar fluxos de trabalho com contingências e lembretes para minimizar bloqueios de estradas e acesso móvel para obter as aprovações mais rápidas possíveis.
- visibilidade total do gasto.
- ciclos de fatura precisos e eficientes com correspondência automática de 3 vias.
- fácil integração com sistemas de contabilidade e planejamento de recursos corporativos (ERP) existentes para conectar todas as partes interessadas em unidades e departamentos de negócios.
- maior produtividade graças a fluxos de trabalho automatizados mãos-livres que liberam a equipe de trabalho de baixo valor e demorado para que eles possam se concentrar em tarefas mais estratégicas.
- Economia maciça de custos e tempo por meio da otimização de processos e da eliminação do gerenciamento de documentos em papel.
- redução ou eliminação de erro humano e fraude de fatura.
- relatórios financeiros mais rápidos e precisos, previsões e trilhas de auditoria.
- mais descontos de pagamento antecipado e poucas ou nenhuma taxa de pagamento atrasado.
automatize e otimize seus fluxos de trabalho de faturas com o software de aprovação de faturas
obter o valor máximo de seus fluxos de trabalho de aprovação de faturas pode ser um desafio, mas não precisa dominar sua programação ou estressar sua equipe com complexidade desnecessária. Com um processo de aprovação de faturas bem desenvolvido e a solução de automação AP certa, você pode reduzir o risco no processamento de faturas, melhorar sua produtividade e eficiência e desfrutar de economias substanciais com desperdício reduzido, custos de mão de obra mais baixos e menos consumo de recursos.
tire o estresse das aprovações de faturas e melhore todos os seus fluxos de trabalho com PLANERGY
descubra como
