Procurement 101purchase Order vs Contract

se você quiser lançar uma moeda sobre um determinado tópico, basta considerar a compra de um contrato versus a emissão de um pedido de compra (PO). Espera, pára! Abaixe o quarto lentamente e adicione-o ao seu crescimento de linha superior, onde ele pertence. Esse sentimento de indecisão que você está tendo, embora garantido, não ajudará sua organização a obter confiança. Boas notícias – no entanto-esse sentimento é totalmente evitável.

para justificar sua indecisão sobre pedidos de um contrato versus um PO, lembre-se de que, à primeira vista, eles parecem estar confusos sobre suas identidades. Considere esses exemplos. Quando aceito por um fornecedor, cada PO se torna um contrato, mas nem todo contrato é um PO. Alguns (mas não todos!) as pessoas veem o POs como uma espécie de contrato único. As ordens de compra podem fazer referência cruzada aos Termos de um contrato negociado. É um equívoco comum que o nível de detalhe em um PO é menor do que o de um contrato.

qualquer profissional médico licenciado diagnosticaria isso como uma variação do Transtorno Dissociativo de identidade, Divisão de compras. É intenção da Tradogram colocar a ‘cura’ de volta na aquisição, então aqui estão os 6 principais fatores a serem considerados ao evitar uma crise de identidade para contratos e pedidos de compra.

1. 1. duração: Os PDV são normalmente usados no curto prazo (geralmente menos de um ano) em uma base única, enquanto os contratos são usados para a aquisição de itens por um longo período de tempo (geralmente maior que um ano) e podem incluir opções de renovação.Legalidade: um contrato é um documento legal e um PO é um documento comercial. Para elaborar, um PO é uma oferta do comprador para o fornecedor. Se aceito pelo fornecedor (Dentro de um prazo razoável), o PO se torna um contrato. Logicamente, este PO terá valor zero se não for aceito pelo fornecedor. Vale ressaltar que o POs pode ser criado com base em contratos-eles também são chamados de ordens de liberação.
   2. Termos e condições: como mencionado, há um equívoco sobre o nível de detalhe em contratos e ordens de compra. Termos e Condições negociados específicos são descritos em ambos, mas um contrato deve ser usado quando esses Ts e Cs devem incluir o escopo do trabalho, entregas, padrões de desempenho, planos de gerenciamento de mudanças, etc.

“Um contrato é usado quando há um complexo conjunto de termos associados com a aquisição que ultrapassar o clichê padrão termos associados ao PO. Isso não significa que um pó não deve ser usado, eu sugiro que ele deve porque o valor do PO é reservar o compromisso com o sistema financeiro, para permitir um registro específico de o passar para o fornecedor e facilitar o processo de correspondência de pagamento”. Joseph R. Postiglione Sr. (CMRP)

1. nível de risco: como diretriz, quando o nível de risco é maior, é mais sensato usar um contrato. Risco significativo pode indicar a possibilidade de recompensa significativa, portanto, um documento legal é uma espécie de rede de segurança. Os contratos podem reduzir a exposição ao risco, identificar responsabilidades e definir padrões de desempenho mais diretamente do que os Termos de um PDV. No entanto, como as quantidades e o tempo de entrega não estão definidos em um contrato, recomenda-se que um ou mais PDV sejam emitidos referentes ao contrato, a fim de comprometer os fundos de pagamento dos bens/serviços contratados. Mitigar riscos sempre que possível.
2. Tipo: Existem três tipos de contratos – um contrato de preço fixo, um contrato reembolsável de custo (também conhecido como contrato de custo mais) e um contrato de Material Time &. Da mesma forma, existem diferentes tipos de POs – você pode emitir um PO padrão ou um pedido geral com várias datas de entrega durante um período de tempo. É fundamental conhecer seus objetivos de compra precisos com antecedência.
3. Classificação dos itens: Os pedidos de compra são comumente usados para comprar mercadorias, enquanto os contratos são mais usados para comprar serviços. Embora muitas empresas não sigam este protocolo, a mensagem maior aqui é considerar o que você está comprando e proceder de acordo. Pode não fazer muito sentido redigir um contrato para essa ordem única de vendas para todo o seu departamento de compras quando eles vão virar a moeda.

se essas dicas não fornecerem duas “identidades” separadas para contratos e pedidos de compra, não se desespere – nem sempre é fácil detectar sutilezas de caráter. Para tornar essa situação indolor, tente não ver o coin flip como uma escolha entre um contrato e um PO, mas sim uma decisão entre duas abordagens – um PO que se torna um contrato único ou um contrato que estipula os parâmetros de um relacionamento de longo prazo (significativamente mais complexo) com os fornecedores.

ainda confuso? Estamos felizes em conversar com você! Para obter mais dicas sobre como gerenciar contratos e PDV, entre em contato conosco e nos pergunte como o Tradogram pode ajudar.

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