QuickBooks ambiente de Trabalho do custo do Trabalho: O Novato Cheat Sheet

QuickBooks ambiente de Trabalho do custo do Trabalho: O Novato Cheat Sheet

Se você quiser uma versão do QuickBooks para o serviço de profissionais, que não deve ser difícil de obter porque QuickBooks Pro, QuickBooks Premier, QuickBooks Contador Edição, e QuickBooks Empresa (todos os níveis de assinatura) incluem esta funcionalidade. Comece sua escavação e mergulhe no porquê, no como e no quando do custo do trabalho do QuickBooks.

o custo do trabalho se aplica ao meu negócio quando não sou contratado?

a importância de acompanhar os custos de trabalho é a segmentação de trabalhos, tarefas ou projetos sob uma entidade-mãe. Para as empresas de construção, normalmente significa ter uma pessoa (no nível superior da sua lista de clientes) ou o projeto de uma empresa como pai. Por baixo, você terá uma variedade de itens que você pode rotular da maneira que quiser.

se você é uma empresa de varejo, ainda pode usar o custo do trabalho no QuickBooks Desktop para rastrear seus muitos locais; rastrear sua lucratividade individual, produtividade no atendimento de Pedidos e assim por diante. Se você ler mais adiante, verá como a flexibilidade do QuickBooks beneficia os varejistas – tijolo e argamassa ou tipos de comércio eletrônico.

como funciona o custo do trabalho no QuickBooks?

a seção descrita neste arquivo de empresa de amostra QuickBooks indica que a Regina French Homes é a empresa ou cliente com a qual a empresa de amostra realiza a maior parte de sua correspondência.

Regina French Homes tem projetos (pelo que parece) que deseja que a Empresa Faça – com base no nome da rua onde fornece produtos ou serviços, ou ambos.

neste exemplo imediato, a empresa acabou de receber o trabalho da Spring Street – de acordo com a bandeira premiada ao lado do status de trabalho.

clicamos na entidade “Wrong Way Rd”, porque não havia transações para “Spring Street”. Desta vez, vemos transações.

ampliando a fatura destacada, você vê como a empresa de amostra se relaciona com as sub-entidades com mais clareza. A bandeira de “Sistemas de Pool automático” na lista suspensa Classe indica que esta transação é para uma compra de um dos sistemas de pool automático da empresa.

envolve compras de itens: duas compras de peças de Inventário – o sistema de pool Ultimate 3000 e uma cobertura de Piscina Verde Florestal; e um item de Serviço: Trabalho de instalação. O item de serviço é transmitido na fatura por meio de seu Site e linhas de lixeira sendo despovoadas – pois não extrai nenhuma quantidade.

em segundo lugar, a quantidade fracionada comunicada em sua linha de quantidade transmite duas horas e meia de tempo foram gastas para a instalação do sistema de piscina e sua cobertura de piscina que o acompanha.

o que você pode achar útil é como as duas colunas – Taxa Base e preço cada-mostram uma diferenciação. Para verificar novamente como isso pode ocorrer nos dados de relatório, você normalmente executa um relatório de estimativas vs reais.

você pode chegar lá clicando no hiperlink “estimativas vs reais”. Com base no que está na tela, até agora, ele não aparece o relatório irá fornecer informações substanciais. Vamos ver quais são os resultados da execução desse relatório:

prestando atenção às colunas ao longo do relatório, ele aponta para a probabilidade de nenhum dado estimado ter sido inserido para este trabalho ou cliente em particular.

por que não havia dados estimados? Filtrar as transações para estimativas e o intervalo de datas para todos revela que esse trabalho em particular não recebeu uma oferta ou cotação desde o início desse processo específico. E quanto a essa fatura específica que usamos como exemplo?

indo para a guia Formatação da fatura e clicando em Personalizar Layout de dados, você entra no processo de personalização para o modelo de formulário de fatura; isso é aplicável para qualquer formulário com a guia Formatação disponível.

dentro, chegando à seção Colunas, você percebe que a taxa base está sendo ativada apenas para a tela, não para impressão. Isso ilustra claramente que isso é apenas para os olhos da empresa, o que é um bom começo para rastrear o que você normalmente avalia para produtos e serviços que você fornece versus o que você concordou em avaliar em nome de seus clientes. E se você quiser obter mais informações sobre a execução de relatórios?

neste relatório de detalhes de lucratividade, os números entregues são baseados no custo estabelecido para os itens incluídos nas faturas para este trabalho específico e se opõem às taxas usadas nas mesmas faturas, não às taxas especificadas durante a criação do item na lista de itens.

deste ponto de vista, você ainda não consegue obter os detalhes necessários para estimativas Versus reais – o que envolve a utilização do formulário de estimativas em QuickBooks. As estimativas têm a capacidade de acompanhar as mudanças nele, desde a sua criação inicial – se você olhar para a atualização de quantidades, ou preços.

procurando uma visão do que um relatório estimativas vs reais revela, abrimos o arquivo da empresa de amostra do CONTRATANTE. Precisamos ter certeza de que as estimativas foram incluídas antes de executar o relatório estimativas vs reais.

entrar na Central de atendimento Ao cliente e clicar na guia transações mostra que existem os tipos de transação de estimativas necessários. Por causa disso, você deve ver os dados dentro do relatório estimativas vs reais.

este é um relatório de resumo categorizado por todos os trabalhos. A partir disso, você obtém uma visão panorâmica do que seus custos seriam versus o que eles realmente são; e o mesmo é transmitido para rastreamento de receita. A última coluna-Diff indica se você perdeu ou ganhou de cada trabalho.

aqui está um item por item detalhamento do custo estimado vs custo real; a receita estimada vs receita real; e ver se você conseguiu ganhar ou perder de cada item.

isso mostrará um detalhe de Item de linha para um cliente específico que você deve selecionar Antes de executar o relatório de detalhes estimativas vs reais.

este Relatório de rentabilidade do Item mostra uma repartição item a item da lucratividade e a lucratividade geral do item – ao rolar até o fundo.

no final do dia, esses são apenas alguns dos relatórios que você pode executar para rastrear como os trabalhos ou projetos desempenham um papel na aptidão financeira da sua empresa. Embora tenhamos usado arquivos específicos da empresa para ilustrar princípios e conceitos discutidos, você pode usar esse tipo de rastreamento e relatórios para outros setores.

lembro-me de encontrar casos de uso envolvendo empresas subsidiárias e locais sob uma empresa-mãe para uso no varejo. Você pode acompanhar a lucratividade, a produtividade e o progresso de cada subsidiária – usando os mesmos processos alinhados acima.

você pode fornecer estimativas pessoais ou cotações para cada subsidiária e, em seguida, faturá-las aos preços acordados por cada subsidiária respectiva. Você pode, então, empilhar cada subsidiária; e veja qual foi mais rentável, ou teve mais volume de vendas do que os outros, etc.

Como faço para rastrear o custo do trabalho melhor no QuickBooks Desktop?

para maximizar sua análise de custos de trabalho, você pode explorar uma área de dados do cliente não explorada com frequência – seja durante a configuração inicial do cliente ou após a criação do cliente – a guia Informações de trabalho do cliente ou do trabalho. Aqui, você fornece atributos em torno de cada trabalho:

• Descrição do trabalho: descrever com mais detalhes a natureza do trabalho que está sendo feito em nome de um cliente ou de um local.
• tipo de trabalho: que tipo de trabalho está sendo executado para este cliente ou local. Neste arquivo de exemplo, ele só tem a opção de design personalizado.Você tem o potencial de ser mais detalhado adicionando mais tipos para indicar o que pode ter sido mais lucrativo ou onde sua equipe pode ter sido mais produtiva durante períodos específicos de tempo.
• status do trabalho: você está definido com seis status disponíveis para sinalizar cada projeto ou Trabalho. O que você selecionar provavelmente dependerá de como sua empresa define o Significado de cada status. Abaixo, no entanto, são casos de uso típicos para cada opção.
  • Pendentes para a fase de negociações
  • Premiado por ter sido dada a oportunidade de trabalhar no trabalho
  • Não é Concedido para perder o lance para fazer o trabalho para o trabalho ou cliente
  • Em Andamento indica ser premiado com o trabalho e está a ser trabalhado
  • Fechado indica a tarefa a ser concluída
  • Nenhum indica que ele não começou o processo de licitação.
• Data de início: o dia em que você inicia seu trabalho no projeto.
• data final projetada: quando sua organização acredita que terá o projeto concluído.
• Data Final: quando o projeto realmente terminou.

ao preencher esses campos; e utilizando estimativas, você pode obter uma visão melhor não apenas de dólares e centavos, mas da produtividade geral – em relação a um determinado pipeline de projeto.

quando você utiliza o faturamento de progresso, pode rastrear com mais precisão a vida útil de um determinado trabalho, projeto ou pedido (no contexto de lojas de varejo); e veja os dados revelados por meio das faturas de Progresso vs. estimativas. Para lojas de varejo, você pode definir a progressão com base nas quantidades que você é capaz de cumprir – em seguida, fatura em nome do cliente.

para que serve o menu suspenso Status do trabalho no QuickBooks?

quando você faz uso mais completo da lista suspensa status do trabalho para seu cliente, especialmente ao aproveitar as opções suspensas em andamento e fechadas, você pode usar o relatório de Resumo do Jobs WIP na área de trabalho do QuickBooks.

isso se baseia na comparação entre o que está na estimativa e o que foi faturado contra ela. Se você usar especialmente o faturamento de progresso baseado em porcentagem, o % Complete extrairá seus números de quanto da estimativa foi faturada.

Como faço para usar Melhor O Relatório de Resumo do QuickBooks Jobs WIP?

olhando para os filtros de relatório, você pode fazer uso de todos os tipos de status de trabalho. As preocupações aqui podem ser a configuração para apenas um dos sinalizadores de status. Algumas empresas podem querer ver mais de um status simultaneamente-em vez de ter que executar um relatório para cada status de trabalho.

algo assim definitivamente soa como uma sugestão útil de aprimoramento de produto que você pode enviar na seção de Ajuda do QuickBooks e, em seguida, enviar Feedback on-line e selecionar sugestão de Produto; A menos que seja algo já enviado. Se for esse o caso, tenho certeza de que os desenvolvedores estão procurando implementar e testar sua integração no software geral – enquanto falamos.

talvez, por exemplo, solicitemos a capacidade de incluir o status do trabalho como uma caixa de seleção na guia Exibir ao personalizar este relatório.

posso gerar um relatório onde os status do trabalho são listados simultaneamente?

após alguma escavação, descobrimos a capacidade de usar o relatório da lista de contatos do cliente. Há coisas que você quer ter em mente, ao usá-lo; estes sendo:

• requer personalização e filtragem de atributos de dados
• é um relatório baseado em lista, o que significa que nenhum dado analítico é apresentado nele.

apesar desses ponteiros, você pode puxar números adicionando colunas-saldo, dias atrasados. Você pode adicionar mais detalhes informativos adicionando colunas para Status do Trabalho, Tipo de Trabalho, Tipo de cliente, Data de término, Data de término projetada, representante, etc.

dependendo de quão focado você deseja que tal relatório seja, você pode se encontrar removendo uma série de colunas essenciais aos seus objetivos de relatório; você estará adicionando os essenciais simultaneamente para chegar onde você precisa estar.

aqui está um relatório de exemplo, depois de remover colunas irrelevantes e adicionar colunas relevantes ao relatório. Tenho certeza de que existem algumas outras colunas que vêm à mente que você também pode querer adicionar a isso.

Dada a quantidade de tempo que essa personalização pode demorar, você pode descansar fácil na capacidade de memorizar o relatório; este relatório pode ser exportado – para que você possa restaurá-lo no caso de você executar em problemas de integridade de dados.

um varejista pode fazer uso do Relatório de resumo WIP em QuickBooks?

o que descobrimos no processo de faturamento em andamento está progredindo com base nas quantidades não será levado ao relatório de Resumo do WIP completamente. Em vez disso, você vai querer usar a ordem de vendas para o processo de factura, o que ajudará a controlar melhor as quantidades na ordem de volta para as empresas de varejo.

como você pode ver, % Complete é aparentemente baseado na progressão baseada em porcentagem. Parece amarrar quantidades baseadas em Contagem apenas no Diff ( $ ). coluna e Coluna de receita Act. Isso pode eliminar a interpretação adequada dos dados de relatório à sua frente.

o que preciso saber sobre a lucratividade do Item e o custo do trabalho no QuickBooks Desktop?

a criação adequada de itens é essencial para o rastreamento adequado dos custos de trabalho no QuickBooks. Descrito acima é o processo de criação de um item de serviço com base no contexto do trabalho realizado em nome de sua empresa por meio de subcontratados.

o mesmo pode ser feito para os tipos de itens de montagem de peças e inventário que não são de inventário. Isso garante um rastreamento preciso de itens específicos que você precisa acompanhar.

quanto mais detalhes você fornecer aqui, maiores quantidades de dados que você fornece relatórios do QuickBooks para revelar insights sobre como sua empresa está se saindo.

o que pode jogar fora meus cálculos para a rentabilidade em QuickBooks?

uma ocorrência ocasional pode ser a colocação incorreta de um crédito a um trabalho/projeto, enquanto pretende creditar outro. Felizmente, o QuickBooks Desktop 2019-QuickBooks Pro, QuickBooks Premier, QuickBooks Accountant Edition ou Enterprise – tem a capacidade de transferir créditos entre trabalhos com mais facilidade do que versões anteriores, onde leva apenas alguns cliques de botão.

temos uma gravação desse recurso em ação em nosso webinar, onde destacamos os muitos novos recursos encontrados no QuickBooks Desktop 2019.

até a próxima vez

Obrigado por espreitar esta folha de dicas no mundo do rastreamento de seus custos de trabalho, usando o QuickBooks Desktop. Se você tem utilizado este recurso por algum tempo, ótimo! Se você encontrar algumas anomalias que não esperava em relatórios, avaliação de itens, rastreamento de trabalho e projeto, etc. não hesite em entrar em contato com seu consultor de QuickBooks de tecnologia pronto para uso.

capacitado por meio dessa parceria, você terá a garantia de uma revisão completa do arquivo da empresa QuickBooks com uma equipe de especialistas em Contabilidade de tecnologia prontos para uso e controladores financeiros à sua disposição.

se esta for sua primeira vez se aventurando no custo do trabalho com o QuickBooks, o mesmo cuidará de você também. Não hesite em iniciar a conversa – seja para um empate financeiro ou uma possível migração de dados do QuickBooks. Estamos a apenas um telefonema de distância em (888) 232-4758; você pode nos enviar um e-mail, ou agendar sua avaliação gratuita, aqui.