Deficiências de Controle Interno: “eu Conheço Alguém Que…”
Muitos líderes da igreja podem não querer admitir — e certamente não sob seus olhos atentos — não poderia ser fracos ou vulnerabilidades em seus ministérios. Como auditor e consultor de carreira, ouço muitas histórias que começam com “hipoteticamente falando … “ou” eu conheço alguém que… ” muitos ministérios têm dúvidas sobre controles internos e como efetivamente abordar ou prevenir vulnerabilidades. Estar disposto a considerar essas questões é um primeiro passo importante para abordar quaisquer fraquezas.Algumas igrejas operam com uma vulnerabilidade sem perceber quais poderiam ser as consequências. Eles ficam surpresos quando algo dá errado, mas provavelmente deveriam saber o risco o tempo todo. Vamos dar uma olhada em algumas das fraquezas específicas de controle interno que podem existir em uma igreja e por que elas são uma preocupação:
fraqueza: os indivíduos podem acessar fundos incontáveis no cofre por si mesmos.
risco: mesmo que não seja um procedimento padrão para uma pessoa acessar o cofre sozinha, Se alguém puder fazê-lo, existe um problema. Considere todas as pessoas com chaves ou combinações para o seu cofre. Por exemplo, uma igreja descobriu que o zelador tinha uma chave extra para o cofre e a chave sobressalente para o quarto em que estava.
fraqueza: Os cheques assinados são devolvidos ao indivíduo que os preparou.
risco: esse indivíduo poderia mudar o beneficiário. Como ele ou ela tem a documentação, o indivíduo pode criar outro cheque para pagar o fornecedor mais tarde.
fraqueza: a mesma pessoa tem acesso aos sistemas de depósito e doador. Risco: essa pessoa poderia receber contribuições e postar uma entrada fictícia no sistema de doadores para creditar o doador.
fraqueza: um indivíduo com acesso a contas a pagar e o razão geral também é um signatário de cheque.
risco: Essa pessoa poderia fazer um pagamento e assiná-lo sem que ninguém soubesse.
fraqueza: verificações em branco são assinadas porque é difícil encontrar signatários.
risco: se uma pessoa com acesso ao Razão geral também tiver acesso às verificações em branco assinadas, as verificações podem ser gravadas para qualquer pessoa e por qualquer valor.
fraqueza: um indivíduo com acesso ao Razão geral tem acesso bancário on-line.Risco: o indivíduo pode transferir fundos para outra conta bancária ou processar e registrar uma transferência bancária sem aprovação.
fraqueza: Ministérios individuais têm contas bancárias separadas que não são registradas no razão geral.Risco: a atividade não é revisada ou aprovada por terceiros, deixando a igreja em risco de desfalque e o(s) indivíduo (s) responsável (s) em risco de acusação de delito.Fraqueza: a folha de pagamento é processada por um indivíduo e não é revisada.Risco: o indivíduo pode fazer alterações na taxa de pagamento não aprovadas ou adicionar funcionários “fantasmas” à folha de pagamento.
fraqueza: os cartões de tempo não são assinados por um supervisor.
risco: As horas relatadas e a compensação dada podem ser imprecisas, intencionalmente ou acidentalmente.
fraqueza: o Ministério carece de pessoal adequadamente treinado ou experiente.Risco: Os funcionários podem cometer erros, levando a informações ruins ou erros intencionais (fraude) podem ocorrer, mas não são detectados por causa de erros consistentes ou desleixo.
fraqueza: Informações Financeiras e reconciliações são preparadas meses após o fato.Risco: erros não serão detectados em tempo hábil, e as decisões podem ser baseadas em informações financeiras incorretas.
fraqueza: um único cartão de crédito corporativo está disponível para várias pessoas usarem, e as transações não são revisadas adequadamente por um supervisor (alguém que não seja a pessoa na conta).Risco: alguém pode fazer cobranças que não estão relacionadas aos negócios da igreja, e determinar a parte responsável por qualquer compra torna-se difícil com vários usuários.
esta lista é fornecida para ajudá-lo a entender como é fácil ignorar alguns pontos fracos nos controles internos. Mesmo que nenhuma dessas situações exista em sua igreja, é sempre bom mantê-las em mente, pois os procedimentos financeiros, registros e pessoal geralmente mudam com o tempo.
Os seguintes controles não exigem esforço extraordinário, mas podem fornecer pelo menos uma linha de base de defesa para a sua igreja e as pessoas de processamento de recebimentos, desembolsos de caixa, folha de pagamento e:
- Sempre que mais de uma pessoa lidar com um número incontável de fundos.
- forneça informações de depósito a alguém na contabilidade, bem como à pessoa que processa as informações do doador. O relatório do sistema de depósito e doador deve ser verificado de forma independente para garantir que eles estejam de acordo.
- envie declarações detalhadas de doadores pelo menos anualmente.
- Use os mesmos controles para cheques recebidos como você faz para dinheiro. Os cheques devem ser carimbados “apenas para depósito” assim que no processo for prático.
- reconcilie o sistema doador com o razão pelo menos anualmente.
- certifique-se de que o acesso ao estoque de cheques, a capacidade de postar no razão geral e a Autoridade de assinatura de cheques envolvem pelo menos dois indivíduos separados.
- elimine ou controle cuidadosamente os carimbos de assinatura.
- mantenha o dinheiro em espécie em valores mínimos e reconcilie-o periodicamente.
- tenha alguém com acesso ao Razão geral revise a reconciliação bancária e cancele os cheques mensalmente.Se a folha de pagamento for processada por uma pessoa, certifique-se de que ela seja revisada e aprovada por uma segunda pessoa.
- implementar um processo de fechamento mensal que detalha:
- As etapas que precisam ser executadas, juntamente com as datas de vencimento
- Que deve preparar a informação
- Quem deve rever as informações
- possui entradas de diário preparado por uma pessoa e aprovado por uma segunda pessoa, ou ter uma segunda pessoa imprimir todo um relatório de diário, a cada mês, e a revisão e aprovação.
os itens acima são um bom ponto de partida. Uma vez que essas políticas e procedimentos estejam em vigor, o próximo passo é garantir que eles estejam documentados adequadamente.
sua igreja pode se beneficiar de ter uma pessoa externa revisando seus processos para determinar onde as fraquezas podem existir. Se você encontrar algum empurrão de indivíduos, lembre-os de que essas práticas estão em vigor como um princípio de mordomia, além de servir para proteger os indivíduos envolvidos. Enquadrar essas tarefas dessa forma pode mudar a perspectiva de todos sobre a importância desses assuntos!
este artigo apareceu pela primeira vez em ChurchLawandTax.com.
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