dacă doriți vreodată să aruncați o monedă despre un anumit subiect, luați în considerare doar achiziționarea dintr-un Contract față de emiterea unei comenzi de achiziție (PO). Stai, oprește-te! Puneți sfertul în jos încet și adăugați-l la creșterea dvs. de top, unde aparține. Acest sentiment de indecizie pe care îl aveți, deși justificat, nu vă va ajuta organizația să se procure cu încredere. O veste bună, deși-acest sentiment este în întregime evitabilă.
pentru a vă justifica indecizia cu privire la comanda dintr-un Contract față de un PO, rețineți că la prima vedere par a fi confuzi cu privire la identitatea lor. Luați în considerare aceste exemple. Când este acceptat de un furnizor, fiecare PO devine un contract, dar nu orice contract este un PO. Unii (dar nu toți!) oamenii văd POs ca un fel de contract unic. Comenzile de achiziție pot face trimitere încrucișată la termenii unui contract negociat. Este o concepție greșită comună că nivelul de detaliu într-un PO este mai mică decât cea a unui contract.
orice profesionist medical autorizat ar diagnostica acest lucru ca o variație a tulburării de identitate disociativă, Divizia de achiziții. Este intenția Tradogram de a pune ‘leacul’ înapoi în achiziții, așa că iată primii 6 factori de luat în considerare atunci când evitați o criză de identitate pentru contracte și comenzi de cumpărare.
-
- durata: OP-urile sunt utilizate în mod obișnuit pe termen scurt (în general mai puțin de un an) o singură dată, în timp ce contractele sunt utilizate pentru achiziționarea de articole pe o perioadă lungă de timp (în general mai mare de un an) și pot include opțiuni de reînnoire.
- legalitate: un contract este un document legal și un PO este un document comercial. Pentru a elabora, un PO este o ofertă de la cumpărător la furnizor. Dacă este acceptat de furnizor (într-un interval de timp rezonabil), op devine contract. În mod logic, acest PO va avea valoare zero dacă nu este acceptat de furnizor. Merită menționat faptul că POs – urile pot fi create pe baza contractelor-acestea sunt denumite și ordine de eliberare.
- Termeni și Condiții: după cum am menționat, există o concepție greșită despre nivelul de detaliu în contracte și comenzi de cumpărare. Termenii și condițiile negociate specifice sunt prezentate în ambele, dar ar trebui utilizat un contract atunci când aceste Ts și Cs trebuie să includă domeniul de activitate, rezultatele, standardele de performanță, planurile de gestionare a schimbărilor etc.
„un contract este utilizat atunci când există un set complex de termeni asociați achiziției care depășesc termenii standard ai cazanului asociat cu PO. acest lucru nu înseamnă că un PO nu ar trebui utilizat, sugerez că ar trebui, deoarece valoarea PO este de a rezerva un angajament în sistemul financiar, de a permite o înregistrare specifică a cheltuielilor către furnizor și de a facilita procesul de potrivire pentru plată”. Joseph R. Postiglione Sr. (CMRP)
- nivelul de risc: ca orientare, atunci când nivelul de risc este mai mare, este mai înțelept să folosiți un contract. Riscul semnificativ poate indica posibilitatea unei recompense semnificative, astfel încât un document legal este un fel de plasă de siguranță. Contractele pot reduce expunerea la risc, pot identifica responsabilitățile și pot defini standardele de performanță mai direct decât termenii unui op. Cu toate acestea, deoarece cantitățile și timpul de livrare nu sunt definite într-un contract, se recomandă emiterea unuia sau mai multor OP-uri care se referă la contract pentru a angaja fonduri de plată pentru bunurile/serviciile contractate. Reduceți riscul ori de câte ori este posibil.
- Tip: Există trei tipuri de contracte – un contract cu preț fix, un contract rambursabil de Cost (cunoscut și sub numele de contract Cost-Plus) și un contract de timp & Material. În mod similar, există diferite tipuri de POs – puteți emite un PO standard sau o comandă de pătură cu mai multe date de livrare pe o perioadă de timp. Este esențial să știți obiectivele dvs. precise de cumpărare în avans.
- Clasificarea articolelor: comenzile de cumpărare sunt utilizate în mod obișnuit pentru achiziționarea de bunuri, în timp ce contractele sunt utilizate mai frecvent pentru achiziționarea de servicii. Deși multe companii nu respectă acest protocol, mesajul mai mare aici este luați în considerare ceea ce achiziționați și continuați în consecință. S-ar putea să nu aibă prea mult sens să redactați un contract pentru acea comandă unică de legături la ochi pentru întregul departament de achiziții atunci când merg să răstoarne moneda.
dacă aceste sfaturi nu oferă două „identități” separate pentru contracte și comenzi de cumpărare, nu disperați – nu este întotdeauna ușor să detectați subtilitățile caracterului. Pentru a face această situație nedureroasă, încercați să nu vedeți flip – ul monedei ca o alegere între un Contract și un PO, ci mai degrabă o decizie între două abordări-un PO care devine un contract unic sau un Contract care stipulează parametrii unei relații pe termen lung (semnificativ mai complexe) cu furnizorii.
încă confuz? Suntem bucuroși să discutăm cu tine! Pentru a obține mai multe sfaturi despre gestionarea contractelor și POs, contactați-ne și întrebați-ne cum vă poate ajuta Tradogram.
Lista de corespondență
Abonați-vă pentru a primi conținut nou direct în căsuța de e-mail.