cum să vă îmbunătățiți procesul de aprobare a facturii

afacerea dvs. pierde bani și productivitate într-un proces ineficient și învechit de aprobare a facturilor? S-ar putea să fiți surprinși să aflați că, chiar și într-o epocă a progreselor tehnologice, cum ar fi automatizarea fluxului de lucru, inteligența artificială și analiza datelor, multe companii continuă să se bazeze pe aprobarea manuală a facturilor ca parte a procesului implicit de achiziție la plată (P2P). Și, ca rezultat, ei pierd bani pentru a procesa ineficiențe, timp pierdut și oportunități ratate pentru reduceri de plată anticipată care stimulează valoarea.

eficientizarea și optimizarea procesării facturilor poate avea beneficii semnificative pentru echipele dvs. de achiziții și Conturi plătibile, precum și pentru sănătatea, rentabilitatea și puterea competitivă a companiei dvs. Luând timp pentru cercetare și punerea în aplicare a câtorva modificări ușor de utilizat vă poate ajuta să nu mai pierdeți valoare pentru procesarea facturilor suboptimale și să vă asigurați că obțineți cel mai mult pentru banii dvs. atunci când este timpul să plătiți facturile.

de ce aveți nevoie de un proces de aprobare a facturilor formalizate

într-o lume perfectă, procesul de aprobare a facturilor este destul de simplu și simplu: cumpărătorul primește o factură de la furnizor, verifică dacă este corectă și apoi o direcționează către părțile interesate corespunzătoare pentru aprobare. Odată ce este aprobat, accounts payable (AP) emite plăți și actualizează înregistrările financiare ale companiei în consecință.

în practică, totuși, potențialul de pauze în lanțul de aprobare, eroarea umană, frauda facturilor și alte probleme necesită crearea unui proces de aprobare a facturilor formalizate. Fluxurile de lucru pentru aprobarea facturilor vor varia de la companie la companie, dar, în general, un flux de lucru pentru aprobarea facturilor complet dezvoltat va arăta astfel:

1. captură Factură

când o factură este primită de la un furnizor, toate informațiile relevante pentru tranzacție (inclusiv numărul original de comandă de achiziție (numărul PO) numărul facturii, suma facturii, cantitatea și calitatea bunurilor comandate, termenii și condițiile etc.) ar trebui transferate în sistemul de cumpărare al destinatarului.

1. validarea facturii/potrivirea PO

odată capturată, factura este clasificată și legată de orice alte documente legate de tranzacție, inclusiv PO-ul original, documentele de expediere, chitanțele de cumpărare și corespondența cu vânzătorul cu privire la orice modificare a comenzii. Aceasta este denumită în mod obișnuit „potrivire în trei direcții”, dar poate include documente dincolo de trio-ul PO, factură și manifest de expediere.

1. excepții și corecții

dacă o factură are informații incomplete sau incorecte, aceasta este direcționată către membrii personalului care urmăresc informațiile corecte sau lipsă și apoi re-verificate și potrivite. Facturile care nu pot fi urmărite în mod fiabil la o tranzacție existentă pot declanșa o investigație de fraudă.

1. rutarea aprobării facturii

după finalizarea verificării și potrivirii, factura este direcționată către aprobatorul(aprobatorii) corespunzător (e), pe baza criteriilor stabilite de procesele de afaceri ale companiei. De exemplu, este posibil ca o factură să fie aprobată atât de managerul departamentului care plasează comanda, cât și de un manager senior dacă suma se află în afara limitelor specifice de cheltuieli sau este legată de un buget specific al proiectului.

1. procesarea plăților

facturile aprobate sunt transmise departamentului de plăți pentru procesare și plată. Facturile procesate sunt închise și înregistrările contabile actualizate.

cu un proces formal de gestionare a facturilor în loc, este mult mai ușor pentru a minimiza erorile potențiale și întreruperi. Cu toate acestea, chiar și cel mai neted proces manual este predispus la probleme prevenibile care pot fi abordate prin automatizarea facturilor.

„dincolo de dezvoltarea unui proces formal de aprobare a facturilor, cea mai bună alegere pe care o puteți face pentru a îmbunătăți eficiența, acuratețea și economiile companiei dvs. din procesarea facturilor este automatizarea.”

problemele create de procesele manuale de aprobare a facturilor

procesarea manuală a facturilor și fluxurile de lucru de aprobare care respectă regulile de afaceri pot oferi cu siguranță performanțe adecvate (dacă nu optime) pentru întreprinderile mici cu lanțuri de aprovizionare minime. Cu toate acestea, întreprinderile mai mari și cele care urmăresc o creștere strategică vor descoperi în curând că un lanț de aprovizionare în creștere aduce cu sine o cerere mai mare de timp, talent și resurse pentru personal—iar procesele manuale pur și simplu nu pot satisface această cerere într-un mod eficient și eficient.

unele dintre cele mai frecvente probleme care pot afecta procesarea facturilor manuale includ:

• transparență slabă a cheltuielilor și risc crescut. Procesele manuale fac tentant pentru părțile rău intenționate să prezinte o factură falsă pentru plată și cresc riscul ca astfel de facturi să fie plătite și să nu fie descoperite până nu este prea târziu. În plus, fluxurile de lucru manuale pot permite comenzilor să „alunece prin fisuri” pe măsură ce cheltuiesc maverick, în special dacă utilizatorii ocolesc Politica de cumpărare aprobată pentru a cumpăra articole și a primi facturi și alte documente fără Conturi plătibile în buclă. Acest lucru poate duce la date incomplete și inexacte privind cheltuielile, care, la rândul lor, pot avea un impact devastator asupra raportării financiare, a traseelor de audit, a fluxului de numerar și a procesului decizional strategic.
• facturi pierdute. Una dintre provocările create de gestionarea documentelor pe suport de hârtie este frecvența cu care facturile pot fi pierdute sau distruse. Urmărirea facturilor greșite într-o mare vastă de hârtie consumă mult timp și poate deteriora relațiile cu furnizorii cu întârzieri inutile.
• eroare umană. Când degetele întâlnesc tastatura, riscul de erori și depășiri se înmulțește. Introducerea manuală a datelor poate duce la plăți incorecte sau incomplete și poate face mult mai dificilă verificarea facturilor.
• plăți Duplicate. Un alt simptom al procesării Manuale a facturilor, plățile duplicate pot fi efectuate din mai multe motive, inclusiv întârzieri din cauza fluxurilor de lucru ineficiente de introducere și aprobare a datelor sau a erorilor de rutare care duc la procesarea aceleiași plăți de două ori. Fără verificarea automată, este prea ușor—și costisitor—să plătiți de mai multe ori pentru bunurile și serviciile de care aveți nevoie.
• Întârzieri De Flux De Lucru Aprobare. Fluxurile de lucru manuale încetinesc fiecare proces. Și dacă nu există un sistem în vigoare pentru a oferi back-up și memento-uri pentru aprobatorii care sunt în afara biroului sau pur și simplu prea inundați pentru a acorda o atenție deosebită inbox-ului lor, aprobările facturilor pot fi întârziate, ducând la plăți întârziate, pierderea potențialelor reduceri de plată anticipată și bunăvoință cu furnizorii.
• Personalul De Mare Deasupra Capului. Fluxurile de lucru pe factură bazate pe stilou, hârtie și oameni sunt lente, consumatoare de forță de muncă și costisitoare. Costurile excesive ale forței de muncă pot împinge costul mediu al procesării unei singure facturi în stratosferă.

Transformați procesul de aprobare a facturilor cu automatizarea

dincolo de dezvoltarea unui proces formal de aprobare a facturilor, cea mai bună alegere pe care o puteți face pentru a îmbunătăți eficiența, precizia și economiile companiei dvs. din procesarea facturilor este automatizarea. Software-ul de aprobare a facturilor sau software-ul de automatizare AP, ca parte a unui software general de achiziție la plată, cum ar fi PLANERGY, poate atinge acest obiectiv. Un raport din 2018 al firmei de cercetare Levvel (fost Paystream Advisors) a constatat că primele trei preocupări de procesare a facturilor pentru organizațiile de întreprinderi au fost reducerile ratate (44%), plățile întârziate (39%) și plățile duplicate (29%)—trei probleme potențiale care sunt ușor abordate prin puterea automatizării.

dar nu se termină aici. Software-ul de automatizare ap bazat pe Cloud—inclusiv procesarea facturilor-oferă echipelor dvs. de achiziții și AP mai multe îmbunătățiri imediate și puternice, inclusiv:

• responsabilitate optimă; fluxurile de lucru automate urmăresc fiecare tranzacție în timp real, astfel încât veți ști întotdeauna unde se află factura dvs. în lanțul de aprobare. Puteți configura fluxuri de lucru cu situații neprevăzute și mementouri pentru a minimiza blocajele rutiere și accesul mobil pentru cele mai rapide aprobări posibile.
• vizibilitatea totală a cheltuielilor.
• cicluri de facturare exacte și eficiente cu potrivire automată în 3 direcții.
• integrare ușoară cu sistemele existente de contabilitate și planificare a resurselor întreprinderii (ERP) pentru a conecta toate părțile interesate din unitățile și departamentele de afaceri.
• productivitate mai mare datorită fluxurilor de lucru automate hands-free care eliberează personalul de corvoadă cu valoare redusă și consumatoare de timp, astfel încât să se poată concentra pe sarcini mai strategice.
• economii masive de costuri și timp prin optimizarea proceselor și eliminarea gestionării documentelor pe suport de hârtie.
• reducerea sau eliminarea erorilor umane și a fraudei facturilor.
• mai rapid, mai precis de raportare financiară, prognoză, și trasee de audit.
• mai multe reduceri de plată anticipată și puține sau deloc taxe de întârziere.

Automatizați și optimizați fluxurile de lucru pentru facturi cu software-ul de aprobare a facturilor

obținerea valorii maxime din fluxurile de lucru pentru aprobarea facturilor poate fi o provocare, dar nu trebuie să vă domine programul sau să vă stresați personalul cu o complexitate inutilă. Cu un proces de aprobare a facturilor bine dezvoltat și soluția potrivită de automatizare AP, puteți reduce riscul procesării facturilor, vă puteți îmbunătăți productivitatea și eficiența și vă puteți bucura de economii substanțiale din deșeuri reduse, costuri mai mici ale forței de muncă și consum redus de resurse.

scoateți stresul din aprobările facturilor și îmbunătățiți toate fluxurile de lucru cu PLANERGY

Aflați cum