QuickBooks Desktop Job Costing: the Beginner’ s Cheat Sheet

QuickBooks Desktop Job Costing: the Beginner ‘ s Cheat Sheet

dacă doriți o versiune de QuickBooks pentru profesioniștii în servicii, nu ar trebui să fie dificil să obțineți una, deoarece QuickBooks Pro, QuickBooks Premier, QuickBooks Accountant Edition și QuickBooks Enterprise (toate nivelurile de abonament) includ această caracteristică. Începe săpat și îngropa în ce, cum și când de Quickbooks Job Costing.

costurile de muncă se aplică afacerii mele atunci când nu sunt Antreprenor?

importanța urmăririi costurilor jobului este segmentarea joburilor, sarcinilor sau proiectelor aflate sub o entitate mamă. Pentru companiile de construcții, înseamnă de obicei să ai o persoană (la nivelul superior din lista de clienți) sau proiectul unei companii ca părinte. Dedesubt, veți avea o varietate de articole pe care le puteți eticheta în orice mod doriți.

dacă sunteți o afacere de vânzare cu amănuntul, puteți utiliza în continuare costul locurilor de muncă în QuickBooks Desktop pentru a vă urmări numeroasele locații; urmăriți rentabilitatea individuală, productivitatea în îndeplinirea comenzilor și așa mai departe. Dacă citiți mai departe, veți vedea cum flexibilitatea QuickBooks beneficiază comercianții cu amănuntul – tipuri de cărămidă și mortar sau comerț electronic.

cum funcționează costul locurilor de muncă în QuickBooks?

secțiunea prezentată în acest fișier QuickBooks exemplu de companie indică Regina French Homes este compania sau CLIENTUL compania eșantion efectuează o majoritate a corespondenței sale cu.

Regina French Homes are proiecte (după cum arată) pe care dorește să le facă compania – pe baza numelui străzii în care furnizează produse sau servicii sau ambele.

în acest exemplu imediat, compania tocmai a primit premiul Spring Street job – pe steagul acordat lângă statutul de loc de muncă.

facem clic pe entitatea „Wrong Way Rd”, deoarece nu au existat tranzacții pentru „Spring Street”. De data asta vedem tranzacții.

Zoom în factura evidențiată, veți vedea modul în care compania eșantion se referă la sub entitățile mai clar. Steagul „sistemelor Automate de piscină” din meniul derulant al clasei indică faptul că această tranzacție este pentru o achiziție a unuia dintre sistemele automate de piscină ale companiei.

implică achiziții de articole: două achiziții de piese de inventar – sistemul final de piscină 3000 și un capac de piscină Verde forestier; și un element de serviciu: munca de instalare. Elementul de serviciu este transmis în factură prin Site – ul său și rândurile Bin fiind nepopulate-deoarece nu atrage nicio cantitate.

în al doilea rând, cantitatea fracționată comunicată în rândul său cantitativ transmite două ore și jumătate de timp petrecut pentru instalarea sistemului de piscină și a capacului său de piscină însoțitor.

ceea ce s – ar putea găsi util este modul în care cele două coloane – rata de bază și prețul fiecare-arată o diferențiere. Pentru a verifica de două ori modul în care acest lucru se poate juca în datele de raportare, executați de obicei un raport estimări vs reale.

puteți ajunge acolo făcând clic pe hyperlinkul „estimări vs reale”. Pe baza a ceea ce este pe ecran, până în prezent, nu apare raportul va furniza informații substanțiale. Să vedem care sunt rezultatele din rularea acestui raport:

acordând atenție coloanelor de-a lungul raportului, indică probabilitatea de a nu fi fost introduse date estimate pentru acest job sau client.

de ce nu au existat date estimate? Filtrarea tranzacțiilor la estimări și intervalul de date la toate arată că acest loc de muncă nu a primit o ofertă sau o ofertă de la începutul acestui proces. Cum rămâne cu acea factură specială pe care am folosit-o ca exemplu?

accesând fila Formatare a facturii și făcând clic pe pentru a personaliza aspectul datelor, intrați în procesul de personalizare pentru șablonul formularului de factură; acest lucru se aplică pentru orice formular care are fila Formatare disponibilă.

în cadrul, ajunge la secțiunea coloane, observați rata de bază fiind activat pentru doar ecran, nu de imprimare. Acest lucru ilustrează în mod clar că acest lucru este doar pentru ochii companiei, ceea ce este un început bun pentru urmărirea a ceea ce evaluați în mod normal pentru produsele și serviciile pe care le furnizați față de ceea ce ați fost de acord să evaluați în numele clienților dvs. Ce se întâmplă dacă doriți să obțineți mai multe informații din rularea rapoartelor?

în acest raport detaliat de rentabilitate, numerele livrate se bazează pe costul stabilit pentru acele elemente incluse în facturi pentru acest loc de muncă Special și pit față de ratele utilizate în aceleași facturi, nu ratele specificate în timpul creării articolului în lista de articole.

din acest punct de vedere, încă nu sunt în măsură pentru a obține detaliile de care aveți nevoie pentru estimări vs reale – care implică utilizarea formularului estimări în QuickBooks. Estimările au capacitatea de a urmări modificările acestora, de la crearea lor inițială – indiferent dacă vă uitați la actualizarea cantităților sau la prețuri.

căutând o imagine a ceea ce dezvăluie un raport estimări vs reale, am deschis fișierul companiei eșantion al contractantului. Trebuia să ne asigurăm că estimările au fost incluse înainte de a rula raportul estimări vs reale.

mergând în Centrul de clienți, și făcând clic pe fila tranzacții arată există estimările necesare tipuri de tranzacții. Din acest motiv, ar trebui să vedeți date în raportul estimări vs reale.

acesta este un raport de sinteză clasificate de către toate locurile de muncă. Din aceasta, veți obține o vedere de păsări – ochi a ceea ce costurile au fost de gând să fie vs.ceea ce sunt de fapt; și același lucru este transmis pentru urmărirea veniturilor. Ultima coloană-dif indică dacă ai stat să-și piardă sau să câștige de la fiecare loc de muncă.

Iată o defalcare articol cu articol a costului estimat vs costul real; venitul estimat vs venitul real; și văzând dacă ați câștigat sau ați pierdut din fiecare articol.

aceasta va afișa un detaliu element rând pentru un anumit client trebuie să selectați Înainte de a rula estimările vs raport detalii reale.

acest raport de rentabilitate articol arată o defalcare articol cu articol a rentabilității și rentabilitatea generală a articolului-atunci când derulați până la capăt.

la sfârșitul zilei, acestea sunt doar câteva dintre rapoartele pe care le puteți rula pentru a urmări modul în care locurile de muncă sau proiectele joacă un rol în capacitatea financiară a companiei dvs. Deși am folosit fișiere specifice companiei pentru a ilustra principiile și conceptele discutate, puteți utiliza acest tip de urmărire și raportare pentru alte industrii.

îmi amintesc că am întâlnit cazuri de utilizare care implică filiale și locații aflate sub o societate-mamă pentru utilizare cu amănuntul. Puteți urmări profitabilitatea, productivitatea și progresul pentru fiecare filială – folosind aceleași procese aliniate mai sus.

puteți furniza estimări personale sau cotații fiecărei filiale, apoi le puteți factura la prețurile convenite în cele din urmă de fiecare filială respectivă. Apoi, puteți stivui fiecare filială; și vedeți care dintre ele a fost mai profitabilă sau a avut mai mult volum de vânzări decât celelalte etc.

Cum pot urmări de locuri de muncă costă mai bine în QuickBooks Desktop?

pentru a maximiza analiza costurilor de lucru, puteți explora o zonă de date despre clienți care nu sunt adesea explorate – fie în timpul configurării inițiale a clientului, fie după crearea clientului – fila Informații despre lucrare din client sau job. Aici, furnizați atribute care înconjoară fiecare lucrare:

• Descrierea postului: descrierea mai detaliată a naturii lucrării efectuate în numele unui client sau al unei locații.
• Tip Job: ce fel de job este executat pentru acest client sau locație. În acest fișier eșantion are doar opțiunea pentru design personalizat.Aveți potențialul de a fi mai detaliat adăugând mai multe tipuri pentru a indica ce ar fi putut fi mai profitabil sau unde echipa dvs. ar fi putut fi mai productivă în anumite perioade de timp.
• stare lucrare: sunteți setat cu șase stări disponibile pentru a semnaliza fiecare proiect sau lucrare. Ceea ce selectați va depinde probabil de modul în care compania dvs. definește semnificația pentru fiecare statut. Mai jos, însă, sunt cazuri tipice de utilizare pentru fiecare opțiune.
  • în așteptare pentru faza de negocieri
  • premiat pentru că i s-a oferit posibilitatea de a lucra la locul de muncă
  • neacordat pentru pierderea ofertei de a lucra pentru acel loc de muncă sau client
  • în curs indică faptul că i s-a acordat locul de muncă și se lucrează la
  • închis indică lucrarea finalizată
  • niciunul nu indică faptul că nu a început procesul de licitare.
• Data de începere: ziua în care începeți lucrul la proiect.
• Data de terminare proiectată: când organizația dvs. crede că va finaliza proiectul.
• Data De Încheiere: când s-a încheiat efectiv proiectul.

prin popularea acestor domenii; și utilizarea estimărilor, puteți obține o imagine mai bună nu doar de dolari și cenți, dar productivitatea generală – cu privire la o conductă de proiect Dat.

când utilizați facturarea progres, puteți urmări mai precis urmăriți durata de viață a unui anumit loc de muncă, proiect sau comandă (în contextul magazinelor de vânzare cu amănuntul); și a vedea datele revelate prin facturile progres vs.estimări. Pentru magazinele de vânzare cu amănuntul, puteți seta progresul în funcție de cantitățile pe care le puteți îndeplini – apoi facturați în numele clientului.

pentru ce este bun meniul derulant stare Job în QuickBooks?

când utilizați pe deplin meniul derulant stare lucrare pentru clientul dvs., în special atunci când profitați de opțiunile derulante în curs și închise, puteți utiliza raportul rezumat joburi WIP în QuickBooks Desktop.

aceasta se bazează pe comparația dintre ceea ce este în estimare și ceea ce a fost facturat împotriva ei. Dacă utilizați în special facturarea progreselor pe bază de procent, % Complete își va extrage cifrele din cât din estimare a fost facturată.

cum folosesc cel mai bine raportul Sumar QuickBooks Jobs WIP?

privind filtrele de raport, puteți utiliza toate tipurile de stare a lucrării. Preocupările de aici pot fi setarea la doar unul dintre steagurile de stare. Este posibil ca unele companii să dorească să poată vedea mai multe stări simultan – în loc să fie nevoite să ruleze un raport pentru fiecare stare a locului de muncă.

ceva de genul acesta sună cu siguranță ca o sugestie de îmbunătățire a produsului la îndemână pe care o puteți trimite din secțiunea de ajutor a QuickBooks, apoi să trimiteți Feedback Online și să selectați sugestia produsului; asta dacă nu este ceva deja trimis. Dacă acesta este cazul, sunt sigur că dezvoltatorii se uită la implementarea și testarea integrării sale în software – ul general-în timp ce vorbim.

poate, de exemplu, solicităm posibilitatea de a include starea lucrării ca o casetă de selectare în fila Afișare atunci când personalizați acest raport.

pot genera un raport în care stările de locuri de muncă sunt listate simultan?

după câteva săpături, am descoperit capacitatea de a utiliza raportul listei de contacte a clienților. Există lucruri pe care doriți să păstrați în minte, atunci când îl utilizați; acestea fiind:

• necesită personalizarea și filtrarea atributelor de date
• este un raport bazat pe listă, ceea ce înseamnă că nu sunt prezentate date analitice.

în ciuda acestor indicii, puteți trage numere prin adăugarea de coloane – echilibru, zile restante. Puteți adăuga mai multe detalii informative adăugând coloane pentru starea jobului, Tipul jobului, Tipul clientului, Data de încheiere, Data de încheiere proiectată, Rep etc.

în funcție de cât de concentrat doriți să fie un astfel de raport, este posibil să eliminați o serie de coloane neesențiale obiectivelor dvs. de raportare; apoi veți adăuga simultan cele esențiale pentru a ajunge acolo unde trebuie să fiți.

Iată un exemplu de raport, după eliminarea coloanelor irelevante și adăugarea coloanelor relevante la raport. Sunt sigur că există unele alte coloane vin în minte poate doriți să adăugați la acest lucru, de asemenea.

având în vedere perioada de timp pe care o poate lua o astfel de personalizare, puteți să vă odihniți ușor în capacitatea de a memora raportul; acest raport poate fi apoi exportat – astfel încât să îl puteți restabili în cazul în care întâmpinați probleme de integritate a datelor.

poate un comerciant cu amănuntul să utilizeze raportul de sinteză WIP în QuickBooks?

ceea ce am descoperit în procesul de facturare progress progresează pe baza cantităților nu va fi transpus complet în raportul de sinteză WIP. În schimb, veți dori să utilizați comanda de vânzări pentru a factura procesul, ceea ce va ajuta la o mai bună urmărire a cantităților la comanda înapoi pentru întreprinderile cu amănuntul.

după cum puteți vedea, % Complete se bazează aparent pe progresia procentuală. Se pare că leagă cantitățile bazate pe numărare numai în ($) dif. coloana și coloana de venituri Act. Acest lucru poate arunca interpretarea corectă a datelor de raportare în fața dvs.

ce trebuie să știu despre rentabilitatea articolului și costul locurilor de muncă în QuickBooks Desktop?

crearea corectă a articolelor este esențială pentru urmărirea corectă a costurilor de locuri de muncă în QuickBooks. Descris mai sus este procesul de creare a unui element de serviciu bazat pe contextul muncii efectuate în numele companiei dvs. prin intermediul subcontractanților.

același lucru se poate face pentru partea non-inventar și tipurile de elemente de asamblare inventar. Acest lucru asigură urmărirea exactă a anumitor elemente pe care trebuie să le păstrați.

cu cât furnizați mai multe detalii aici, cu atât mai multe cantități de date pe care le oferiți QuickBooks raportează pentru a dezvălui informații despre modul în care se desfășoară afacerea dvs.

ce poate arunca calculele mele pentru profitabilitate în QuickBooks?

o întâmplare ocazională poate fi înlocuirea greșită a unui credit unui loc de muncă/proiect, în timp ce intenționează să crediteze altul. Din fericire, QuickBooks Desktop 2019-QuickBooks Pro, QuickBooks Premier, QuickBooks Accountant Edition sau Enterprise – are capacitatea de a transfera credite între locuri de muncă mai ușor decât versiunile anterioare, unde este nevoie doar de câteva clicuri pe buton.

avem o înregistrare a acestei funcții în acțiune de la webinarul nostru unde am evidențiat numeroasele funcții noi găsite în QuickBooks Desktop 2019.

până data viitoare

Vă mulțumim pentru trage cu ochiul la această foaie ieftin în lumea de urmărire costurile de locuri de muncă, folosind QuickBooks Desktop. Dacă utilizați această caracteristică de ceva timp, minunat! Dacă găsiți, eventual, unele anomalii nu te-ai aștepta în raportare, evaluare element, de locuri de muncă și de urmărire proiect, etc. nu ezitați să vă adresați consultantului QuickBooks în tehnologie.

împuternicit printr-un astfel de parteneriat, veți fi asigurat de o revizuire amănunțită a fișierului companiei QuickBooks cu o echipă de experți în contabilitate tehnologică și controlori financiari la dispoziția dumneavoastră.

dacă aceasta va fi prima dată când vă aventurați în costurile de muncă cu QuickBooks, același lucru va avea grijă și de dvs. Nu ezitați să începeți conversația – fie că este vorba de o legătură financiară sau de o posibilă migrare a datelor QuickBooks. Suntem doar un apel telefonic la (888) 232-4758; ne puteți trimite un email, sau programa comentariul tau gratuit, aici.